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契約書のデータベース化とは?契約書管理システムの特徴や種類も解説

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契約書はどの企業にとっても非常に重要な機密情報です。近年ではさまざまなリスクを回避するために、多くの企業で契約書がデジタル的にデータベース化されています。

本記事では、契約書をデジタル的に管理する契約書管理システムの特徴や種類について詳しく解説します。サービスの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

目次

契約書のデータベース化とは

契約書のデータベース化とは、紙の契約書をデジタルデータに変換し、デジタルなデータベースを使って管理することです。データベースを使って管理すると、紙の契約書に起こりうるさまざまな問題が解決できます。

たとえば、データとして保存することにより、誤って紛失したり破棄したりするリスクを大幅に減らせます。また、データベース上であれば、キーワード検索を使って簡単に必要な契約書を探し出せるため、管理効率が格段に上がる点も魅力です。

契約書のデータベース化によるメリット

契約書のデータベース化によるメリットとしては、以下のような項目が挙げられます。

データベース化による管理のしやすさ

紙の契約書を保管する場合、物理的なスペースが必須ですが、契約書をデータベース化することで保管スペースが不要になります。また、データのバックアップも容易になり、万が一の紛失に備えられる点もメリットです。

契約書の管理がデジタル化されると、更新や変更があった際もスムーズに対応できるでしょう。

検索性の向上

データベース化された契約書は、キーワードや契約日、クライアント名など、さまざまな条件で検索できるようになります。必要な契約書を探すために時間を費やすことがなくなるため、業務効率が格段に向上します。

情報共有の容易さ

契約書のデータベース化により、社内の関係者間でデータを共有できるようになります。もし、複数人による契約内容の確認が必要になった場合でも、検索ツールを使って情報をピックアップし、データを共有することが可能です。

また、新型コロナウイルスの流行以降、多くの企業でリモートワークが根付きました。場所を選ばず契約書にアクセスできる点は大きなメリットといえるでしょう。

契約書管理システムとは

契約書のデータベース化を行う際、自社内でデータベースを構築することも可能です。しかし現在、契約書管理に関するさまざまなサービスやツール(契約書管理システム)が登場しており、それらを利用することで専門的な知識がなくとも簡単に契約書管理のためのデータベースを導入できます。

それでは、契約書管理システムは具体的にどのような機能を持つのでしょうか。

契約書をデータ化

当然のことですが、紙の契約書は物理的な保管スペースを必要とします。また、紙文書のデメリットとして、1枚の紙の契約書を探し出すために時間がかかり過ぎるという問題もあるでしょう。しかし、契約書をデータベースに格納しておくことができれば、キーワード検索などですぐに必要な情報をピックアップすることが可能です。

また、契約書管理システムの多くはクラウド上で契約書データを保存することから、紙文書の場合と比べて劣化や紛失、破損のリスクは大幅に減ります。さらに、2要素認証やSSO(シングルサインオン)、IPアドレス制限などのセキュリティ機能を導入しているサービスを選ぶことで、不正アクセスや情報漏洩のリスクも最小限に抑えられます。

なお、従来の紙の契約書をデータ化するためには、スキャナやOCRといったアイテムや技術を利用してPDF化を行うのが一般的です。PDF化を代行するサービスを提供しているところもあるため、大量の契約書の扱いに困っているという方はぜひ利用を検討してみてください。

GMOサイン「PDF代行サービス」紹介ページのスクリーンショット

参考:PDF化代⾏サービス|電子契約なら電子印鑑GMOサイン 

契約書管理台帳の作成

契約書管理台帳は、企業が締結した契約書に関する情報を一元的に管理するためのツールです。契約相手をはじめ契約内容、契約期間、金額、更新時期など、契約書の内容を項目ごとに記録することで、必要な情報の検索性を高め、効率的に管理できます。

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契約書管理システム上で契約書管理台帳を作成すれば、契約の期間、関連キーワード、関連する文書とのリンクなど、必要なデータを統合的に管理することができるようになります。契約の各ステータスをリアルタイムで確認し、迅速に対応することが可能です。

さらに、デジタルで管理された台帳は、前述した通り、契約の検索を効率化し、関係者が必要な情報を瞬時に見つけ出せるようにします。たとえば、特定の契約に関連する変更履歴や更新情報を直接検索することもできるのです。契約更新時には、管理台帳から直接関連情報にアクセスし、確認や調整が必要な点を即座に特定できるため、確認作業の効率性も大きく向上します。

更新期限の通知

契約書管理システムのなかには、契約の更新期限が近づいた際、自動的に通知を行う機能を持つものもあります。この機能により、更新期限の見逃しを防ぎ、適切なタイミングで契約更新・終了の手続きを行えます。

