社会に出ると契約書や覚書（おぼえがき）といった言葉を耳にすることが増えてきます。すでに契約書や覚書を仕事で日常的に取り扱っているという人もいるでしょう。ただ、契約書と覚書にどのような違いがあるのかについて、正確に説明できない方が意外と多いのではないでしょうか。
本記事では、契約書と覚書の違いについて、法的効力や押印の必要性、念書との違いなどに触れながら解説します。記事後半では、覚書の作成方法やテンプレートを紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
覚書（おぼえがき）とは？
覚書（おぼえがき）とは、当事者間の合意を記録するための文書であり、契約書の一種です。ビジネスにおける慣習として契約書ほど正式な文書ではないとされていますが、当事者の合意を記録し法的効力を持つという意味では、契約書と違いはありません。
覚書の利用シーン
覚書は、契約書よりも簡潔な書面であることが多く、主に契約書を補完する必要がある場合に利用されます。たとえば、すでにある契約（原契約）の内容に変更や追加の必要がある場合に、覚書を使用します。また契約を先に締結し、その内容については契約後にすり合わせをするといった場合にも、覚書を利用します。
覚書のメリット
一般的に覚書は契約書よりもライトに扱える文書と認識されています。たとえば、〇〇契約書という文書を取り交わす場合、一般的に上長や法務担当者の承認を得なければならないようなケースがほとんどでしょう。しかし、覚書であれば、稟議にかけずとも担当者レベルで扱えることが多々あります。覚書自体の法的効力が契約書よりも劣るということはありませんが、ビジネス上必要に応じて契約書を利用するか覚書を利用するかの選択を行うことで、業務がスムーズに進むでしょう。
契約書と覚書の違い
ビジネス上の決め事など当事者間で合意された内容を文書にして残すという意味では、契約書も覚書も同じ意味合いのものといえます。しかしその性格は、両者の間で若干異なります。
法的効果には違いがない
契約書と覚書にはいくつか違いが見られますが、基本的に法的効力は同等であることを頭の中に入れておかないといけません。契約書でも覚書でも、当事者間の合意や約束事が記されているのであれば、タイトルが契約書でも覚書でも法的な効果は一緒です。
ライトにとらえられがちな覚書
契約書でも覚書でも、当事者間の合意内容が書かれていれば法的効果は一緒です。というのも、当事者間で取り決めた内容に関して記録された文書であることは共通しているためです。ただ、覚書の場合は内容を忘れないように記すメモのようなイメージで、契約書の場合は契約内容を明記した文書というイメージで使われます。そのようなこともあり、どうしても契約書の方が重視され、覚書の方が少しライトに扱われるのが一般的です。。
一般的な契約書・覚書の活用法
契約書と覚書の使われ方ですが、会社によっても違いがあります。一般的に、まず取引先と取引に関する内容や取り決めで合意があれば、契約書を作成します。契約書を作成することで、後で言った・言わないといった水掛け論にならないようにします。なかには、契約書を作成した後で、さらに内容を詰めないといけない事柄も出てくるかもしれません。このような場合に、覚書を作成することで契約書の内容を補完します。
また、ビジネスを進める中で、契約書の内容を変更しなければならない部分も出てくるでしょう。このような契約書にプラスアルファの内容を盛り込む際には、覚書というタイトルの文書を作成するのが一般的です。
念書との違い
契約書や覚書のほかにも、ビジネス文書の中には念書と呼ばれるタイトルの文書が作成される場合もあります。念書と覚書の違いについてですが、これは合意事項の記載の有無によって分類できます。覚書の場合、当事者間で合意した内容について記載されています。一方、念書は当事者の一方がもう一方に対して提出する書面のことであり、差し入れた方の当事者のみが、念書に書かれている内容を履行する義務が生じます。
覚書の法的効力
契約書と同様に、覚書も合意内容などが記載されていれば基本的には法的な効果を有しています。しかし、覚書が法的効力を持つと判断されるためには、一定の条件を満たしていなければなりません。契約書に相当するような重要文書を覚書のタイトルで作成する際には、以下のポイントを意識して作成した方がいいでしょう。
当事者間で合意形成できていること
覚書を作成するにあたって、その内容について当事者間で合意形成ができていることは絶対的な条件となります。どのようなタイトルの文書であれ、契約が成立するためには以下の条件を満たす必要があります。
民法
引用元：民法 | e-Gov法令検索
（契約の成立と方式）
第五百二十二条 契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
