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社会全体でデジタル化が進み、会計処理もパソコン等で行うことが一般的になっています。そこで、帳簿書類等の電子保存を認めるとしたのが「電子帳簿保存法」です。施行当初は制約が多く、使い勝手が悪かったのですが、法改正を重ねて徐々に要件が緩和され、企業における電子保存導入のメリットも見えてきました。
2022年1月にも改正法が施行されますが、度重なる法改正により「今従うべきルールがわからない」と混乱している方もいるのではないでしょうか。
そこで、本記事では2022年1月の改正に関するポイントをまとめました。
まずは電子帳簿保存法について要点をまとめます。
電子帳簿保存法は、「国税関係の帳簿の保存義務者が、（紙に代わって）電磁的記録の備え付け・保存をもって（法令の要求する）備え付け・保存義務を果たせるようにした法律」です。
そもそも、国税関係の帳簿は、紙で保存する義務がありました。しかし、様々な書類をデジタルで作成するようになった現代において、いちいち書面で残さなければならないというのは非常に手間がかかります。
ペーパーレスの流れにも逆らうものであり、業務効率の観点からも好ましくありません。そこで、一定要件を満たせば、事業者に対して、電子データでの保存をもって帳簿等の保存義務を果たすことを認める法律が設けられたのです。
同法では保存の形態を以下の3つに分けて考えていますので、後述する改正内容もこれに沿って紹介していきます。
（１）電子帳簿等保存：データとして作成された書類をデータのまま保存
（例：メールで送られてきたPDFの請求書を会社のサーバーに保管する）
（２）スキャナ保存：紙で受領・作成した書類を画像として保存
（例：スマートフォンのカメラで撮影したレシートを指定のフォルダに保管する）
（３）電子取引：電子的に受け取った情報をデータで保存
（例：取引や取引に必要な情報をすべてオンライン上のシステムでやりとりし、取引を完結させる）
なお、電子帳簿保存法の詳細に関しては、以下の記事をご参照ください。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方におすすめ！
平成10年（1998年）の電子帳簿保存法施行により、必ずしも書面である必要はなくなりましたが、企業にとって「一定の要件」を満たすハードルが非常に高く、また、25年前は気軽に電子保存が行える状況にはありませんでした。
その後、以下のように法改正が続き、少しずつ電子保存の要件が緩和されていきました。
1. 平成17年（2005年）
「スキャナ保存」制度の開始。ただし、対象は記載金額3万円未満の書類に限られ、電子署名が必要。
2. 平成27年（2015年）
金額基準が撤廃され、スキャナ保存の対象が広がる。電子署名が不要に。ただし、適正事務処理要件が追加された。
3. 平成28年（2016年）
デジタルカメラやスマートフォンでのスキャンも認められる。
4. 令和元年（2019年）
スキャナ保存の対象書類がさらに拡大。承認申請書の提出期限の特例を創設。
5. 令和2年（2020年）
一定要件の下、タイムスタンプが不要に。電子取引の要件を緩和。
そして、令和4年（2022年）1月にも改正法が施行されます。
まずは「電子帳簿等保存」に関する改正内容から紹介します。
ポイントは、事前に税務署長の承認を得る必要がなくなったこと、申告漏れに対する加算税の負担が軽減されたこと、保存要件緩和、の3つです。それぞれ詳しく見ていきましょう。
これまで帳簿を電子保存するには事前に税務署長の承認を受けなければなりませんでした。しかし、事務的負担がかかります。
そこで、この制度は撤廃。令和4年1月1日以降に備え付けを始める国税関係帳簿・書類に改正法が適用され、事前承認を得る必要はなくなります。
所定の要件を満たせば、帳簿の内容について申告漏れがあった場合に課される過少申告加算税が「5%軽減」される措置が整備されました。
所定の要件とは、以下の通りです。
①「優良な電子帳簿」の要件を満たして電磁的記録による備え付け・保存をしていること
②同措置の適用を受けるための届出をしていること
（承認を受ける必要はなく、届出で足りるようになりました）
③申告漏れに関して隠蔽・仮装の事実がないこと
なお、「優良な電子帳簿」とされるには、
①内容に変更があった場合に、その変更がシステム上で確認できること
②関連帳簿との関連性が確認できること
③書類が容易に検索できること
といった要件を満たさなければなりませんが、これらは以前より常に満たすべき要件とされていたものです。
改正後は、電子帳簿の保存要件が緩和され、以下の3つを満たしていれば電子保存が可能となります。
①システム関係書類（仕様書や操作説明書・マニュアルなど）を備え付けること
②すぐに画面上での表示、書面としての出力ができる環境を整えること
