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電子契約とペーパーレス化に成功した企業の事例

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電子契約の導入やペーパーレス化を進める企業は、増えています。そこで今回は、電子契約や電子手形の仕組みの説明に加え、企業の導入事例を取り上げて、成功のポイントを解説します。

紹介する企業の事例は、電子契約の導入により業務効率を大きく改善し、ペーパーレス化も実現した成功例の1つです。ぜひ参考にしてください。

目次

大企業から広がる電子契約

大企業が電子契約の導入を推進する流れは、社会に大きなインパクトを与えると思われます。取引先の多い大企業が導入を進めることで、関連企業やグループ企業だけでなく、取引先や顧客といった外部に広がり、さらには、下請け企業や発注先であるフリーランスにも影響を与えることはいうまでもありません。

また、大企業が導入することで、電子契約の安全性についても、ある程度担保されるといった向きもあります。実際、電子契約は「電子印鑑」と「電子証明書」で保護され、信頼できる契約といえるでしょう。タイムスタンプや、後述する「認証局」といった技術・仕組みによって、改ざんや偽造のおそれも少ないため、導入を推進する流れは今後より一層強まると考えられます。

電子契約・電子手形の仕組み

電子契約では、紙ではなく、PDFなどの電子ファイルが契約書となります。そして物理的なハンコではなく、電子印鑑を用います。

電子印鑑には、第三者機関である「認証局」が発行した電子証明書がつけられています。電子証明書は、紙での契約における印鑑証明書と同等の働きを持ち、安全性や信頼性を担保するものです。

ペーパーレスの推進にも有用な電子手形は、紙の手形を電子化した支払い方法です。2009年11月からサービスが開始しました。政府が施行した「電子記録債権法」に基づいており、紙の手形の発行や現物の管理から解放されます。

紙の手形は自社と取引先の2社間でやり取りされますが、電子手形の場合は自社と取引先に加えて、電子債権記録機関が関わります。手形の振出依頼を受けた銀行から依頼が電子債権記録機関に回され、電子債権記録機関から納入企業に電子手形の通知を行います。

納入企業には代金が自動で振り込まれます。また支払企業は電子手形の支払期日までに決済に必要な金額を銀行の口座に用意しておかなければいけません。

電子手形は紛失や盗難、偽造といった危険性が少なく、直に手渡しをする必要もありません。

契約や手形の電子化は着々と進んでおり、契約に付随する資料なども電子化されるため、ペーパーレスも進みます。

業務を電子化しペーパーレスを進めることは、紙にかかるコストだけでなく、紙の資料を管理する手間や保管するスペースなどの削減にもつながります。

電子ファイルの取り扱いに慣れていないとペーパーレスの導入は難しいと思われがちですが、導入に成功した企業は少なくありません。

▶参考:デジタルトランスフォーメーション(DX)のトレンド解説記事

ペーパーレス導入・契約の電子化に成功した企業事例

ここで、電子契約サービスである「電子印鑑GMOサイン」を導入した企業事例を紹介します。

株式会社ティップネスさまは、膨大な数の業務委託契約・覚書を抱えており、一つひとつの取り交わしを紙で行っていました。従来は契約書を作成する作業がとても大変で、製本・郵送・チェック・管理部長の押印などを約2,000人分もの契約書に対して行っていたとのことです。毎年段ボール数箱分にのぼる契約書は契約した倉庫会社にて管理し、契約書の作成・製本、そして保管には多大な手間と時間、コストがかかっていたことは想像に難くありません。

しかし業務委託契約書を一挙に電子化したことで、これまでは2〜3週間かかっていた作業が、早い場合だとわずか1日で完了できるようになりました。また、郵送費や、紙の契約書の保管費、決済する管理部長の負担も軽減され、コスト軽減と業務の効率化に成功しています。

株式会社ティップネスさま事例紹介

今回は電子契約の事例についてお伝えしましたが、大量の手形を発行している企業さまにとっても、電子化は経理業務の手間やコスト軽減に大きく役立つと期待されます。

まとめ

ペーパーレス化につながる電子契約は、従来の紙の契約と同等に安全です。今後は、大企業が電子契約を取り入れることで、中小企業やフリーランスも契約の電子化を迫られると考えられます。企業事例でも取り上げたように、電子契約システムの導入は業務の効率化、コスト削減に大きく貢献します。

 

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
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