テレワークが社会全体にも普及し、通勤する必要がない、新しい働き方が徐々に一般的なものとなってきました。しかし一方でテレワークには課題も多く、管理者側からもスタッフ側からも、まだまだ戸惑いの声が多く聞かれるのが現状ではないでしょうか。
ここではテレワークに関するルール作りについて解説するとともに、テレワーク導入時に直面しやすい課題と、その対応策について見ていきましょう。
テレワーク導入時に起こりがちな課題と対策
セキュリティとネットワーク
テレワークを導入するにあたり、まず注意しておきたいのは、セキュリティやネットワークなどのITが絡む問題です。各スタッフの勤務先がテレワークによって点在するようになると、仕事で扱う機密情報や個人情報の流出・漏洩の懸念が高まります。
例えば、オフィスだったら施錠し、防犯対策を行うでしょう。また、貴重品を管理するために鍵付きのキャビネットや金庫を使うことも常識です。ところが、これがデジタルのデータに置き換わった途端、は見えにくくなり、気づいた頃には大事故を招いてしまうことがあります。
まずは初歩的なこととして、以下の徹底を職場全体に呼びかけることが大切です。
- パスワードを人目につくところで保管しないこと
- 業務で使用するパソコンには、必ずウイルス対策ソフトをいれること
- 機密情報・重要情報を管理する電子機器を紛失したら、すぐに会社に報告するようにすること
また、フリーWi-Fiでの作業は控えるようにしたり、するなど、通信回線や通信環境においても安全を確保すべきでしょう。
捺印と紙資料
どれだけIT技術を駆使しようとも、すべてをデジタルに置き換え、自宅を完全に職場環境とするのは困難な場合も多いでしょう。極力テレワークに切り替えたいと考える担当者にとって悩ましいのは、物理的な捺印・紙資料といったアナログな業務が、どうしてもゼロにはできないことではないでしょうか。
こうした問題には、以下の順番で対応策を意識しておきましょう。
- まず、ペーパーレス化できそうな紙資料を精査しておく
- 次に、脱印鑑などが可能で、テレワークに移行可能な実務を洗い出し、準備する
- それでもなお出社が必要な場合について、出社可否の判断基準をあらかじめ明確にしておく
ペーパーレス化・脱印鑑については、電子契約・電子署名などのIT技術を活用したツールを導入することが代表的です。
また、出社の必要性については、各スタッフにテレワークを推奨とするのか、もしくは特別な事情がなければテレワークとするのかといった方針を、職場の状況や社会情勢など踏まえて明確にするとよいでしょう。
勤怠管理
テレワークの導入に伴ってトラブルが起こりやすいのが、従業員の勤怠管理ではないでしょうか。勤怠の問題は、給与計算の実務とも密接につながるため、労使間で深刻な争いが起こりやすい領域でもあります。
テレワークにおける勤怠管理のやり方は、企業ごとの就業規則・賃金規定によっても変わります。しかし、多くの場合は勤務時間に応じて、支給額が変動するのが通常でしょう。
この場合、課題への対応策として、特に意識しておくべき点は次の通りです。
- 各スタッフの勤怠を管理する担当者を明確にし、業務の開始時間と終了時間を把握する仕組みを整える
- たとえテレワークであっても、時間外労働に伴う割増賃金は、出社時と同様に計算する
テレワークの導入時にルール策定が必要な理由
国が推し進める働き方改革への対応はもちろん、新型コロナウイルス感染予防の観点からも、企業ではテレワークの導入が進んでいます。一方でテレワーク導入に不安がある企業や、導入したもののうまく仕事が回っているかわからないという企業も少なくありません。まずはテレワーク導入における不安や問題点をいくつか紹介します。
テレワークは社員同士が職場で机を並べ、顔が見える状態で仕事をするのとは違い、基本的に在宅勤務となるため、社員の勤務状況が見えにくくなります。このため、いざ評価を行おうとしても難しいという問題があります。また、始業・終業の時刻や実際の勤務時間なども見えにくいため、社員の労働時間がわかりにくいという問題もあります。
セキュリティにも不安があります。例えばテレワークだからと、なんでもかんでも仕事に必要なデータを自宅などに持ち帰ってしまうと、情報漏えいのリスクが高まります。さらに、ルールを定めずに社員の私物PCをテレワークでの業務に使わせる場合も、セキュリティリスクは高くなるでしょう。