契約書管理システムの種類

さまざまなサービス事業者が契約書管理システムを提供していますが、それぞれ特徴は異なります。以下で違いを見てみましょう。

契約締結まで対応したシステム

契約書管理システムのなかには、電子契約の機能を持ったサービスもあります(電子契約サービスとも呼ばれます)。電子契約サービスは、契約書の作成・署名から管理までを一元的に行えるものも多く、契約手続きを効率よく行いながら契約書の管理をシームレスに行うことで、契約業務全体の効率化が期待できます。

たとえば、国内シェアNo.1(※)電子契約サービスである電子印鑑GMOサインの場合、電子署名法に準拠した電子署名が利用できるだけでなく、契約書管理機能も充実しており、電子帳簿保存法対応の文書検索やフォルダ作成が標準機能として提供されています。

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※1 「電子印鑑GMOサイン(OEM商材含む)」を利用した事業者数(企業または個人)。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ(2023年11月)
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数(タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より)。自社調べ(2023年12月)

紙ベースの契約書にも対応したシステム

紙ベースの契約書にも対応できるシステムは、既存の紙の契約書をスキャンして電子データ化(PDF化)し、データベース化された契約書と同様に管理できる機能が搭載されています。現在、紙の契約書を保管している企業でも、徐々に電子データ化しながら契約書を管理できるため、検索や共有が簡単になるでしょう。

たとえばWAN-Signは、書面契約から管理まで一元管理できる電子契約サービスとして知られており、紙の契約書をスキャンしてデータベース化できます(※追加オプション)。管理システムを使えば、これまで紙だった契約書も検索・更新・運用が可能です。

電子印鑑GMOサインも、データ化した紙文書を電子契約データと一元管理できる「スキャン文書管理」というオプションパックを提供しています。

契約書管理に特化したシステム

契約書管理に特化したシステムとは、検索や更新通知など、契約書の管理に特化した機能を指します。これらのシステムは、契約書をすぐにピックアップしたり、更新期限を管理したりすることで、契約書管理に起こりうるリスクを軽減させているのが特徴です。

たとえば、LegalForceキャビネは、契約書のアップロード後に自動で必要な契約情報を抽出し、データベースにデジタルデータとして格納してくれます。契約の各条項や関連情報がデータベース内で即座に整理されるので、手動で仕分ける必要もありませんさらには契約書の検索、追跡、更新作業が迅速かつ正確に行えるため、契約管理の全体的な効率が大幅に向上するでしょう。

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契約書管理システム選定時のポイント

上述したように契約書管理システムはさまざまな種類や特徴があり、どのように選択するべきか悩んでしまうものです。以下で、自社に合った管理システムを見極めるためのポイントを紹介しますので、導入を考えている場合はご参考にしてください。

電子契約機能の有無

現代のビジネス環境では、リモートワークやテレワークが一般的になりつつあります。そのため、契約書管理システムを選ぶ際は、電子契約機能の有無が重要な判断基準となります。電子契約を利用できれば、どこからでも契約書の作成、確認、署名が可能となり、業務効率が大幅にアップするでしょう。

契約書管理と電子契約を別サービスで利用することも可能ですが、電子契約で締結した契約書データを契約書管理システムに共有する手間が必要であるなど、手間が増えるのが課題です。管理機能が充実した電子契約サービスを選ぶ、または他社サービスとの連携機能を持つ契約書管理システムと電子契約サービスを併用するのがおすすめです。

電子印鑑GMOサインなら、LegalforceキャビネやHubbleといった契約書管理システムと外部連携できます!

管理機能の充実具合

契約書管理システムには、契約書のデータ化、検索、更新期限の通知、契約書内の情報の自動仕分けなど、さまざまな機能が備わっています。これらの機能を活用することで、契約書の管理が格段に簡単になり業務効率が大幅に向上します。

なかでもAI-OCR機能は、データ化した契約書や新たに取りこんだ契約書から必要な情報を吸い上げるのに非常に効果的です。また、契約の更新期限が近づいた際に自動で通知を受け取れる機能は、重要な契約の更新を見逃さないために役立ちます。

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文書管理機能の有無

契約書管理システムにおいて、文書管理機能の有無も重要なポイントです。契約書だけでなく、そのほかの重要文書も一元管理できるシステムを選ぶことで、文書管理の効率化が図れます。

文書管理機能を備えたシステムは、契約書以外の文書もデータベース化できるため、検索・共有が簡単になり、さらに更新ごとの契約書のバージョン管理なども行えるものが多数あります。企業運営に必要な、さまざまな文書の管理がスムーズに行えるでしょう。

