働き方

2020年7月14日

2021年7月29日

契約書に印鑑はなぜ必要?ハンコの種類と用途、押す位置

契約書にはハンコが押印されるのが一般的です。会社で契約などにかかわっていると「契約書」「ハンコ」、契約にともなう「法律」の三者には、切っても切れない密接な関係があるように思えます。しかし民法には「押印」「ハンコ」という文字はありません。ではなぜ、契約書には押印が必要なのでしょうか

ここでは契約をめぐる、ハンコの深い謎をひも解いていきます。

Q.印鑑・印章・ハンコ。何か違うの?
印鑑は、登録や届出をした印影のことです。一方、ハンコと印章は同じ意味で、物理的なハンコそのものを意味します。一般には印鑑とハンコの意味が混同されていますが、本来の意味は区別されることを覚えておきましょう。

契約書に印鑑は必要か

日本の法律には、「契約は、契約書に記名押印することで成立する」というような規定はありません。法律上、契約書がなくても契約は成立しうると考えられています。つまり口頭で交わされただけの口約束でも、契約は有効なのです。例えば、コンビニで商品と引き換えに代金を支払うのも売買契約という契約の一種になります。

ですが現実的に、金額の大きな商取引において、契約書や記名押印なく、すべてが口頭だけで済むケースはほとんどありません。この点はどう整理すべきなのでしょうか。

実は契約書の作成は、のちに万一争いが発生した場合のために、客観的な証拠を残すという意味があります。口頭のみのやり取りでは、契約した後に言った・言わない、といった争いが起こりかねないからです。

こうした理由から商取引においても、契約書とそれに対する記名押印が重視されているのです。

仕事に使う印鑑と法的効力

ここまで、印鑑が証拠保全という意味合いを持つことをお伝えしました。そうした点を踏まえ、実務でよく使われる印鑑の種類を見ていきましょう。

・代表者印

代表者印は、社長印、法人実印などとも呼ばれます。会社を設立する際に法務局に届け出る印ですので、社内で特に厳重に管理すべきものです。丸型のものが一般的です。法的効力は仕事で使う印鑑の中で最も強く、代表者印が記名押印された書類は事実の証明度が最も高いです。

・銀行印

銀行印は、銀行とやり取りするために銀行に届け出る印です。多くの場合、代表者印と区別します。法的効力は一般の銀行届出印と同程度です。

・社印(角印)

社印(角印)は、代表者印を押すほどではない書類などに対して用いられる印です。日常的な商取引や、事務作業で会社外部向けに発行される書類に使用されます。法的効力は認印と同じです。

・ゴム印

ゴム印は、毎回法人名や住所などを手書きするのを省くため、会社情報が彫られた印鑑です。ハンコを押すだけで住所書き込みや記名を済ませるといった用途でよく用いられます。法的効力はほとんどありません。

印鑑の用途と代替手段


ハンコがそもそも何のために用いられているかがわかると、印鑑のデジタル化をどう進めるべきかの見通しも立てやすくなります。

例えば、法務局や銀行に届け出るハンコはデジタル化する方法はなく、現物のハンコで届け出る必要があります。一方、日常的な商取引の契約書に使っていた社印なら、契約の相手方の了承が得られるなら電子印鑑・電子署名などに切り替えることは難しくないでしょう。

ゴム印についても同様で、契約を電子契約に切り替えて最初から手書きの書類を減らしておけば、ゴム印を使う手間は大幅に削減できるはずです。

契約書に押す印鑑の種類と位置

印鑑の種類や、代替手段をご紹介しましたが、実は印鑑は「押し方」にも種類があります。押し方を間違えたり忘れたりした場合、トラブルはもちろん、不利益を被ることや、罰則が課されることもあります。ここでは6種類の「印鑑の押し方」をその意味とともに解説します。

・契約印(けいやくいん)

契約印は、署名欄の後ろや、名前にかぶせて押す印鑑です。押す位置に明確な決まりはありませんが、署名や名前と離れすぎている場合、「捨印」と間違われる恐れがあります。そのため、前述のように署名のすぐ後ろや、名前にかぶせて押すのがおすすめです。