契約は、当事者の一方が契約の内容について示して、もう一方がその内容でよいと受諾したときに成立します。つまり双方が契約内容に納得して、その形でビジネスを進めていくことについて合意していなければ法的効力は生じません。たとえば、契約の内容変更をするにあたって一方が覚書を作成し、それをただ単に相手に送付しただけでは法的効力がありません。先方の合意が得られていないためです。
内容が具体的・現実的であること
覚書に記載されている内容が具体的かつ現実的ではない場合、たとえ両者で合意が形成されていたとしてもその覚書は法的効力を有しません。たとえば、「納期はできるだけ速やかに」といった抽象的な内容だと、法的効力は持たないと判断されても致し方ありません。
また、現実的ではない内容が含まれている覚書も、法的効力なしと判断される恐れがあります。とくに物理的に実現するのがどう考えても無理である、明らかに社会通念の範囲から逸脱しているような内容が盛り込まれている覚書も法的効力は認められないでしょう。そのため、覚書を作成する際には具体的な日時などを盛り込み、契約内容をきちんと履行できる要件がそろっているかという視点で見直すことが大切です。
覚書の作成方法の基本
覚書を作成するにあたって、法的効力を有するような内容のものを作成しましょう。ただし、自分たちでは条件を満たしていると思って作成した文書でも、裁判では法的効力なしと判断されてしまう場合も過去にはいくつもありました。そこで法的効力のある覚書を作成するにあたって、いくつか押さえておくべきポイントについて理解しておきましょう。
記載内容
覚書を作成する際には、一番上に「覚書」というタイトルを明確に記しておきましょう。そのうえで、具体的に当事者間で合意した内容について具体的に記載してください。だれがいつどのような内容について合意したのか、その内容を記述します。そして「双方この内容で合意した」という文言も入れておきましょう。そのほかにもこの覚書の有効期間や秘密保持義務なども盛り込んでおくと安心です。
署名・押印
双方が覚書に記載されている内容に合意していることを証明するために、双方の署名・押印は必要です。覚書を作成する際には、最後の部分に日付を記入する欄と、自分と取引先企業が署名・押印できるスペースを設けるようにします。
印紙の貼付
もし作成した覚書が課税文書に該当するのであれば、契約書同様に覚書についても収入印紙を貼付しなければなりません。「覚書であれば印紙は必要ない」と単純に把握しておくのは危険です。もし課税文書であるにもかかわらず収入印紙が貼付されていないと、過怠税が別途で課税されるなど余計な出費を強いられかねません。契約書でも覚書でも、課税文書に該当するかどうかの確認は忘れずに行いましょう。
覚書のボリューム
覚書のボリュームがどの程度になるか、これは合意した内容によりますが、目安としてはA4用紙で2～4枚程度のボリュームになるのが一般的です。もし複数枚になった場合には製本しておきましょう。製本とはホチキス留めした後で製本テープを貼る方式です。そして当事者同士の割印を押印しておきましょう。また覚書も契約書同様、自社用と取引先用で2部用意するのも忘れないようにしてください。
引用元：経済産業省「型の取り扱いに関する覚書（ひな形）」○○用型の取り扱いに関する覚書
〇〇製造業者（以下「甲」という。）と発注者（以下「乙」という。）とは、乙が甲に発注する○○品（以下単に「製品」という。）の製作に必要な型の取り扱いに関し、次のとおり、覚書を締結する。
第１条（型の貸与）
１．型の種別や数等（以下「型の種別等」という。）については、個別にこれを定めるものとし、この場合において、乙は、型の種別等を記載した書面を、甲に交付する。
２．甲は、型を受領したときは、受領書を乙に提出する。
３. 乙の依頼によって、甲のノウハウにより製作した型について、型を乙に返却する場合には、型の生産上の秘密が保持されるとの条件で行うものとし、乙が保管を求めるときは、製品の製作を完了した後、甲乙で取扱について別途協議するものとする。
第２条（使用及び管理）
１．甲は、製品の製作に必要な範囲において、型を使用することができる。
２．甲は、型を自己の財産に対するのと同一の注意をもって管理する。
３．型に対する所有権の表示は、必要に応じ乙が行うものとし、甲はこの表示を毀損してはならない。
第３条（耐用年数、耐用回数、これを超過した型の処置）
１．甲及び乙は、甲が製品の製作に着手する以前において、型の耐用年数または耐用回数を協議の上定めるものとする。
２．甲は、前項の耐用年数、耐用回数を超過した場合、その旨を乙に通知し、その処置について、乙と協議するものとする。
３．甲は、前項の通知の後、１カ月以内に乙からの意思表示のない場合は、型を次のいずれかの区分により、任意に処理することができる。
