「労働基準法施行規則」「有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準」の改正により、労働条件通知書のルールが2024年4月から変更されます。これまでは問題なかったやり方でも、改正後はルールに適合しなくなることもあるかもしれません。企業の採用や人事を担当する方は、どのように変更されたのか、適合しない方法を採っていた場合にはどうなるのか気になるでしょう。トラブルを避け不利益を被らないためにも、改正内容を理解して適切に対応する必要があります。
本記事では、労働条件通知書のルール改正の内容や企業が行うべき対応方法について解説していきます。
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労働条件通知書とは何か
労働条件通知書とは、企業が労働者を新たに雇い入れる際に労働者に交付する書類のことです。労働契約の期間、労働時間、休日、賃金など労働条件に関することが記載されています。
労働条件明示は義務
企業が労働者を新たに雇い入れる際には、労働者と労働契約を締結しています。労働契約は契約の一種であり、契約内容を明示しておかなければなりません。
企業（使用者）は、労働者に対して労働条件を明示することが法律で義務づけられています。この労働条件を明示するための書類が労働条件通知書です。
労働条件の明示義務は労働基準法15条第1項に規定されています。
（労働条件の明示）
引用元：労働基準法 | e-Gov法令検索
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
また、短時間労働者に関しては、短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律の第3章第6条に規定されています。
（労働条件に関する文書の交付等）
引用元：短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律 | e-Gov法令検索
第六条 事業主は、短時間・有期雇用労働者を雇い入れたときは、速やかに、当該短時間・有期雇用労働者に対して、労働条件に関する事項のうち労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）第十五条第一項に規定する厚生労働省令で定める事項以外のものであって厚生労働省令で定めるもの（次項及び第十四条第一項において「特定事項」という。）を文書の交付その他厚生労働省令で定める方法（次項において「文書の交付等」という。）により明示しなければならない。
２ 事業主は、前項の規定に基づき特定事項を明示するときは、労働条件に関する事項のうち特定事項及び労働基準法第十五条第一項に規定する厚生労働省令で定める事項以外のものについても、文書の交付等により明示するように努めるものとする。
ただし、いずれも具体的な明示項目や方法などについては言及されていません。厚生労働省令で定めるものとされています。
雇用契約書との違い
労働条件通知書とよく似ている書類として雇用契約書というのもあります。この両者の違いがよくわからない人もいるかもしれません。
雇用契約書は、労働契約の内容について、雇用主である企業と労働者がお互いに合意していることを証明するための書類です。労働条件通知書と違って、法律上交付が義務づけられているものではありません。しかし、多くの企業で労働者を新規で雇い入れる際に交付しています。
また、雇用契約書と労働条件通知書を1つの書類として作成することも可能です。「労働条件通知書兼雇用契約書」のような形で作成するケースがよく見られます。
労働条件通知書を交付する方法とタイミング
次に、労働条件通知書を交付する方法とタイミングについて解説します。
労働条件通知書を交付する方法
労働条件通知書は、書面を交付する形で行うのが原則です。ただし、労働者が希望した場合においては、書面以外の方法で交付して労働者がプリントアウトするという方法を採ることもできます。たとえば、メールやFAX、SNSなどの交付が可能です。メールの場合には、メールの文面に記載するほかに、PDFファイルなどを添付する方法でも交付できます。
ただし、「当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る」（労働基準法施行規則第５条第４項）と規定されているため、SNSなどでの交付で印刷できない場合は、当該要件を満たさず、望ましくありません。
交付のタイミング
労働条件通知書は基本的には労働契約締結時に交付します。また、有期労働契約の場合には、最初だけでなく更新時にも労働条件通知書の交付が必要です。在籍型出向や移籍出向、定年後再雇用などの場合も含まれます。
2024年3月までの労働条件明示ルール
2024年3月までのルールで労働条件通知書に記載しなければならない内容は、絶対的記載事項と相対的記載事項に分かれています。
絶対的記載事項