・契印(けいいん、ちぎりいん)

契印は、契約書が複数ページで構成されている場合に、ページの見開き部分に印鑑を押すことを言い、契約書のページが差し替えられるのを防ぐ役割があります。使う印鑑は契約印として使用した印鑑です。

なお、製本テープによって契約書が製本されている場合は、見開き部分への押印ではなく、帯と表紙、または裏表紙にまたがって押印します。このため契約書のページが多い場合は、製本した方が契印の数を減らせ、契約書の作成時間を短縮できます。

・割印(わりいん)

割印は、原本と写し(控え)などのように契約書が2部以上になる場合に押すものです。それぞれの契約書をずらして重ね、両方にまたがるように押します。これは、2つの契約書に関連があることを示すために行われるもので、契約書の改ざんや不正コピーを防ぐ目的があります。なお、使用する印鑑は契約印と同じである必要はありません。

▶参考:契約書の割印について解説!

・消印(けしいん)

消印は、収入印紙を貼付した契約書の場合に、印紙と契約書にまたがって押す印鑑のことです。消印があることで、収入印紙の再利用を防げます。使用する印鑑は、代理人や契約書(課税文書)の作成者、契約当事者のうち誰か1人のものであれば、どれでも問題ありません。

▶参考:収入印紙に正しく消印を押す方法について

また、印鑑ではなくボールペンなど消えない筆記具で書いた署名(サイン)でも消印として有効です。なお、収入印紙への消印がない場合、印紙税を納税したことにはならず、過怠税が課されてしまいます。収入印紙を貼った場合は消印を忘れずに行いましょう。

・訂正印

訂正印は、契約書の文面や契約内容に間違いがあった場合、その内容を訂正、修正するために押すものです。その訂正が他者による改ざんではなく、契約者本人が行ったことを示す目的があるため、契約印と同一の印鑑を使用します。

訂正印の使い方は、まず修正部分に二重線を引き、線の上か近くに訂正印を押して、正しい内容を空欄に記載します。このとき、欄外に「挿入○文字」「削除○文字」などのように記載すると丁寧です。

なお、「訂正印」という名前で売られている小型の印鑑がありますが、契約印とは異なる印鑑での訂正印では契約者本人によるものか、判断ができません。そのため、契約書ではこうした「訂正印」を使用せず、契約印と同じ印鑑を訂正印に使用します。

・捨印(すていん)

捨印は、契約書の文書に誤りがあった場合、そのたびに訂正印を使わずに済むよう、前もって訂正印を押すことを言います。捨印欄や契約書上部の空欄に契約印と同じ印鑑で押印するのが一般的です。

契約書が2ページ以上で構成される場合は、全てのページの同じ位置に押します。なお、本来の捨印の意味は前述のように訂正作業を円滑に行うためですが、問題もあります。捨印のある契約書は、相手に一切の修正を委ねることになるからです。

これは契約金額や日数、条件などを相手が自由に書き換えられることを意味しています。このため、原則として捨印を押さないという判断もできます。捨印の有無は契約の有効性に左右されないからです。

印鑑は種類と用途、押す位置が重要。電子契約の導入も視野に入れよう

契約は口約束でも成立しますが、万が一契約内容について争いになった場合に備え、客観的な証拠を残すために契約書が必要です。契約書は本人が契約したという意思表示の書類ですので、使う印鑑や、その押し方がとても重要となります。しかし、こうした印鑑を押す作業は煩雑なため、電子契約に切り替えて、その手間を削減したいものです

そこでおすすめなのが「電子印鑑GMOサイン」です。「電子印鑑GMOサイン」を導入すれば契印や割印は必要なくなりますし、電子契約のため収入印紙も必要ないなど、メリットも豊富です。もちろん、契約書の証拠能力も有していますので安心して利用できます。

▶参考:電子印鑑・電子契約とは?|法的効力・署名タイプを解説

電子署名・電子契約サービスについて本格的な導入をされる場合、電子契約サービスを選ぶポイントや検討事項についてもチェックするといいですね。詳しくは無料配布している資料にてご確認できますので、ご参考ください。

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