③税務職員に求められたとき、データをダウンロードできるようにしておくこと
いずれも特段難しいことではありません。確認したいときにすぐに見られるようにしておきましょう。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
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続いて、これまでも多く改正がなされてきたスキャナ保存に関する改正内容です。
ポイントは保存のハードルが下がったこと、不正発覚時のペナルティが強化されたことにあります。
スキャナ保存に関しても、あらかじめ税務署長の承認を得る必要がなくなります。
令和4年1月1日以降の保存に適用されるという点に注意しましょう。
タイムスタンプは電子データの作成日時を証明するもので、スキャナ保存にはこの付与が必要ですが、改正後は、データの変更等が履歴として残るシステムであればタイムスタンプの付与が不要となります。
仮に付与が必要なケースでも、付与期間が最長約2カ月と大幅に伸長されます。従前は3日以内のタイムスタンプを要求されていましたから、作業負担の軽減が期待できます。
また、取引年月日・取引金額・取引先から検索ができて、税務職員の求めに応じてデータをダウンロードできるようにしておけば、それ以上の検索要件を満たす必要がなくなります。例えば、金額の範囲指定やその他の条件を組み合わせて絞り込み検索ができるようにしておくといったことは不要になるのです。
これまでは「適正事務処理要件」として、社内での相互牽制や定期チェックを行う体制を整えなければなりませんでしたが、改正後はこれが廃止されることになりました。
上述の通り各種要件は緩和され、改正後は企業がより容易に電子保存を進められるようになります。しかし、要件緩和は不正を誘発するおそれもあるため、ペナルティの強化も同時に行われます。
具体的には、不正があった場合の重加算税が10%上乗せされるという措置です。税務調査で隠蔽や仮装などの事実が発覚すると、追徴課税として35%の重加算税が課されますが、これが45%にまで増えることになるのです。
3つ目は、電子的に受け取った情報をデータで保存する「電子取引」に関する改正についてです。
ポイントは、要件緩和に加えて、スキャナ保存と同様に重加算税の仕組みが新たに設けられた点にあります。
タイムスタンプ要件に関して、スキャナ保存と同様、法改正により付与期間が伸長され、検索要件も緩和されます。
また、電子取引に関する独自の改正として、「小規模な事業者」であれば、税務職員の求めに応じてデータをダウンロードできるようにしておくことで、一切の検索要件が不要となります。
なお、「小規模な事業者」とは、1年間の売上が1,000万円以下の事業者のことです。
要件が緩和された一方で、これまで認められていた「紙への出力による保存」ができなくなります。そのため、電子取引の情報は、基本的にデータそのままの形で残すことになります。
なお、この措置が廃止されるのは所得税と法人税に関する部分であり、消費税に関しては書面出力による保存がこれまで通り認められます。ただ、企業の会計処理で考えたとき、税法ごとに電子取引の保存方法を分ける運用は非現実的であり、電子保存を行う場合は電子保存に一本化する必要がありそうです。
※ただ、電子データによる保存が2022年1月までに対応が間に合わないといった事情もあり、2023年12月末まで「電子取引について、本来保存するべき電子データを書面に出力して保存することを認める猶予」が認められました。
電磁的記録の保存をするための準備が整わないなど、やむを得ない事情がある場合に2年の猶予ができて、書面出力による保存が引き続き可能になっています。ただ、いずれは電子データでの保管・管理が必須となりますので、早めに実施できるように電子化の整備を進めるのが良いでしょう。
スキャナ保存と同様、改正により、隠微や仮装の事実があった場合は重加算税を加重するという措置が新たに整備されました。
意図的に不正を働くことは大きなリスクにもなりますので、仮装や隠蔽行為は避けなければいけません。
電子帳簿保存法は改正を重ねて要件の緩和が進み、徐々に企業の負担が軽減されてきました。将来的には、電子契約なども含めた取引に関する書類がこれまで以上に電磁的記録として作成され、保存する機会も増えてくるでしょう。
しかし、法律に応じた適切な取り扱いはこれまで通り必要ですし、さらに頻繁に施行される改正法にも対応していかなければなりません。重要なのは法改正に対応し、常に最新かつ適法な状態を維持できる適切なサービスを柔軟に取り入れて活用していくことでしょう。今後も「GMOサインブログ」は、法改正に関する記事を掲載していく予定です。ご期待ください。
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