参考:文書管理 | 電子印鑑GMOサイン

契約書のデータベース化に用いられるAI技術

契約書のデータベース化でも近年AI技術の活用が多くなってきています。常に進化し続けているAIですが、契約書管理システムにどのような影響を与えているのでしょうか。

AIによるテキスト認識の進化

AI技術の進化は、契約書のデータベース化に革命をもたらしています。たとえばテキスト認識技術の向上により、紙の契約書をデジタル化し、テキストデータとして抽出・管理できるようになりました。契約書をスキャンし、その画像データからテキスト情報を読み取れる機能もあります。これまではOCR機能でこういったデジタル化を行っていましたが、AIの画像解析技術により精度高くデジタル化ができるようになっています。

とくにAIによるテキスト認識では、手書きの文字や、品質の悪いかすれた印刷テキストも認識でき、デジタルデータへの精度の高い変換が可能です

またAIは、その契約書の内容を理解し、自動で分類・整理してくれるといった利点もあります。業務効率化を図りたい企業にとって、非常に魅力的な技術といえるでしょう。

将来のAI技術と契約書管理

将来的には、AI技術はさらに進化していき、契約書管理における自動化と効率化に、より貢献することが期待されています。AIが持つ機能を用いれば、契約書の内容を自動で分析し、内容の不備も検出することもいずれは可能になるでしょう。

また、AIによる自然言語処理技術の進化により、契約書の内容を正確に読み取り、契約の意図や背景を分析することも可能になります。このような機能があれば、契約書管理そのものの質を大幅に向上させられ、企業は契約書のリスク管理をより効果的に行えるようになるでしょう。AI技術の進化は、契約書管理の未来を大きく変える可能性を秘めています。

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データベース化した契約書管理に便利なクラウドサービス

現在はデータベース化した契約書管理に便利なクラウドサービスが多数存在しています。以下では、クラウドサービスの選び方や、おすすめのサービスについてご紹介していきます。

クラウドサービス選定のポイント

クラウドサービスを選定する際は、以下のポイントをチェックしましょう。

データのセキュリティ

契約書には機密情報が含まれるため、データのセキュリティがしっかりしているかは最も重視しなくてはなりません。高いセキュリティ基準を満たし、定期的なセキュリティチェックが行われるサービスを選びましょう。

検索機能の充実

大量の契約書のなかから必要な情報を迅速に見つけ出せるかどうかは、業務効率化ができるかを左右します。全文検索やタグ付けなど、柔軟な検索機能を備えたサービスが望ましいです。

ユーザーにとって使いやすい操作性

複雑な操作を要求されるシステムは、導入後の業務効率が下がる原因となります。直感的に操作できる初心者にも易しいサービスを選ぶことが大切です。

コストパフォーマンス

効率化を図るためのコストも重要な選定基準です。ランニングコストをはじめ、総コストがいくらかかるかを計算し、予算内で最大の効果を得られるサービスを選びましょう。

カスタマイズ性

企業によって契約書の種類や管理の仕方は異なります。自社のニーズに合わせてカスタマイズできるサービスを選ぶことで、より効率的な契約書管理ができます。

GMOサイン 契約レビューパックが便利

GMOサインの「契約レビューパック」は、契約書のデータベース化から電子契約までを一元管理できるクラウドサービスです。このサービスの最大の特徴は、複数のツールを使い分ける必要がない点にあります。契約書のレビューから電子契約の締結まで、すべてのプロセスを一つのプラットフォームで管理できるため、業務の効率化を実現できます。

また、GMOサインはセキュリティ面でも高い評価を受けており、機密情報を含む契約書の管理においても安心して利用できます。ユーザーにとって使いやすい操作性も特徴の一つで、導入後のスムーズな運用が期待できます。

契約書管理全体のデジタル化を検討している企業にとって、GMOサイン「契約レビューパック」は、コストパフォーマンス、セキュリティ、操作性のバランスが取れたシステムといえるでしょう。

契約レビューパックの主な機能
  • AI-OCR機能による契約に必要な情報の自動抽出
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  • 契約書作成の進捗状況可視化
  • 書類の修正やレビュー履歴の自動保存
  • 自社の運用に合わせ契約に関するステータス項目のカスタマイズ
  • 担当部署や契約内容に合わせ柔軟に設定できる承認フロー設定機能
  • 修正されたドキュメントの変更箇所や履歴の比較を行える差分比較機能

トライアル利用も可能です!興味のある方はまずはお気軽にお問い合わせください。

GMOサイン契約レビューパックの紹介資料

まとめ

契約書管理システムは、紙の契約書を管理する方法と比べ、紛失をはじめとするリスクを回避できる大きなメリットが多数あります。現在はAIを活用できる契約書管理システムもあり、今後より進化していくのではないかと予測されています。

契約書管理システムを導入する場合は、どのような機能が備わっているのか、使い勝手は優れているかなどのポイントをチェックしましょう。電子印鑑GMOサインは文書管理機能などを無料でお試しいただけるプランを提供しています。月5件までなら電子契約の締結を行えるため、契約書管理システムや電子契約サービスの導入を検討されている方は、ぜひ下記ボタンよりお申し込みください。

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
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