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労働条件通知書の電子交付についてメリットとおすすめサービスを解説

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2019年4月から労働条件通知書の電子化(電子交付)が可能となりました。そこで本記事では、労働条件通知書を電子化するメリットやデメリット、電子化に必要な3つの要件などについて詳しく解説します。

目次

労働条件通知書を電子化するメリット

労働基準法15条による労働条件明示は「書面の交付」が必要でしたが、労働基準法施行規則の改正によって2019年4月1日からは労働者が希望した場合には、FAXや電子メール等でも明示することが可能となりました(同施行規則5条4項但し書き)。

労働基準法

(労働条件の明示)

第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

 前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる。

 前項の場合、就業のために住居を変更した労働者が、契約解除の日から十四日以内に帰郷する場合においては、使用者は、必要な旅費を負担しなければならない。

引用元:労働基準法 | e-Gov法令検索

労働基準法施行規則

第五条 使用者が法第十五条第一項前段の規定により労働者に対して明示しなければならない労働条件は、次に掲げるものとする。ただし、第一号の二に掲げる事項については期間の定めのある労働契約であつて当該労働契約の期間の満了後に当該労働契約を更新する場合があるものの締結の場合に限り、第四号の二から第十一号までに掲げる事項については使用者がこれらに関する定めをしない場合においては、この限りでない。

(中略)

 法第十五条第一項後段の厚生労働省令で定める方法は、労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付とする。ただし、当該労働者が同項に規定する事項が明らかとなる次のいずれかの方法によることを希望した場合には、当該方法とすることができる。

 ファクシミリを利用してする送信の方法

 電子メールその他のその受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信(電気通信事業法(昭和五十九年法律第八十六号)第二条第一号に規定する電気通信をいう。以下この号において「電子メール等」という。)の送信の方法(当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る。)

引用元:労働基準法施行規則 | e-Gov法令検索

労働条件通知書を電子化するメリットは、以下の通りです。

  • 手続きの簡素化
  • コスト削減

それぞれ詳しく解説します。

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手続きの簡素化

有期雇用労働者を多く雇う場合、契約更新の回数が増えることにより労働条件通知書の作成回数も多くなり、人事・労務担当者の負担は大きくなります。そこで、労働条件通知書を電子化すれば、紙ベースで必要だった印刷などの手間を省けるので手続きを簡素化できます。

またメールや電子契約システムなどを通じて送信が行えるため、郵送する場合と比べてスピーディーに労働者に届けられる点もメリットです。

コスト削減

書類を印刷する必要などがなくなりますので、コスト削減にも役立ちます。また保管もデータベースで行えるため、省スペース化にもつながります。

電子化によるデメリット

しかし、労働条件通知書の電子化には以下のようなデメリットもあります。

  • 誤送信などのリスクがある
  • 受信拒否される可能性がある

それぞれ詳しく解説します。

誤送信などのリスクがある

労働条件通知書をFAXや電子メール等で送る場合には、誤送信などによって労働者本人に届かないリスクがあります。この場合の責任は企業が負うことになりますので、注意が必要です。

労働者のもとに届かない可能性がある

電子メールで送信する場合では、労働者がアドレス帳にない配信元からのメールを受信拒否している可能性が考えられます。このような場合でも、労働者が労働条件通知書を確認できなかった責任は企業が負いますので、到達の確認と記録化できる方法で行うのがおすすめです。

電子化に必要な3つの要件

電子化が認められた背景には、働き方改革法に基づいて2018年9月に公布された「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律の施行に伴う厚生労働省関係省令の整備等に関する省令」があります。この省令から、労働基準法施行規則第5条4項が定められ、電子化に必要な以下の3つの要件が提示されています。

  • 労働者の希望
  • 受信者を特定した通信方法によって、情報を伝達すること
  • 労働者が電子化された記録を出力して書面を作成できること

それぞれ詳しく解説します。

労働者の希望

労働条件通知書を電子化するには、労働者の希望が必要です。現代社会において、パソコンやスマートフォンなどで電子データを扱うことは当たり前の光景ですが、大切な書類を電子データで扱うことに不安を感じる方や電子デバイスを持っていない方も一定数存在するため、当該要件が定められたと思われます。

受信者を特定した通信方法によって、情報を伝達すること

受信者を対象となる労働者に限定して、労働条件通知書を交付する必要もあります。つまり、ドライブやサーバーなど多数の人間が使うデータベースから送ることは認められず、原則として、FAXや電子メールなど労働者のみに送付できる手段だけが使えることになります。

なお、電子印鑑GMOサインでは、労働条件通知書の交付を行うことが可能です。

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労働者が電子化された記録を出力して書面を作成できること

電子化して送付した労働条件通知書を労働者自身が書類として印刷できる状態であることが求められます。ただし、データを持ち運ぶUSBなどの記録媒体があればコンビニなどでもプリントアウトできるため、さほど問題でない要件と思われます。

労働条件通知書を電子化する場合の注意点

労働条件通知書を電子化する場合には、労働者の希望が必要なので必ず確認しておきましょう。またトラブル防止のために、労働者の希望を書類や画面で「私は労働条件通知書の電子交付を希望し、その交付方法は貴社所定の方法によることに同意します」といった記載欄を設けて、労働者自身がチェックした日時を記録しておくといいでしょう。

実務では、労働条件通知書に労働者側の同意欄(署名欄)を設けて、労働条件通知書兼同意書(労働契約書)の形式をとるケースがあります。その場合には、「私は添付の『労働条件通知書兼同意書』の内容を理解し、その内容に同意します」といった記載欄を設けて、労働者側の同意を記録できるシステムにしておくことが求められます。

<文言の一例>

□ 私は、労働条件通知書の電子交付を希望し、その交付方法は貴社所定の方法によることに同意します。

XXXX年XX月XX日(労働者の氏名)

□ 私は添付の「労働条件通知書兼同意書」に内容を理解し、その内容に同意します。

XXXX年XX月XX日 (労働者の氏名)

電子化する場合の社内規則の変更について

労働条件通知書の明示方法を変更する場合、就業規則に特別の根拠規定を設ける必要はありせん。ただし、既存の社内規定で「労働条件通知書の交付により労働条件を明示する」などのように書面交付を前提としている場合には、「労働条件通知書の書面交付または電子交付により労働条件を明示する」といったようにFAXや電子メールの方法も許容する規定に変更しておく必要があるので気をつけましょう。

まとめ:労働条件通知書の電子交付なら「電子印鑑GMOサイン」がおすすめ

労働条件通知書を電子化する場合には、労働者がその内容を確認したことを記録しなければなりません。そこで便利なサービスが電子印鑑GMOサインです。

GMOサインは、労働条件通知書をwebで労働者に送付できるだけでなく、受信や開封、署名の状況を確認できるので、非常に有用なサービスとなっています。労働条件通知書を電子化して手続きを簡素化したいならば、ぜひ電子印鑑GMOサインをご利用ください。

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この記事を書いた人

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