電子承認とは？ペーパーレス時代のメリットと注意点

リモートワークやペーパーレス化の推進に伴い、電子承認は契約業務における時間とコストの削減を実現するソリューションとして、注目が高まっています。

それでは電子承認とはどのようなものなのでしょうか。ここでは電子承認の基本と、電子承認システム導入のメリット、注意点を解決方法とともに説明します。

電子承認の基礎知識

これまで承認を行う場合は、まず申請書を作成し捺印、決裁者が確認して捺印するといったフローが必要でした。電子承認とは、こうした印鑑やサインによる承認を電子文書で行うことを言います。

紙の契約書と電子契約の違い

電子文書に電子印鑑を押印して承認する場合、通常の印鑑や手書きのサインと違い、誰が承認したのかを証明できるような仕組みを利用する必要があります。また、電子文書が改ざんされていないことも証明できなくてはいけません。ここでは電子印鑑の本人性の証明と、非改ざん性を証明する方法を説明します。

電子印鑑の「本人性の証明」と「非改ざん性証明」

電子印鑑は、印影を模したもの、実際の印影を使った画像なので、簡単に押印ができます。しかし、これは第三者が容易に偽造、改ざんできるということに他なりません。このため、電子印鑑には本人性の証明が必須となります。

また、本人性の証明と同じく重要なのが改ざん対策です。電子承認、電子契約で行われる契約は法的効力を持つため、書類の非改ざん性を証明する必要があります。

電子署名による本人性の証明

電子契約において本人性を証明するためには電子署名が有効です。それには複雑な仕組みが必要となりますが、その分、偽造が難しく、高いセキュリティを保つことができます。

電子署名とは、第三者機関である電子認証局に発行してもらった電子証明書によって署名者が本人であることが証明されます。そのため書類の受信側は、契約者本人が正しく電子署名を行ったことを確認できます。

電子証明書は実際の印鑑における「印鑑証明」のデジタル版にあたるもので、信頼性が高く、セキュリティの高い電子承認には必須とも言えるものです。

承認URLによる本人性の証明

承認してもらいたい書類を送付する際、承認専用のURLをメールで相手に送ることにより本人性を担保する方法もあります。この場合、書類を確認し承認できるのは専用URLを送られた人間に限られるため、本人性を確認する必要がありません。こうした方法を「メール認証」と呼びます。

しかし、承認専用のURLを第三者がなんらかの方法で手に入れることによる、なりすましのリスクもあります。

非改ざん性の証明

作成した書類のタイムスタンプを使って、非改ざん性を証明します。この場合、パソコンで確認できるファイルのタイムスタンプではなく、時刻認証局によって作成日時を取得、これを暗号化します。

このタイムスタンプは作成日時を正確に記録できるため、もしファイルが編集された場合、作成日時が一致しなくなり、改ざんされたことが判明します。

電子承認システムの導入

電子承認を行う場合、前述のように本人性や非改ざん性を証明できなければ、悪用や改ざんのリスクを伴います。しかし、必要な機能を自社で独自に開発、運用するには、大きなコストと時間が必要です。

このため、現在、多くの企業が導入を進めているのが「電子承認システム」です。電子承認システムはすでに高いセキュリティ性能が備え付けられているうえ、電子証明書などの機能が利用できるため、自社で開発、運用する必要がありません。

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電子承認システム導入によるメリット

電子承認システムの導入をする際には、電子承認における本人性、非改ざん性の担保が必須であることは分かりました。それではこうしたワークフローシステムには、他にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは電子承認システムによる3つのメリットを紹介します。

承認スピードの向上

これまで紙の書類で行っていたやり取りには、数日～長いときには数週間が必要でした。WordやExcelなどで書類を作成して印刷、場合により製本などを行い、これに署名・捺印し、相手に郵送。受け取った相手はその書類を確認し、署名・捺印を経て郵送で一部送り返すといった具合です。