絶対的記載事項は、どのような労働条件の場合でも労働条件通知書に記載しなければならない事項です。具体的には次の事項が該当します。
- 労働契約の期間
- 就業場所
- 従事する業務内容
- 始業と終業の時刻
- 残業の有無
- 休憩時間
- 休日・休暇
- 二組以上に分かれて就業させる場合の就業時転換に関する事項
- 賃金に関する事項
- 退職に関する事項
- 賃金の昇給に関する事項
このうち賃金の昇給に関する事項に関しては、書面の作成までは求められていません。口頭で伝えるなどの方法でもできます。ただ、口頭の場合には「言った言わない」の争いが生じる原因になる可能性もあるため、賃金の昇給に関する事項も労働条件通知書に記載するのが望ましいでしょう。
相対的記載事項
相対的記載事項は、制度やルールを設けている場合のみ記載しなければならない事項です。とくに設けていないのであれば記載しなくても問題ありません。具体的には次の事項が該当します。
- 退職手当に関する事項
- 臨時に支払われる賃金や賞与などに関する事項
- 食費、制服、作業用品などに関する労働者の負担
- 安全と衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償に関する事項
- 業務外の疾病扶助
- 表彰に関する事項
- 制裁に関する事項
- 休職に関する事項
2024年4月改正によって新たに対応が必要になる事項
2024年4月以降は令和5年厚生労働省令第39号等の改正により、新たに次のような対応も必要になります。
就業場所や業務内容の変更範囲
人事異動や配置転換が行われると、就業場所や従事する業務の内容が大きく変わる可能性があるでしょう。また昇進により役職に就いた場合に、これまでとは業務範囲が変わることも多々あります。雇い入れの際に交付した労働条件通知書の内容とは合わなくなってしまいます。
そのため、異動や昇進などに伴って就業場所や業務が変更される可能性がある場合には、その範囲を明記しなければなりません。
なお、変更の範囲を記載する際には、具体的な場所や業務内容を記載するのが難しい場合もあるでしょう。そのような場合には「会社が定める場所」や「配置転換あり」のような記載でも問題ありません。支店や営業所などである程度限られている場合には、明記するようにしましょう。
有期雇用労働者に関わる事項
有期雇用労働者を雇い入れる際には、次の事項も記載しなければなりません。
更新上限に関すること
労働契約の更新に上限が設けられているかどうか労働条件通知書に記載しなければなりません。更新上限というのは、労働契約が更新される回数や、雇い入れから通算した期間に関する上限のことです。更新上限を設けているのであれば、その内容も労働条件通知書に記載しなければなりません。たとえば、「更新は最大5回まで」や「通算5年まで」のような具合です。
無期転換ルールに関すること
無期転換ルールというのは、有期雇用労働者が同じ職場で契約更新を繰り返し、5年を超えて勤務している場合に適用されるルールです。労働契約法18条で定められています。
（有期労働契約の期間の定めのない労働契約への転換）
引用元：労働契約法 | e-Gov法令検索
第十八条 同一の使用者との間で締結された二以上の有期労働契約（契約期間の始期の到来前のものを除く。以下この条において同じ。）の契約期間を通算した期間（次項において「通算契約期間」という。）が五年を超える労働者が、当該使用者に対し、現に締結している有期労働契約の契約期間が満了する日までの間に、当該満了する日の翌日から労務が提供される期間の定めのない労働契約の締結の申込みをしたときは、使用者は当該申込みを承諾したものとみなす。この場合において、当該申込みに係る期間の定めのない労働契約の内容である労働条件は、現に締結している有期労働契約の内容である労働条件（契約期間を除く。）と同一の労働条件（当該労働条件（契約期間を除く。）について別段の定めがある部分を除く。）とする。
無期転換ルールでは、有期雇用労働者が無期契約労働者への転換を企業に申し込めば企業は断ることはできません。有期雇用労働者は申し込みにより無条件で無期契約労働者へ転換できます。無期契約労働者に転換した後の労働条件は、契約期間の有無以外は基本的に変わりません。
そして、労働条件通知書に記載しなければならないのは、無期転換の申し込みが法律上できる旨とそのタイミング、無期転換後の労働条件です。
労働条件明示ルールの改正に対応した労働条件通知書のテンプレート（ひな型）
厚生労働省は、2024年（令和6年）4月から適用される新たな労働条件明示ルールを盛り込んだ「モデル労働条件通知書」を公開しています。新たな労働条件通知書の作成にお困りの方は、ぜひ参考にしてみてください。
引用元：一般労働者用モデル労働条件通知書（常用、有期雇用型）
企業が違反した場合の扱い
企業が労働者を雇い入れる際に、労働条件通知書を交付しなかったり、明示した内容と違っていたりした場合の扱いについて見ていきましょう。
労働条件通知書を交付しなかった場合