（１） 型は、乙の費用負担にて、乙に返却するものとする。
（２） 型は、乙の費用負担にて、廃棄処分するものとする。
第４条（保 管）
１．甲は、型を保管する場合には、保管台帳を作成して、保管の状況を明らかにしておかなければならない。
２．前条第１項の耐用年数または耐用回数が超過した後、同条第２項の協議により、甲は型の保管を継続する。
３．甲が型を保管する場合は原則有償とし、保管費用・保管期間・注意義務の程度・廃棄については甲乙別途協議して定める。
第５条（損耗及び滅失）
１．第３条第１項により定めた耐用年数または耐用回数にかかわらず、型が、天災地変もしくは製品の製作による自然消耗等甲の責によらない事由、火災または盗難により、損耗または滅失し、以後の使用が不可能となった場合は、甲は、直ちにその旨を乙に通知するものとする。
２．前項の損耗または滅失による型の損害については、甲は、補償の責を負わないものとする。
３．乙が甲に対し、火災保険料等相当額を支払ったときは、甲は、火災等による型の損害を補填するために、火災保険等契約を締結しなければならない。また、地震保険契約についても同様な手続きとする。
第６条（修理及び改造）
甲は、製品の製作のために、型を修理または改造する必要がある場合は、乙に対し、当該修理または改造に要する費用、期間等を明示して、乙の許可を得なければならない。この場合において、修理または改造に要する費用は、乙の負担とする。
第７条（製作完了後における型の処置）
１．一つの型について、最終発注日から※ 年間、乙から甲に当該型を使用する注文がない場合、当該型を使用する製品の製作は完了し、当該型は遊休化したものとする。
２．製品の製作が完了した場合、甲はその旨を乙に通知し、遊休化した当該型の処置について、乙と協議する。
３．甲は、前項の通知の後、１カ月以内に乙からの意思表示のない場合は、型を次のいずれかの区分により、任意に処理することができる。
（１） 型は、乙の費用負担にて、乙に返却するものとする。
（２） 型は、乙の費用負担にて、廃棄処分するものとする。
４．第１項の規定により型が遊休化した後、第２項の協議により、甲は型の保管を継続する。
※ 製品によって期間が異なることから、それぞれの会社で定める。
５．協議に基づき甲が当該型を保管中に、再度当該型を使用する注文があった場合は、型の保管に関する取り扱いと製品の製作単価について、再度甲乙協議するものとする。
第８条（秘密保持）
甲及び乙は、本契約によりまたはこれらに関連して知り得た甲並びに乙の技術、その他業務上の秘密を漏洩しまたは自己若しくは第三者のために利用し、若しくは利用し得る状態においてはならない。本契約の解除後または期間満了後も同様とする。
第９条（有効期間）
本覚書の有効期間は、覚書締結の日から２年間とする。ただし、期間満了の日の三カ月前迄に、甲または乙から、書面による契約終了の申出がないときは、本覚書は、引続き同一条件をもって延長されるものとする。
第１０条（別途協議）
本覚書に、定めのない事項または契約条項の解釈に疑義を生じた事項については、当事者は、信義誠実を旨として、別途協議して解決を図るものとする。
（附 則）
本覚書締結以前の型の取り扱いについては、本覚書を適用するものとする。
以上、本覚書締結の証として、本書２通を作成し、当事者記名捺印のうえ、各自その１通を保有する。
平成 年 月 日
甲 所在地
会社名
代表者名
乙 所在地
会社名
代表者名
覚書と電子契約の相性が良い理由
ペーパーレス化、DXが進む現代社会とはいえ、正式な契約書を利用しての契約締結は、いまだ対面で押印を行うといった厳格さを求める場面が多いのも現実です。しかし、覚書ならば担当者レベルで取り扱えることは多々あります。そこでおすすめしたいのが、覚書の電子化です。電子契約サービスを使って覚書を作成すれば、印刷、署名、捺印、郵送などの手間を省くことが可能です。また、課税文書に該当する内容の覚書であっても、電子契約であれば印紙税は必要ありません。
電子印鑑GMOサインは、覚書はもちろん、各種契約書から請求書、見積書といった営業系文書、さらに労働通知書や採用通知書など人事系文書まであらゆる文書の電子署名・電子契約が可能な電子契約サービスです。社内で電子契約導入の社内稟議にかけるためのサポートもしっかりと行いますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
＼ 今ならお試しフリープラン申し込みできます ／
まとめ
覚書は契約書の一種であり、法的効力の面で違いはありません。ただし、商慣習上、契約書を補完する際に用いられることが多く、契約書よりも取り扱いやすいという特徴があるため、業務をスムーズに進める際に適宜利用すると良いでしょう。
