働き方

2022年8月29日

2022年9月1日

インボイス制度(適格請求書等保存方式)のメリットとは?基礎知識や仕組み、注意すべきポイントをわかりやすく解説!

2023年10月1日からスタートするインボイス制度(適格請求書等保存方式)とは、消費税の仕入税額控除の方式で、売り手である登録事業者が、買い手である取引相手(課税事業者)に対して、正確な適用税率や消費税等を伝えるための仕組みのことです。具体的には、現行のルールである区分記載請求書に登録番号、適用税率および消費税額等の記載が追加された書類やデータのことをインボイス(適格請求書)といいます。

また、インボイス制度は売り手側、買い手側の双方に適用されます。売り手側である登録事業者は、買い手である取引相手(課税事業者)から求められたときは、インボイスを交付しなければなりません。買い手側は仕入税額控除を受けるために、原則、売り手の登録事業者から交付を受けたインボイスの保存が必要となります。このインボイスの発行や保存により、消費税の仕入税額控除を受けることが可能です。

※2023年3月31日までに、売り手側である登録事業者は、「適格請求書発行事業者」となるための登録が必要です。



電子インボイスの概要

インボイス制度が導入されると、課税事業者は仕入税額控除を受けるために、仕入れ先からインボイスを交付してもらう必要があります。この書面のやり取りを電子データで行うのが、電子インボイス制度です。

適格請求書に関わる電磁的記録の記録事項は、書面で交付する場合と同じです。また、電磁的記録の提供方法としては、電子メールやインターネット上のサイトを通じた提供のほか、オンラインシステムを介した連絡(EDI)があります。
EDI(Electronic Data Interchange)は、「電子データ交換」を意味します。企業間で発生する契約書や請求書などの帳票を、インターネットや専用の回線を使ってやり取りするシステムのことです。

EDIでは、導入した会社の全員がサービスに沿うかたちで取引情報をインターネットや専用の回線を使って入力するため、紙の帳票を作成する手間やコスト削減だけでなく、データの一元管理も可能となります。業務の効率化や業務改善も図ることもできるでしょう。

EDIのメリットとしては、書類送付の自動化やペーパーレス化、業務の効率性や正確性の向上などがあります。書類送付の自動化については、納品書や請求書などの業務を全て自動化することができます。次にペーパーレス化については、紙媒体ではなく全て電子データでのやり取りとなるため、郵送代や用紙代、人件費などのコスト削減ができます。そして、手作業だった業務が自動化されるため効率が上がり、正確性も増します。

またEDIのデメリットとしては、企業単独での導入ではなく取引先との共同導入であるため取引先への普及の難しさがあります。

これからますますデジタル化が進んでいくと、現行、紙ベースだった書類等の電子化が増えていくことが考えられます。電子データの整理やデータ化する機能をスマートにしていくことが必要となるでしょう。そこで、登場するのが電子インボイスの標準仕様である「Peppol(ペポル)」です。

電子インボイスの標準仕様「Peppol(ペポル)」

Peppol(Pan European Public Procurement Online)とは、請求書(インボイス)などの電子文書をネットワーク上でやり取りするための「文書仕様」「運用ルール」「ネットワーク」のグローバルな標準仕様のことです。Open Peppol(ベルギーの国際的非営利組織)がその管理を行っており、現在、海外で広く利用されています。欧州各国のみならず、オーストラリアやニュージーランド、シンガポールなど30カ国以上で利用が進んでいます。

現在の日本では仕様が統一されていないため、スムーズな取引ができていない状況です。しかし、このPeppolというネットワークシステムを利用することで、企業や業界間のネットワークがスムーズに接続できるようになると期待されており、今後新しいグローバルスタンダードになると予想されています。

電子インボイスのメリット

それでは、電子インボイスを採用することによるメリットについて確認しておきましょう。

紙媒体で保存しなくて済む

紙媒体で書類を保存する場合で、特に取引相手が多いケースでは大変面倒であったり、紛失するリスクがあります。電子データのみでやり取りが行えれば保存がしやすくなるだけではなく、作業時間の効率化を図ることにつながります。また電子データの管理は、クラウドなどを用いることで、ほとんど場所を取ることなく行えます。

海外企業と取引しやすい

先述したとおり、電子インボイスのために採用されているPeppolは、世界で幅広く利用されている標準仕様です。Peppolを標準仕様としている電子インボイスに対応することで、海外との取引も効率的かつスムーズに行えるようになります。

テレワークや在宅勤務に対応しやすい

働き方改革が進められている状況で、テレワークや在宅勤務など柔軟な働き方が一般化されつつあります。電子インボイスに対応することで、紙媒体の書類を会社まで取りに行く必要がなくなり、よりスムーズに作業を進められるでしょう。

データが改ざんされにくい

電子データは、簡単に内容を変更できると思うかもしれませんが、電子署名などを施すことで改ざんの有無を証明したり、誰がファイルにアクセスしたのかという履歴を残したりなど、紙媒体にはないセキュリティ管理が実現できます。紙媒体よりも電子データの方が信頼できるといえます。

ヒューマンエラーが起こりにくい

紙媒体で数字を計算する場合、手入力だと計算ミスが起こりやすくなり、効率的ではありません。電子インボイスに対応することで、電子データのみで請求書のやり取りができれば、データ入力のほとんどを自動化できるようになります。そうすることで、効率よく作業ができ、ヒューマンエラーも起こりにくくなるでしょう。

電子インボイスのデメリット

次に、電子インボイスのデメリットについて、確認しておきましょう。

導入にコストがかかる

電子インボイスを採用する場合、システムなどの導入コストがかかります。しかし、ペーパーレス化や作業時間の削減などにより、紙媒体部分でのコスト負担が減るため、総合的に節約できる経費の方が大きいと予想できます。

電子データとして保存する必要がある

上記のメリットで述べた部分と重複する部分がありますが、紙媒体と同様に電子データとしても保存しておく必要があります。場合によっては、クラウドに保存しておく費用も考えなければなりません。

まとめ

2023年10月1日から導入されるインボイス制度ですが、最初の数年は経過措置があるため、急にルールが変わるということではありません。しかしながら取引先との関係上、早めに準備をしておくことが大切です。

電子インボイスに対応することで、業務負担が軽減され、デジタル化の実現につながるでしょう。また、取引先によっては、紙媒体での取引をベースにしているケースも想定されますので、その場合には書類を扱う必要があります。電子データと紙媒体、どちらも対応ができるようにしておくとよいでしょう。

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ハンコ脱出作戦 編集部

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