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無料で電子署名を行う方法 メリットと注意点、有料ツールの利点は?

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紙の契約書で契約を締結する場合、本人がそれに記載されている内容に合意した証として記名押印または署名を行います。

電子データの契約書を用いて契約を締結する場合、プリントアウトしなければ署名することができません。そこで、「電子署名」というものを使います。

今回は電子署名が行えるツールを無料で利用する方法やメリット、注意点についてご説明します。ぜひ、この記事を参考にして活用してみましょう。

目次

電子署名とは?

電子署名とは、その電子データや電子文書が正式なものであり、かつ改ざんされていないことを証明するものです。

書面の契約書では、一般的に記名押印もしくは署名があればその文書が正しく成立したものであると認められます。これと同じように電子署名は、いわばパソコンやスマホなどの端末上で行う記名押印や署名と言えるシステムです。

例えば、WordやExcel、PDFなどで作成した契約書にただ自分の氏名を書いて保存したところで、後から簡単に書き換えることができてしまいます。そこで、データに電子署名を付与することで、その文書の本人性や非改ざん性を証明することができるようになるのです。

電子署名の仕組み

動画で解説もしています!


電子署名を無料で行う方法

電子署名は無料で使うことができるものがあります。

初めて電子データの契約書を作成される方、まだ電子契約システムを使っていない方は、「Adobe AcrobatやAcrobat Readerを利用する」「無料ツール、アプリ、フリーソフトを利用する」「電子契約サービスのフリープランを利用する」という方法で電子署名をするのも手です。

それぞれ 詳しく見ていきましょう。

Adobe AcrobatやAcrobat Readerを利用する

Adobe AcrobatとはAdobe社が出しているPDFファイルを作成・編集・加工・管理することができるソフトウェアです。

月額1,980円の有料ソフトウェアですが、7日間の無料体験版であれば無料で電子印鑑機能を使うことができます。また、すでにAdobe Acrobatを利用されている方であれば追加料金は不要です。

Acrobat Readerも同様にAdobe社の製品で、PDFファイルを閲覧と印刷に特化した無償のソフトウェアです。電子署名機能も備え付けられているので、Acrobat Readerを使えば無料で電子署名を付与することが可能です。

無料ツール、アプリ、フリーソフトを利用する

AcrobatやAcrobat Reader以外にも電子ファイルに電子署名を付与できる無料ツールやソフトウェア、あるいはスマホアプリが多数あります。「電子署名 フリーウェア」「電子署名 無料ソフト」などのキーワードで検索するとたくさん出てきますので、ご自身のニーズに合っていて、かつ使いやすそうなものを選びましょう。

たとえば株式会社ベクターが提供する「みんなの電子署名」は完全無料で電子署名が利用できます(ただし、文書の保管料金が必要となります)

e-signは電子署名が普及しているエストニアで生まれた電子契約サービスです。デジタルIDアプリを使ったログインとブロックチェーンを応用した技術で高い本人性を確保することができます。

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電子契約サービスのフリープランを利用する

電子契約サービスのなかには、有料プランと無料プランの両方を用意しているサービスもあります。電子印鑑GMOサインの「お試しフリープラン」もそのひとつです。電子契約サービスの無料プランのベースは有料プランなので使いやすく、機能も充実しています。本格的に電子契約の導入を考えられている方、高いセキュリティやコンプライアンスに対応したい方には、電子契約サービスの無料版を試してみることをおすすめします。

電子契約ツールを無料で利用し電子署名するメリット

電子契約ツールを無料で利用することで、以下のようなメリットが得られます。特にこれまで書面の契約書で契約を締結されてきた方にとっては利点が大きいので、まずは電子契約ツールを無料で利用し電子署名を行ってみることをおすすめします。

コストを削減できる

まずは、なんといってもコストを抑えられる点です。有料の電子署名サービスを使った場合、初期費用や月々の利用料が必要となります。契約を交わす機会が少ない場合は、無料プラン内で収まることもあるでしょう。

また、現在、書面契約書で契約を締結されている場合は、特にコスト削減効果が大きくなります。契約書の作成には人件費や紙代、インク代、印紙代(数千円単位でかかることも)、郵送代など、意外と多くの経費がかかっています。

電子契約に切り替えて無料の電子署名を利用することで、これらのコストが削減可能です。また、電子化した場合は契約書の作成や印刷、封入、郵送、保管、管理といった手間も省くことができるため、業務効率の改善にもつながります。

使い勝手を気軽に試せる

なお、無料のサービスを使用することで、自社にあったものを見つけることができます。有料サービスを導入したとしても、それが自社に合っているかどうかはわかりません。
せっかくお金を払って導入したとしても、「使いにくい」「必要な機能がない」といった理由で使わなくなってしまったらもったいないです。
無料のツールやソフト、アプリを使えば、仮に合わないことがわかって止めたとしても無駄な出費は発生しません。

先ほどもご説明した通り、有料の電子契約サービスを使うにしても、まずは無料プランで試してみることで、使い勝手や自社との相性を知ることができます。
一定期間検証した上で無料プランから有料プランに移行するか、他の電子契約サービスの無料プランで再度試してみるというフローであれば無駄がありません。