社員が負担する費用についても問題です。リモートでミーティングを行う場合、自宅のインターネット回線が遅いとうまく利用できません。そこで高速回線が利用可能な契約に変えたり、それに伴ってネットワーク機器を買い換えたりするケースもあるでしょう。もちろん通信費用などの負担もあるため、こうした費用を自己負担させないように配慮する必要があります。
これらの問題を解決するためには、テレワークの導入に関するルールを策定し、運用していく必要があります。言い換えれば、ルールがきちんと定まっていれば、多くの不安や問題が解消できるのです。
テレワークに関する社内ルールで定めるべきポイント
テレワークに関する社内ルールを策定する場合、どのような内容を定めればよいのでしょうか。ここではルール策定時に必要となる6つのポイントを紹介します。
対象者の範囲
テレワークを導入する場合に、その対象者を定めます。例えば業務に関わらず全社員を対象にするのか、特定の従業員のみにするかを定めるのです。
テレワークの対象者を定める場合、「特定の業務担当」「特定の部署」「心身の問題で通勤が難しい社員」などが考えられます。また、テレワークを希望しない社員や、テレワークが現実的に難しい社員について、どのように対応するかも定めておく必要があります。新入社員についても考慮が必要でしょう。例えば全社員が対象だからといって、まだなにもわからない新入社員にもいきなりテレワークを強いるのか、またその場合の教育方法をどうするかなども検討する必要があります。
労働時間
オフィスに出社する場合の労働時間をテレワークに当てはめるのか、またはほかの制度を導入するのかを定めます。例えば始業時間や就業時間を定めるのか、フレックスを導入するのかといったことです。これ以外に、裁量労働制の導入も考えられます。また、在宅勤務者の勤怠管理についても、ルールを定める必要があります。
勤務地
テレワークを行う場所を定めます。基本的には在宅勤務とすることが多いですが、カフェやホテル、サテライトオフィスなどで仕事をしたい社員もいるかも知れません。とはいえ、どこで仕事をしてもよいというわけではないでしょう。業務上扱う機密情報なども考慮して定める必要があります。
評価基準
テレワークでは評価制度についても、企業側、社員側の両方にわかりやすい明確な評価基準を定めましょう。テレワークを行うと、上司は社員が仕事へ取り組んでいる姿が見えにくくなります。またアイデアや将来についてなどを話す機会でもある、雑談といったコミュニケーションも少なくなるため、従来の評価基準では判断が難しいでしょう。このため、テレワーク中でも社内のコミュニケーションを円滑に行えるようチャットツールを活用したり、従来の評価基準に加えて新たな評価項目を設けるのもよいでしょう。
自己負担・BYOD
社員が自宅で仕事を行うにあたり、投資が必要となることもあります。例えば通信に関する投資です。テレワークでのミーティングはリモートツールを使うことも多く、ある程度高速のインターネット回線が必要であるため、回線の契約を変えたり通信機器を買い換えたりする場合もあります。また、会社支給ではなく個人所有のPCを使って業務をしてもらう、いわゆるBYOD（Bring Your Own Device）を導入している場合、PCのスペックを強化する、もしくは買い換えるといった投資も必要です。さらに通信費用も重要で、スマートフォンといった携帯電話の通話料や通信量、自宅インターネット回線の使用料など、業務で使う通信量は増えます。最後に忘れてはいけないのが、光熱費の問題です。これまで会社にいた時間も自宅で過ごすため、特に電気代は増えるでしょう。特に夏場で使用が必須といえるエアコンなどは、かなり大きな出費となります。
こうしたテレワーク導入による社員の費用負担について、企業はきちんと理解し、対価を支払わなくてはなりません。会社の業務のために社員に自己負担させることがあってはならないからです。PCや機器といったインフラ整備には手当を、通信費用は経費として支払うなど、制度や会社負担の割合を定めておく必要があります。
情報管理・セキュリティ対策
