電子帳簿保存法とは、契約書や領収書などの書類を電子データで保存できると定めた法律です。1998年に初めて施行され、技術の進歩に合わせて2005年、2015年、2016年、2020年と改正が進められてきました。
そして2024年1月1日より、改正電子帳簿保存法に基づき、電子取引のデータ保存が義務化されます。
この記事では、電子帳簿保存法の概要から電子で帳簿を保存する際の要件、利用がおすすめのサービスなどをご紹介します。
改正電子帳簿保存法にどうやって対応していいか悩んでいる方は参考にしてください。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは契約書や領収書など、かつては紙で保存しなければならないとされていた書類を、電子データで保存することを認めた法律です。
対象となる書類は、以下の3つが該当します。
- 国税関係帳簿
- 決算関係書類
- 書類の写し
ただし、この3つであれば何でも良いわけではありません。以下の2つの条件を満たさなければなりません。
- 自分で会計ソフトなどを用いて制作した
- 最初から最後まで、全て電子的方法で制作した
手書きで作製した書類と電子的方法で作製した書類が混在したものは、電子データで保存できません。
一部認められている書類以外は、手書きで作製した書類をスキャナなどで取り込むこともできません。
たとえば、電子帳簿保存法に合わせて、ここ数年は会計ソフトを用いて帳簿や決算関係の書類を作成しているが、5年前までは全部手書きで行なっていた場合、電子保存できるのは会計ソフトを用いて作製した分だけです。
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電子帳簿保存法の改正状況
電子帳簿保存法は、1998年に初めて施行されました。その後、2005年、2015年、2016年、2020年と数年おきに改正されています。
1998 年に施行された最初の電子帳簿保存法では、国税関係帳簿の電子保存が可能になっただけでした。
2005年には、電子帳簿保存法スキャナ保存制度開始されています。
しかし、3万円以下の国税関係書類に限定され、電子署名が必要など超えるべきハードルがいくつもあり、あまり普及しなかった事実があります。
2015年の法改正により、金額基準が撤廃され、電子署名も不要になるなど、利便性が向上しています。
2015年改正では、適正事務処理要件が追加され、処理における不備の再発防止や、定期検査を行う体制作りが求められるようになりました。
2016年の法改正では、デジカメやスマホによる撮影も電子データ化の対象に含まれるようになり、証憑を受け取った本人がスキャンする場合は自署が必要という項目が追加されています。
2020年の法改正では、タイムスタンプ要件緩和、適正事務処理要件廃止、検索要件の緩和など、書類を電子的方法で保管していくうえでのハードルが一気に下がりました。
一方で、電子取引に関するデータ保存の義務化など、規制が強められた面もあります。
なお、電子取引に関するデータ保存の義務化は、当初2022年1月より行なわれる予定でした。
しかし、準備不足を理由に直前になって2023年12月までは電子取引に関するデータをプリントして紙で保管しておくことが認められます。
現在は猶予期間となっていますが、2024年1月1日より、電子取引に関するデータ保存の義務化されるため、早めの対処が必要です。
電子帳簿保存法の要件(1) 国税関係帳簿・国税関係書類の電磁的記録による保存
ここでは、電子帳簿保存法の要件をいくつかのカテゴリーに分けて解説していきます。
まずは、国税関係帳簿・国税関係書類の電磁的記録による保存の要件を解説するため、参考にしてください。
なお電磁記録は、電子帳簿保存制度とスキャナ保存制度があり国税関係帳簿と国税関係書類には以下のような違いがあります。
| 内容 | 電子帳簿保存制度に基づいて保存 | スキャナ保存制度に基づいて保存 | |
|---|---|---|---|
| 国税関係帳簿 | 仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿 貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類 | 可能 | 不可能 |
| 国税関係書類 （決算関係書類を除く） | 取引関係書類 （見積書・契約書など） | 自己が制作した見積書・契約書・納品書ならば可能 | 相手より送られた見積書や契約書はスキャナ保存制度が利用可能です。 |
真実性の確保
真実性の確保とは、元の記録が改ざんなどされていない証明ができる方法を確保しておくことです。
以下の4つの方法のうち、どれかひとつを選びましょう。
- 認定 タイムスタンプをデータ受領の2か月以内に付与する
- 改竄防止等のための事務処理規定を作成したうえで運用する
- データを改ざんしたり削除したりできないシステムを利用する
- 認定タイムスタンプを書類の発行者側で付与する
可視性の確保
可視性の確保とは、保存されたデータを検索・表示できることです。
具体的にいうと、電子データを保存した場所に、電子処理計算機処理ができる電子計算機やプログラム、ディスプレイ及びプリンタとその説明書を備え付けておき、画面や書類にすぐに明瞭な状態で出力できるようにしておかねばなりません。
つまり、パソコンの内部に保管しておく場合は、すぐにデータを検索・出力ができるようにしておくことです。
なお、検索方法には、以下のような条件があります。
- 帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件に入れる
- 日付・金額などに関する電子データでは、その範囲を指定して条件を設定できるようにする
ただし、税務職員の質問検査権に対して、ダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定や組み合わせ要件は不要となっています。
電子帳簿保存法の要件(2) 国税関係書類のスキャナによる保存
国税関係の書類は、国税庁によって一般書類・重要書類・最重要書類が以下のように別れています。
| 最重要書類 | 重要書類 | 一般書類 |
|---|---|---|
|
・契約書 |
・小切手 |
・小切手 |
なお、スキャンによる保存も「真実性の確保」と「可視性の確保」 が以下のように必要です。
【真実性の確保】
| 重要書類 | 一般書類 | |
|---|---|---|
| 入力期間の制限 | 〇 | 適時入力 |