企業が労働条件を明示することは労働基準法で規定されている使用者の義務です。労働基準法第120条において罰則も設けられており、違反した場合には30万円以下の罰金に処せられてしまう可能性があります。金銭的負担が痛手を負うのはもちろんのこと、企業の評判に対しても悪影響です。
実際の労働条件と異なっていた場合
企業が労働条件通知書を交付して労働条件を明示していたとしても、その内容が実際のものと異なるケースもあります。たとえば、従事する業務内容が労働条件通知書に記載されているものと違っているような場合です。
労働条件が労働条件通知書と異なっていれば、労働基準法第15条第2項により労働者は即時に労働契約を解除できます。また、明示された通りの労働条件にするように求めることや、損害が生じている場合は損害賠償を求めることも可能です。
（労働条件の明示）
引用元：労働基準法 | e-Gov法令検索
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
② 前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる。
③ 前項の場合、就業のために住居を変更した労働者が、契約解除の日から十四日以内に帰郷する場合においては、使用者は、必要な旅費を負担しなければならない。
企業は、労働条件通知書を作成する際には、記載ミスなどがないように十分に注意しましょう。
新たな労働条件明示ルールに関するQ＆A
令和５年改正労働基準法施行規則等に係る労働条件明示等に関するＱ＆Ａを参考に、新たな労働条件明示ルールに関するよくある質問をまとめておきます。
今度の改正によって、すでに雇用されている労働者にも、新しい明示ルールに従った労働条件の明示が必要ですか？
すでに雇用されている労働者に対して、新たに労働条件を明示する必要はありません。新しい明示ルールは、2024年4月1日以降に結ばれる労働契約に適用されます。ただし、労働条件をしっかり理解してもらうために、再度の明示を行うことは望ましいでしょう。さらに、有期契約の労働者の場合、契約の更新は新しい労働契約とみなされるため、2024年4月1日以降の契約更新時には、新しいルールに基づいた明示が必要になります。
2024年4月1日からの契約開始になる労働契約を3月以前に締結した場合、新しい明示ルールに基づいた労働条件の明示は必要ですか？
労働条件の明示は契約締結の際に行うものですので、開始日が2024年4月1日以降でも、2024年3月以前に締結された契約は、改正前のルールが適用され、新しい明示ルールに基づく明示は必要ありません。ただし、労働者が労働条件をよく理解するためには、2024年3月以前から新しい明示ルールを採用することが望ましいとされています。
日雇い労働者に、「就業場所と従事する業務の変更範囲」を明示する必要はありますか？
日雇い労働者の場合、その日の就業場所と従事する業務を明示するだけで十分であり、「変更範囲」の明示は必要ありません。（日雇い労働の場合は、その日の就業場所と業務を明示することで、「契約期間中の変更範囲」も示したとみなされます。）
有期労働契約の更新回数の上限について、契約の初めからの回数を書くのか、それとも残りの契約更新回数を書くのか、通算契約期間の上限はどう示すべきですか？
労働者と使用者が認識を共有できるように明示されていることが大切です。混乱を避けるためには、契約開始時からの更新回数や通算契約期間の上限を明示し、さらに現在が何回目の契約更新かなども併せて示すと良いでしょう。
有期労働契約の更新上限の明示に際して、雇用期間の最終日を定めている場合（たとえば「更新しても2029年3月31日まで」とする）、その終了日の明示で通算契約期間の明示とすることはできますか？
雇用期間の最終日は通算契約期間の終了日と同じ意味になりますので、労働者が有期労働契約の更新上限を理解できるため、雇用期間の終了日を明示することで通算契約期間の明示と見なすことができます。
無期転換ルールに従った無期労働契約への転換を希望しないと表明している有期契約労働者に対しても、無期転換申し込みの機会の明示は必要ですか？
はい、そのような場合でも無期転換申し込みの機会に関して明示を行う必要があります。
まとめ
労働条件通知書は、労働条件の明示をするために企業が労働者に対して交付する書類で、労働基準法で企業による交付が義務づけられています。労働者を新たに雇い入れる際に、労働契約を締結するタイミングで交付します。
そして、2024年4月以降は、厚生労働省令等の改正により、労働条件通知書に記載する事項が増えました。業務内容や就業場所に変更の可能性がある場合に、その範囲の記載が必要になります。また、有期雇用労働者を雇い入れる際には、契約上限と無期転換ルールについての記載も義務づけられました。
違反すると罰金の対象になってしまったり、労働契約を解除されてしまったりする可能性があります。改正内容をよく理解し、対応できるようにしておきましょう。
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