電子契約を学ぶ

2021年9月9日

【電子契約未導入の企業向け】相手先から電子契約締結を依頼された場合の対処法まとめ

電子契約について、リモートワークなどの影響もあり少しずつ普及が進んでいますが「取引先から電子契約の締結を依頼されたけど、自社では電子契約をしたことがないからどうすれば?」といった不安や懸念点もあります。

  • 電子契約の導入を進める上でのポイント
  • 依頼された電子契約サービスの安全性など確認するべきこと
  • どうしても社内で電子契約が認められない場合は?

など、電子契約未導入の企業さま向けに、相手先から電子契約を依頼された場合の対処など一通り解説いたします。

電子契約導入に向けての確認

電子契約の導入にあたり、まずは法律や社内規定などの問題をクリアできているかどうかの確認が重要です。法律的に電子契約・電子化での契約締結が認められていない文書もありますので、優先的にチェックしておきましょう。

法律上電子契約が可能な書面であるかどうか

電子契約については以下の法律と関連があり、よく利用されている業務委託契約書や秘密保持契約書(NDA)のほか、受発注書や申込書など一般的な契約書面でも電子化が可能です。

  • 電子署名法|通常の署名・押印と同等の法的効力が電子署名に認められる
  • IT書面一括法|書面(紙媒体)に代わり、電子メールなどの情報通信技術よって届出が可能
  • e-文章法|保管が義務づけられている文書において、電子化でのファイル保存が認められる
  • 電子帳簿保存法|国税関係の帳簿類など全部・または一部で電子データの保存が可能

▷参考:電子契約サービスが使える書類・使えない書類を解説

ただ、不動産関連の契約類型の一部など、法律上では紙媒体での書面保管が必須なケースもありますので、まずは自社の業界に関連した法令を確認しておくといいですね。

契約内容の重要度・法的リスクを考慮

また、契約書の電子化では契約内容の重要度に応じて検討するのも現実的です。

たとえば、相手先から電子契約を依頼された場合、高額の売買契約書などリスクの高い内容であったり、慎重な稟議が必要なケースではすぐに電子化するのではなく、相手先の信頼性などもしっかり確認しておくといいでしょう。

ある程度取引実績のある企業であれば電子化に応じて、初回契約の企業だと最初は念のため紙の原本を保管するなど、一定の基準で判断するのが確実です。

社内規定を変更する必要性があるかどうか

法律面や契約リスクの大小以外にも、電子化では社内規定の順守も重要です。

従来の紙契約から電子契約にした場合、紙原本の保管など社内ルールに反することがある場合にはどうすればいいか、また社内規定をどのような手順で変更するかを事前確認しておきましょう。

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電子契約における2種類の署名タイプを確認

電子契約の導入で知っておくべきことで、電子署名の種類があります。

詳しくは以下でまとめていますが、メール認証の事業者型署名では電子契約の事前準備が不要で、メール受信で簡単に押印できるメリットがありますね。

メール認証(事業者型署名)は導入が容易

電子契約サービスの中で一般的なのが事業者型署名で、以下のような手順で電子署名が可能です。

  1. 電子契約サービスを通して、契約書をアップロード
  2. メールアドレス宛に、署名する契約書への専用URLが送られる
  3. メールからアクセスして、書面に電子署名をして締結

メールによる認証で、受け手側(署名をする側)はメールアドレスを事前に共有しておくだけですぐに署名対応ができます

そのため、事業者型署名では手軽な導入・対応が可能ですが、企業によっては個人(または代表者)のメールアドレス開示が難しいというケースもありますので、個人情報となるメールアドレスの共有が可能かどうかの確認も必要でしょう。

▷参考:2種類の署名タイプ|本人性の担保について

電子証明書での認証(当事者型署名)は費用・手間があり

また、事例数としては少ないですが相手先から電子証明書を利用した電子署名(当事者型署名)を依頼されるパターンもあります。

当事者型署名は、より証拠力・法的効力の高い電子署名で、取引金額の高い建設業・不動産業などの契約書面で活用されます。また、監査法人など契約相手からの要望で電子証明書を利用した署名が必須になることもあります。

ただ、当事者型の署名では署名側にて有料の電子証明書を発行する負担や、自社と相手側で同じ電子契約システムを使う必要などの手間もありますので、手軽には導入できない仕様です。

そのため、相手先から当事者型での署名を要求された場合や、自社側にてより本人性の確保が重要視される契約であることなど、特定のケースで必要可否について検討する際にはメール認証(事業者型署名)の採用もあわせて考えるといいでしょう。

GMOサインは2種類の署名(ハイブリッド署名)を活用!