電子契約ツールや電子署名ツールを無料で利用するする際の注意点

無料の電子契約ツール/電子署名ツールを利用すればさまざまなメリットが得られる一方で、デメリットもあります。ここからは注意点について見ていきましょう。

対応していないファイル形式がある

まず、無料の電子署名ソフトやアプリは、特定のファイル形式にしか対応していない場合がある点です。導入する際にはどのようなファイル形式に対応しているのか、していないのかを確認することが大切です。

機能が限られる

また、無料のツールやソフト、アプリは機能が限定的であるものがある点もデメリットといえるでしょう。
電子印鑑GMOサイン」の有料プランでは電子署名を付与する際には第三者機関が発行する電子証明書を利用できる機能が備わっています。

その電子署名が本人のものであるということを電子認証局という第三者機関が証明するものです。
電子署名が電子版の印鑑とするならば、電子証明書は印鑑登録証明書の電子版といえます。無料プランを利用する場合は使いたい機能が無料プラン内にあるか、事前に確認しましょう。

電子契約可能な件数に制限がある

さらに、無料で電子契約できる回数が制限されることもあります。むしろ、電子契約サービスの無料プランでは、月の契約締結件数に制限が設けられているケースが一般的です。
例えば月に1~数件契約を締結するだけであれば無料版でも問題ないかもしれません。
しかし、何十件、何百件と契約を締結する機会があるのであれば、電子契約サービスの無料プランや無料ツールでは対応できない可能性があります。

タイムスタンプに対応していないことがある

無料の電子署名ツールやソフトウェアの中には、本人確認の仕組みがあいまいであったり、タイムスタンプに対応していないものもあります。
その場合、本人性や非改ざん性を証明することが難しくなってしまいます。無料のものを使う場合であっても、本人確認の仕組みやタイプスタンプの機能があるものを選びましょう。

セキュリティ対策がなされていない恐れがある

なお、無料のツールやアプリはセキュリティ性能が万全でない可能性があります。
また、そのソフトウェアやアプリにウイルスが仕組まれていて、インストールしたら文書やパソコン内の個人情報が漏洩する恐れもあります。
無料ツールを使用する場合は、セキュリティ対策を万全にしましょう。

有料の電子契約ツールを利用し電子署名した方が良いケース

場合によっては、有料の電子契約ツールを使った方がいいケースもあります。
特に、以下に該当するのであれば、有料プランも検討してみることをおすすめします。

コンプライアンスを強化したい場合

前述の通り、無料ツールやソフトウェア、アプリはセキュリティが脆弱であったり、電子証明書やタイムスタンプの付与に対応していなかったりするケースもあります。
セキュリティ対策が不十分だと情報漏洩や改ざんのリスクがあるかもしれません。電子証明書やタイムスタンプに対応していないと契約書の証拠力が低下してしまいます。

特に、近年ではコンプライアンスの遵守が顧客や取引先から厳しく求められる傾向があります。
また、何よりも事故が発生すれば信用が失われ、顧客や取引先に損害を与えてしまうという事態にもなりかねません。

コンプライアンスを強化したい、トラブルが発生するリスクを防ぎたいということであれば、せめて、セキュリティ対策がなされていて、電子証明書やタイムスタンプに対応している電子契約サービスの無料プランを利用した方が安心です。

多くの書類に電子署名したい場合

先ほどもご説明した通り、契約を締結する頻度が低ければ、電子契約サービスの無料プランで事足りるかもしれません。
有料ツールを導入することで、かえって初期費用や利用料が無駄になってしまうケースもあります。
しかし、多くの契約を締結しなければいけない、あるいは契約書の他にも文書をやりとりする場合は、有料の電子契約サービスを導入してもよいかもしれません。

サービスの無料版や無料で使えるツールと比較すると、制約が少なく、さまざまな機能を使うことができ、契約に伴う業務の効率化にもつながります。
コストはかかりますが、書面で契約を締結していたときよりは支出や時間コストを抑えられる可能性があります。

とはいえ、有料の電子契約サービスであっても使い勝手や機能などの面で自社に合う、合わないがありますので、導入前に無料プランで試してみることが大切です。

まずは電子契約ツールを使ってみよう

今回は電子署名を無料で利用する方法についてご紹介しました。
実際にご自身で使ってみることで、電子署名や電子契約がどのようなものかがわかってくるはずです。
また、世の中には有料・無料問わずさまざまな電子契約サービスが存在し、初めからご自身あるいは自社に合ったものを選ぶのは難しいといわざるを得ません。

また、現在書面の契約書で契約を締結されている場合は、電子契約に移行することで、大きなコスト削減や業務効率改善効果が期待できます。契約業務から自社の業務を見直してみませんか。

電子印鑑GMOサイン」は、導入企業260万社以上の実績があり、タイムスタンプや電子証明書の付与もできます。
電子帳簿保存法といった各種法令にも対応しており、証拠力の面でも安心です。最高レベルのセキュリティ対策で、情報漏洩やなりすまし、改ざんといった事故のリスクも抑えられます。

有料の「契約印&実印プラン」に加えて、無料の「お試しフリープラン」もご用意していますので、使い勝手や機能を確かめた上で導入いただけます。

電子契約を導入したい、DXやペーパーレス化を推進したい、まずは無料で使ってみたいという方は、ぜひ「電子印鑑GMOサイン」の利用を検討してみてください。

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
電子署名/電子サイン/電子印鑑(デジタルハンコ)/脱印鑑(脱ハンコ)/電子文書/電子証明書/電子帳簿保存法など、電子契約にまつわる様々なお役立ち情報をお届けします。

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