締結した契約書に、契約書作成時点では気が付かなかった間違いを見つけた場合、内容を訂正しなくてはなりません。書類の訂正と言えば「訂正印」を思い浮かべる方も多いと思いますが、正しい訂正方法はご存知でしょうか。
ここでは契約書の訂正方法4つを紹介するとともに、訂正印の正しい使い方や、電子契約での訂正方法について、解説します。
契約書を訂正する主な方法
契約書に明記した文章などに誤記が見つかり、その内容を訂正したい場合にはどのような方法があるのでしょうか。もちろん修正テープなどで消して書き直す、などというのは誤りです。
ここでは契約書を訂正する正しい方法を4つ紹介します。
契約書を再作成する
契約書の内容を訂正する基本的な方法が、契約書の作り直しです。新たに作成した契約書に、契約当事者双方が改めて署名や押印を行います。この場合、誤記のある古い契約書と新たな契約書の2通が存在すると、混乱を招く恐れがあるため古い契約書は破棄します。当事者全員がきちんと破棄したか、確認できると安心です。
なお、収入印紙を貼付しなければならない場合、新たに作成した契約書にも貼付が必要であることを忘れないようにしましょう。
訂正印を押して修正する
修正したい部分に訂正印を押し、訂正内容を記載する方法です。詳細な方法は後述しますが、訂正内容が誤字脱字の場合や、訂正箇所が少ない場合に便利な方法です。
訂正箇所について覚書を作成する
訂正内容が契約内容にとって重要な事項、例えば金額や契約期間を変更したい場合には変更点を契約書とは別の文書に取りまとめて合意した、覚書という契約書の一種を作成します。もちろん、この方法で誤字脱字の訂正も可能です。
元の契約書の内容に対して「“◯条 ◯◯◯◯”の内容を“△△△△”に変更する」という具合に訂正内容を記載し、契約当事者双方が署名や押印を行います。作成した覚書は元の契約書とともに保管しておきましょう。
覚書の内容に契約金額が含まれる場合、収入印紙の貼付が必要となる場合があるため、作成時には忘れずに確認しましょう。
契約を終了させて訂正後の内容で再締結する
契約締結後、契約内容そのものに致命的な間違いを見つけた場合、締結済の契約をお互いの合意により明示的に終了させ、改めて新たに作成した契約を再び締結することで、トラブルに発展することを避けられます。
訂正印を使用した契約書訂正の手順
それでは訂正印を使った訂正方法について、具体的に解説します。
STEP1：訂正箇所を二重線で消す
訂正する文字に二重線を引きます。ポイントは塗りつぶさず、元の文字が見えるようにすることです。文字を追加したい場合には、追加箇所の上側（縦書きの場合には右側）にVの字を書きます。
STEP2：正しい文字や数字を書き加える
訂正内容を、横書きの場合には訂正箇所の上側に、縦書きの場合には右側に書き加えます。スペースがない場合は下などでも構いません。なお、削除したいときは二重線を引くだけで問題ありません。追加の場合には、Vの字の上に追加したい文字を記入します。
STEP3：訂正した行数や削除・加入した文字数を記載する
欄外のスペースに「○行目、◯字削除、◯字加入」などのように記述します。
STEP4：訂正印を押印する
「STEP3」で記載した訂正内容に重なるように、またはすぐ近くに、契約当事者全員の印鑑を押印します。
契約書の訂正に関してよくある疑問
ここでは契約書の訂正に関するよくある疑問にお答えします。
再訂正は可能？
一度訂正した契約書を再度訂正することも可能です。再訂正のときも最初の訂正と同じように二重線を引くことからはじめ、欄外のスペースに「○行目、◯字削除、◯字加入」と記載して押印します。
何度でも訂正は可能ですが、訂正した内容がきちんとわかるように記載しましょう。
使用する数字の種類は？
「○行目、◯字削除、◯字加入」と記載する場合、◯に入れる数字を漢数字の「一二三」と表記するのは避けましょう。これは線を増やすだけで改ざんできる可能性があるため、例えば数字を改ざんされ、意図しない別の箇所を訂正したことにされかねません。
そこで、改ざんしにくい「壱弐参」のほうを使い、「拾参行目、弐字削除、参字加入」のように書いた方が望ましいです。なお、改ざん防止という観点では算用数字「1、2、3」の使用も控えたほうが良いでしょう。
句読点も字数に含める？
訂正内容に書く「削除」や「加入」の字数には、句読点や記号も含めます。
訂正専用の印鑑「訂正印」は使用していいの？使うハンコは？
契約書の修正には訂正する権限がある者が訂正したことを示すため、契約印として使用した印鑑と同じ印鑑を使う必要があります。訂正専用として売られている、いわゆる「訂正印」は使ってはいけません。また、実印や認印などさまざまなハンコがありますが、必ず契約印として使用した印鑑を使いましょう。
一番手間のかからない訂正方法は？
訂正箇所が少ないのであれば、訂正印を使うとよいでしょう。しかし、一番手間のかからない方法とは、訂正しないことです。契約書の作成時点でしっかりと文章や内容を確認しておくことが大切です。
捨印を押していれば訂正印はいらない？
契約書の欄外に押す捨印は、相手から訂正印を押して貰わなくても、契約書の内容を訂正できるようにするものです。これは「訂正印を使用した契約書訂正の手順」で解説した「STEP4」の押印を、先に押しているのと同じ意味を持つことになります。
しかし捨印がある場合、契約当事者のどちらかが、一方的に内容を書き換えられてしまうおそれがあります。このため、相手から捨印を求められても、安易に押すことは避け、意図を確認するようにしましょう。
電子契約における訂正時の注意点
紙の契約書では契約書の訂正が可能ですが、電子契約の場合、訂正印を押す方法では訂正できません。また、改ざんを防ぐため、契約書の電子ファイルの内容を書き換えるといったことも出来ません。このため、契約書を改めて作成して再締結するか、変更点についての覚書の作成による訂正となりますが、原本はそのままにし、変更点についての覚書を作成するのが一般的です。
覚書にはもちろん契約当事者双方の押印が必要ですが、電子契約システム電子印鑑GMOサインを利用することで、迅速な契約書の訂正が実現できます。
電子契約では覚書を迅速に締結
契約書の訂正方法のうち、訂正印を使う場合には、契約印と同じものを使う必要があることに注意しましょう。
一方で電子契約の場合、訂正印による訂正や、電子ファイルそのものを訂正することは出来ません。このため、基本的には覚書を作成し、契約書の内容を訂正することになります。覚書を交わす場合におすすめなのが、電子契約システム電子印鑑GMOサインです。電子印鑑GMOサインでは、クラウド上で押印が可能なため、迅速な契約書や覚書の訂正が可能です。