| 一定水準以上の解像度 （200dpi以上）による読み取り | 〇 | 〇 |
| カラー画像による読み取り ※赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上 | 〇 | 白黒可能 |
| タイムスタンプの付与 | 〇 | 〇 |
| 解像度および階調情報の保存 | 〇 | 〇 |
| 大きさ情報の保存 | 〇 | 不要 |
| バージョン管理 （訂正または削除の事実および内容の確認） | 〇 | 〇 |
| 入力者等の情報確認 | 〇 | 〇 |
【真実性の確保】
| 重要書類 | 一般書類 | |
|---|---|---|
| スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 | 〇 | 〇 |
| 見読可能装置 (14インチ以上のカラーディスプレイ、 4ポイント文字の認識等)の備え付け | 〇 | 白黒対応可能 （白黒で読み取りしたものにかぎる） |
| 整然・明瞭出力 | 〇 | 〇 |
| 電子計算機処理システムの 開発関係書類等の備え付け | 〇 | 〇 |
| 検索機能の確保 | 〇 | 〇 |
電子帳簿保存法の要件(3) 電子取引の電磁的記録による保存
電子取引とは、EDI取引や電子契約・web請求書・領収書・FAXなどが該当します。
また、インターネット上に開いたサイトを通じて取引情報を授受する取引を行なった場合も、電子取引になります。
真実性の確保
電子取引の真実性の確保とは、以下4種類のうちどれかを行うことを指します。
- タイムスタンプを最初に付与し、その後取引情報の授受を行う
- 取引情報の授受後、可能な限りタイムスタンプを付与する
※保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく - 記録事項の訂正・削除を行った際にそれを確認できるシステムや、訂正・削除ができないシステムにしておく
- 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する規定を明確に定め、その規定に沿った運用を行う
可視性の確保
可視性の確保の 要件は以下の3つです。
- 関係書類の備付け：電子取引に係る電磁的記録を保存すると共に、電子計算処理システムの概要を記載した書類を備え付ける
- 見読性の確保：電子データを保存した場所に、電子処理計算機処理ができる電子計算機やプログラム、ディスプレイ及びプリンタとその説明書を備え付けておき、画面や書類にすぐに明瞭な状態で出力できるようにしておく
- 検索機能の確保：
3-①帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件に入れる
3-②日付・金額などに関する電子データでは、その範囲を指定して条件を設定できるようにする
3-③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定すること
ただし、既に述べた通り、税務職員の質問検査権に対して、ダウンロードの求めに応じる場合には、②と③の要件は不要となっています。
これは、国税関係帳簿の可視性の確保とほぼ同じです。
なお、2024年に義務化されるのは、この電子取引のデータ保存です。
単にパソコンのフォルダーにファイルごとに保存しておくのではなく、可視性と真実性を確保して保存しておかなければなりません。
従来のように紙にプリントアウトして保管しておくと違法になります。
文書の真実性の確保に役立つ署名エンジンのメリット
会社が独自に真実性と可視性を確保して電磁的記録による保存ができるシステムを開発することもできますが、費用と時間がかかることが問題です。
そのため、多くの会社は外部より電磁的記録による保存が可能なシステムの導入を検討 することになります。
2024年からの電子取引のデータ保存の義務化を見据えて、多くの会社が電磁的記録による保存がスムーズにできるシステムを提供中です。
ここでは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する署名エンジンのメリットを紹介します。
タイムスタンプを付与できる
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する署名エンジンをシステムに組み込むことで、電子契約締結機能や社内承認機能の追加、真正性を保証したPDF文書の発行、タイムスタンプの発行などが可能となります。
特に、電子取引の電磁的記録におけるタイムスタンプの付与に役立ちます。
タイムスタンプを付与することにより、いつからこの文書は改ざんされていないか、ということの保証も可能です。
電子取引や電子帳簿は、後になって内容の修正を行うことも珍しくありません。
真実性の確保において、修正や削除が行なえないシステムの構築をすることも有効ですが、それでは似たような内容の書類が何枚も記録されてしまうといった事態にもつながりかねません。
タイムスタンプを付与すれば、修正がいつ行なわれたかを記録に残すことができるため、真実性が確保できます。
自社システムに電子契約機能などを組み込める
会社によっては、自社で電子帳簿や電子取引の電磁的記録のシステムをある程度構築しているところもあるでしょう。
真実性や可視性の確保のために外部からシステムを導入したいが、2つのシステムをその度に切り替えるのは大変、と悩む方もいると思います。
しかし、署名エンジンであれば、自社システムに電子契約機能などを組み込めます。
これにより、自社のサービスの付加価値を高めることも可能です。
もちろん、検証環境の提供、技術マニュアル提供、勉強会開催、テクニカルサポート支援などもまとめて可能です。
署名エンジンに興味のある方は、以下のページをご覧ください。
真実性・可視性を確保するシステムを導入することが大切
現在は、多くの企業が国税関係帳簿や決算関係書類をはじめとした、保管が必要な書類を電子化しています。
企業にとって、一般的となった書類の電子化で悩む会社は少ないと思います。
しかし、電磁的記録による保存における真実性と可視性の確保は難関です。
真実性や可視性を確保するためには、単にパソコンの中にいくつもフォルダーを作り、分けておくだけではいけません。
外部から電磁的記録による保存に対応したシステムを導入が必要です。
署名エンジンは、丸ごと導入はもちろんのこと、自社のシステムに組み込める拡張オプションも豊富です。
真実性と可視性を確保するシステムの導入に悩んでいる方は、ぜひ一度お問い合わせください。