テレワークでは、社外に会社の情報を持ち出す必要があります。このため、テレワークを行うことで、情報漏えいのリスクが高まります。そこで通信環境は暗号化を必須としたり、持ち出せるデータを制限したり、データそのものを作業用PCにはダウンロードせず、会社のサーバにアクセスしてリモート操作するなどの運用ルールの策定が必要です。また、前述したBYODを行う場合は社員個人所有のPCにもセキュリティ対策ソフトを導入するなど、業務に使うソフトウェアを会社が指定し、支給するといったことも決めましょう。
テレワーク導入時のルール作成の流れ
実際にテレワーク導入に関するルールを作成する場合、どのように行えばよいのでしょうか。ここではルール策定に関する流れをステップごとに解説します。
STEP1:社内・社外との調整
まず必要となるのが、社内の業務状況の把握やヒアリングです。新型コロナウイルス感染予防対策として全社員にテレワークを導入すると決めたとしても、どうしてもテレワークで作業ができない業務なども存在します。このためまずは現状把握が必要です。また、テレワークでは社外との通信が必要となるためセキュリティ対策も必須であり、社内システム担当へのヒアリングも必要です。さらに、場合によっては取引先にもヒアリングを行うとよいでしょう。
STEP2：社内のテレワーク規定と就業規則変更案の作成
現状把握をもとに、社内のテレワーク規定を作成します。テレワークの導入では、就業時間や勤務地などの変更によって、就業規則の内容にも影響がある場合がほとんどです。この場合、同時に就業規則の変更案も作成しましょう。
STEP3：社員への説明・意見聴取を経て、社内規定と就業規則を確定
作成したテレワーク規定（社内規定）と就業規則変更案を社員に説明し、意見聴取します。集めた意見をもとに修正などを経て、社内規定と就業規則を確定させます。
STEP4：労働基準監督署への届け出
常時10人以上の労働者を使用している事業場の場合、就業規則を労働基準監督署へ届け出る必要があります。このため、テレワーク導入のために変更した就業規則を、労働基準監督署へ届け出ます。なお変更の届け出時には、過半数の組合、または労働者の過半数代表者からの意見書を添付する必要があります。
テレワーク時の契約手続きを効率化する電子印鑑・電子契約サービス
テレワークを導入したとしても、社員が押印や契約書の作成だけのために出社するといったことは、テレワークの円滑な実施・導入とは言い難く、避けたいものです。そこで導入をおすすめするのが「電子契約サービス」です。
電子契約サービスを導入していれば、押印や契約業務をリモート環境だけで完結させることが可能です。中でも電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」は、必要に応じて、社内向けの認印などに使う電子サインと、実印レベルの電子署名という2種類の電子署名を使い分けることができます。社内外に対して必要であった押印というやり取りをテレワークに導入できるだけでなく、これまで社内で行っていた押印ワークフローをそのままオンライン上で再現できるため、テレワークや電子契約システムの導入によって運用を変える必要もありません。
まとめ：テレワーク導入にはルール策定が必須
今回はテレワークを導入するにあたり、起こりがちな課題と対応策について解説しました。
導入にあたってさまざまな不安や問題がありますが、ルールを定めることで、多くの問題は解消できるといえます。
働き方や就業時間の見直しにより就業規則を変更する場合には、労働基準監督署への届け出が必要なことも忘れてはなりません。
なお、テレワークを導入したのに押印や契約書の作成のために社員が出社している企業には、電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」の導入がおすすめです。契約書への押印や、社内決裁の押印などを全てリモート対応できます。また、既存の押印ワークフローをそのまま再現できるため、円滑な押印・決裁が可能です。
電子契約ツールなどの導入は、「時間がかかりそう」「大変そう」というイメージをお持ちの方もいらっしゃると思いますが、導入は簡単に行うことができます。
全ての契約書を一気にではなく、まずは特定の契約書から電子化してみたり、社内稟議資料のデジタル化から始めてみたりするのはいかがでしょうか？
担当者は、まずは自社においての課題を把握・整理し、それぞれに合わせた適切な対応策を前もって検討し、準備しておくことが重要です。
