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ビジネスシーンで郵便が送られてくる際、封筒の宛先の隣に「請求書在中」「見積書在中」などと書かれていることがあります。また、求人に応募する際には、「履歴書在中」と記載して送付することを求められたりします。
このように、日頃からよく見かける「○○在中」の記載ですが、なぜ、書類を郵送する際、「○○在中」と記載するのでしょうか。今回は「在中」（ざいちゅう）と記載する理由やビジネスマナーとして契約書を送付する場合の注意事項などについて、解説します。
「在中」は「ざいちゅう」と読みます。封筒の中に「在る（ある）」「存在する」ということです。たとえば、「履歴書在中」であれば、履歴書が封筒の中に存在していることを表しています。
封筒の場合、中に何が入っているかは開封してみなければわからないので、封筒の表面に「○○在中」と記載しておくことで封筒を開封しなくても中に何が入っているかわかるようにします。「受け取る側としても、何が入っているかわかれば適切な部署や担当者に届きやすくなり、業務効率化につながります。在中」と記載することで紛失や誤配送を防ぐことができるからです。
契約書の封筒に「契約書在中」と書く場合、厳密な位置はありません。ただし封筒の記載が縦書きか横書きかによって慣例的に決まっています。縦書きの場合には、左下に「○○在中」と縦書きで、横書きの場合には、右下に「○○在中」と横書きで書くのが一般的です。
「○○在中」と書く場合、目立つように四角で囲みます。四角で囲む際には、定規などを使ってきれいに書くよう心がけましょう。定規も使わずに線が歪んだ状態では印象が悪くなるからです。色は目立つように赤で書くことが多いものの、青や黒でも構いません。
ビジネスで送付する場合、「契約書在中」、「請求書在中」、「見積書在中」など頻繁に使うものについては、あらかじめゴム印やスタンプを作っておくといいでしょう。スタンプのほうが業務も効率的で、字体も安定しており、書き損じを防ぐこともできます。
契約書は非常に重要な書類で、その内容には機密事項が含まれていることもあります。たとえば、企業同士が合併を検討している場合、「独占交渉に関する合意書」や「合併に関する基本合意書」などが交わされますが、合併ともなると企業の業績や株価に大きな影響を与えるため、秘密裏に行われることが基本ですし、合併交渉の事実は、社内においても役員などごく限られた人しか知らないということがほとんどです。
そのため、契約書や関係書類を郵送する場合には、宛名に担当部署だけでなく担当者名まで明記し、「契約書在中」と記載して書留等で送るようにします。書留で送付することで郵便物が紛失するリスクが非常に低くなるからです。
なお、宅配便やメール便も便利な制度ですが、契約書は「信書」に該当するため、宅配便やメール便で送ることは違法になります。また、急いで契約書を送付したい場合、バイク便という手段もありますが、特定信書郵便事業の許可を受けていないと同じく違法になるため、この許可を受けている業者か、必ず確認してから依頼するようにしてください。
最近は、ポストに投函もできて配達状況を確認できる「レターパックプラス」という便利なものもあります。受け取りは基本的に対面で、受領印か署名が求められます。ただ、レターパックプラスの料金は520円なので、往復だと1,040円かかってしまいます。契約が何百件、何千件となった場合には費用負担が非常に大きくなります。
これに対して、電子契約なら紙代や印刷代も不要で、修正作業もメールのやり取りで行うことができます。郵送費もかからないため、コストを大幅に削減できます。
「電子印鑑GMOサイン」は、メール認証の簡易な電子署名（立会人型電子署名）と、電子認証局が本人確認を行った電子証明書を利用する信用性の高い電子署名（当事者型電子署名）の２つを用意しており、重要性に応じて使い分けができます。
電子契約というとセキュリティ面を心配される方もいるかもしれませんが、「電子印鑑GMOサイン」は、国内シェアNo.1の電子認証局と連携しており、ファイルの暗号化、通信の暗号化などの対策がなされていますので、安心してご利用いただけます。
今回は、「契約書在中」と書く意味や、契約書を郵送する際の注意点について解説してきました。ビジネスにおいては相手から信頼を得ることが重要です。契約書を郵送する際は、相手から信頼される正しい作法を心がけましょう。
紙での契約の場合、印刷代や郵送費などのコストがかかり、郵便に関する作法も必要になりますが、電子契約ならコストを削減できるうえ細かな作法も必要ありません。
「電子印鑑GMOサイン」はすぐに導入することができますので、是非検討してみてはいかがでしょうか。
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