依頼された電子契約サービスの安全性・利便性も要確認

相手先から依頼された電子契約サービスについて、よく知られている有名なサービスもあれば、あまり知られていない海外企業による運営といった場合もあります。

「よく聞く大手企業による電子契約サービス=安心」といった信頼から選ばれることもありますので、電子契約では安全性や利便性も大事ですので、導入検討時にはチェックしておきましょう。

認定タイプスタンプの有無について

署名対象となる電子書面では、特定の時間にその文書が存在していたこと(存在証明)や、特定の時間以降に文書内容が改ざんされていないこと(非改ざん証明)の客観的な記録が重要となります。

その役割を担うのが認定タイムスタンプで、簡単に言うと文書作成時刻の記録です。時刻認証局(TSA)による第三者からの保証により、電子契約書面において作成した時刻や非改ざんの証明が可能となります。

認定タイムスタンプについて、外資系の電子契約サービスなど搭載されていないものもありますので、導入前には認定タイムスタンプの有無を確認しておくといいですね。

▷参考:電子印鑑GMOサインのタイムスタンプ・長期署名対応について

パソコンだけでなくスマホで簡単に署名・締結

電子署名ではパソコンでの対応がイメージしやすいですが、業種・職種によってはパソコンが使えない職場にて署名対応をするケースも考えられます。

電子印鑑GMOサインでも2020年5月よりスマホアプリが利用開始されて、より便利に・場所を問わずいつでも署名対応が可能になりました。電子契約サービスをご利用いただいているお客さまからも、出張先や急ぎの決裁などでスマホを利用した簡単な署名対応の需要が高く、利便性も大事な導入基準になります。

依頼された電子契約サービスの信頼性・実績について

また、相手先が使っている電子契約サービスの信頼性や実績も検討ポイントの一つで、自社の業界内において利用されている割合が高いものや、導入企業数の多いサービスなどの実績から信頼度を判断できます。

未導入の企業さまにとって電子契約に対する不安もあるかもしれませんが、電子契約サービスの導入によって作業数・収入印紙代などのコスト削減に大きく貢献されたというお客さまの声・事例もありますので、自社に近い同業界などの企業さまの活用例なども参考にしてみてはいかがでしょうか。

▷参考:電子印鑑GMOサインの導入実績・事例について

電子契約サービスの導入を進めるためのポイント

相手先からの電子契約締結に応じる場合や、積極的に電子化を進めたい場合におさえておくべきポイントも以下でまとめました。これから電子契約を導入したい企業さま向けのお役立ち資料もありますので、ぜひご参考ください。

取引リスクの少ない一部の書面から電子化に応じる

契約書の電子化では、社内で扱っている全ての書類に適用する必要はなく、段階的な電子契約対応も現実的な方法の一つです。

例として、取引金額が少なかったりルーティンになっている受発注書や訴訟リスクの低い秘密保持契約書など、電子化しやすい書面から優先的に対応するのも手ですね。

社内導入を進める上での説明会を打診

電子契約への移行において、電子化した方が業務効率が改善されるなどの理由を感じ、営業や総務など個人単位ではぜひ導入したいとの意向もある一方で、会社全体での同意が得られず導入が進まないケースも多々あります。

そこで、相手先からの電子契約締結の催促などを一つの機会に、「電子契約に応じるために社内向けの説明会をして欲しい」など、打診をしてみるのも良いでしょう。パソコンの操作に慣れていない方向けの、基本的な操作説明についてはマニュアルのほか、ウェビナーや動画説明資料などの用意があると導入がスムーズに進むでしょう。

GMOサインではウェビナーも定期的に開催!【電子契約の基礎から解説】

電子契約サービスを導入するメリットを社内共有

電子契約サービスの導入促進では、社内のコンセンサス(合意)を得られる上で必要な書類準備が効果的です。

  • 電子契約を導入することでのメリット・効果
  • 電子契約サービスに関する機能紹介資料
  • 社内で電子契約の導入を進める手順・社内稟議資料

などなど、用意しておくことで早期的な電子契約の活用につながります。「電子契約GMOサイン」ではサービス提供だけでなく、企業さまがよりスムーズに導入できるためのお役立ち資料(社内稟議資料)もご提供していますので、ぜひご参考ください。

社内稟議資料のダウンロードはこちら

電子契約がどうしても難しい場合の対処法は?

電子契約締結に応じる方法や準備について一通りご紹介しましたが、企業さまによっては「どうしても電子化の同意が社内で得られなかった...」など、電子契約の移行が難しい状況もあるでしょう。

そこで、電子契約の依頼があった相手先と現実的な対応方法・対策も最後にまとめました。

電子化とあわせて紙での契約対応を依頼してみる

二度手間にはなりますが、電子契約とあわせて紙での契約締結ができると確実です。

社内規定でも原本を紙で保管しておくルールなど、早急な変更が難しい場合には電子契約対応と紙契約の両方をするケースもありますね。

自社では紙の原本を管理|相手側は書類を電子化で管理できる方法も

そのため、相手先から電子契約締結を依頼されても強制ではありませんので、自社側では紙の契約書ベースで対応・原本保管をして、相手先だけで書類の電子化をお願いするパターンも考えられます。

詳しくは、電子印鑑GMOサインの使い方ガイドページにて、「電子契約を断られた場合の対応策」にてご紹介しておりますのでご参考ください。

そのほか、電子印鑑GMOサインでは電子契約を導入している企業さまへのサポートや、「そもそも電子契約って何?」といった基本的な情報の収集でもお役立ちいただける解説ページをご用意しております。

すぐに「弊社ではどうせ電子契約なんて不可能...」と判断する前に、電子契約の基本・法的効果や導入メリットなどご確認いただいた上で検討してみてはいかがでしょうか。無料でご参加いただけますウェビナーより、電子契約の基本的な使い方や応用的な活用などもご紹介いたします!

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