しかし、電子承認システムを利用すると、この時間を短くすることができます。例えば、書類を作成し、システム上で押印・送信すれば相手にリアルタイムで届き、受け取った側もすぐに押印し承認といった、スピーディーなやり取りが可能です。

印刷コストの削減

電子承認システムでは、これまで印刷していた請求書などの各種書類を、PDFでなどで管理、運用するようになります。このため、複合機などにかかっていた印刷コストが削減できます。もちろん、郵送コストの削減も実現できます。

書類保管スペースの削減

従来、取り交わした契約書などは紙の書類として保管していたため、オフィス内に書類保管のスペースが必要でした。しかし、すべてを電子文書で完結できる電子承認システムを利用した場合、書類はデータとしてクラウド上に保管されるため、書類の保管スペースは不要です。

電子承認システム導入時の注意点

メリットの多い電子承認システムですが、導入にはどのような注意点があるのでしょうか。ここでは、導入時に気をつけたいポイントを解決策とともに2つ紹介します。

導入時にコストがかかる

電子承認システムでは、電子証明書の発行や承認作業に必要なシステムなどを、すべて利用することが可能です。そのため、自社で独自にシステムを開発するのに比べてコストが抑えられますが、それでも導入時とランニング費用は発生します。

しかし、導入コストやランニングコストを抑えられるサービスもあります。それが「電子印鑑GMOサイン」です。「電子印鑑GMOサイン」は電子承認・契約に必要な機能を網羅したクラウドサービスで、初期費用はなく、ランニングコストも低価格なことが特徴です。利用するサービスによっては月額が無料のものもあり、電子承認を試してみたい場合や、業務に少しずつ取り入れていきたいといった企業にも、最適なサービスです。

電子契約サービスの導入にかかる費用が気になる方は以下のページをご覧ください。電子印鑑GMOサインの利用料金をわかりやすくまとめています。

▶参照：料金プラン

すべての契約には使用できない

電子承認システムを利用し、いざ社内の書類をすべて電子化しようと考えていても、なかなか進まない場合があります。それは取引先の存在です。いくら自社にシステムを導入し、ペーパーレス化を進めたとしても、取引先が紙の書類に押印した請求書や契約書しか認めない場合があります。

取引先に電子化を勧めるのもよいですが、強制はできません。このようなときは、取引先ごとに紙の書類、電子承認と、対応を分ける必要があります。

▷関連記事：電子署名が利用可能な文書一覧

電子契約サービスと電子承認の関係性に注意する

電子承認を行うには秘密鍵というものを用意しなければいけません。秘密鍵を自分と相手がそれぞれ用意してそれを各自がICカードないしはサーバー上に保存する「当事者型」と、秘密鍵をサービス提供者が用意して保管する「立会人型」の2種類があります。

前者は秘密鍵を当事者同士が用意しなければなりませんが、後者はそれが不要となります。

採用しようとしている電子承認および電子契約サービスがどちらの方式なのかを調べておく必要があります。

▷関連記事：電子契約のメリット・デメリットとは？導入を成功させるポイント

まとめ：クラウドサービスで電子承認のメリットを活かそう

企業が電子承認システムを導入すると多くのメリットがありますが、本人性を担保するために必要な技術を独自に開発、運用することはとても難しいことです。また、既存の電子承認システムを導入するとなると、コスト面が障壁となります。

しかし、これらの課題は「電子印鑑GMOサイン」を活用すれば解決することができます。GMOサインでは立会人型と当事者型、2種類の電子署名を使い分けることができます。

▶参考：電子契約とは？【電子印鑑GMOサイン】

電子承認に必要な機能を備えたこのクラウドサービスは、初期費用がなく、毎月のランニングコストも低く抑えられています。電子承認を安全かつ低コストで導入するなら、「電子印鑑GMOサイン」の導入を検討してみてください。

「電子印鑑GMOサイン」は、電子サインと電子署名、2つの署名タイプが使えるので、あらゆるビジネスにおける契約業務の課題を解決いたします。以下動画でもご紹介していますので、ぜひご覧ください。