近年、ペーパーレス化を推進する企業が増えています。紙の書類や契約書から、電子契約やデジタルファイルでの保存に切り替えることで、得られるメリットは数多くあります。しかしその一方で、電子契約におけるセキュリティ面が心配になってしまうかもしれません。
電子契約への切り替えによって、どんなリスクを想定しなければならないのでしょうか。リスクを知ることによって、必要な対策を講じることが可能です。
当記事では、電子契約におけるリスクやセキュリティ面の対策方法を検証します。
電子契約とはどんな契約形態なのか？
電子契約のリスクやセキュリティ面の対策方法を考える前に、まず電子契約がどのような契約形態なのかを理解することが大切です。
電子契約といえば、紙ではなくデジタルデータを使っての契約締結をイメージする方も多いでしょう。確かに、およその定義としてはこの考え方で間違いありません。しかし電子契約には、いくつかの種類があります。
電子署名をする当事者型
当事者型の電子契約では、契約締結当事者が電子署名を行う特徴があります。電子署名は、その場ですぐにできるものではありません。事前に認証局へ申請をしたうえで。電子証明書を発行するなど、あらかじめの準備が必要です。
電子証明書の使用で、当事者本人の電子署名であることを確認できるのが、当事者型電子契約の特徴です。
第三者が電子署名をする立会人型
電子契約の中には、プラットフォーム提供事業者が仲介に入り、契約者からの指示を受けて電子署名を付与する立会人型も存在します。電子署名を使う点では、当事者型と共通していますが、契約当事者か第三者か、誰が電子証明をするかという点で大きく異なります。
電子契約には多くのメリットがある
電子契約を導入することで、得られるメリットは数多くあります。
業務の効率化が可能
電子契約では、契約書の印刷や製本、郵送作業がすべて不要となります。これまで作業にかけてきたコストを大幅に削減できる点は、電子契約の大きなメリットといえるでしょう。
特定の契約書がすぐに見つかる
紙の契約書は、キャビネットなどにまとめて保管されることが多いです。分かりやすく分類整理されている企業でも、膨大な量の契約書の中から特定のものを探すには、どうしても時間がかかってしまうでしょう。
しかし電子契約なら、膨大なデータベースの中からでもかんたんに検索が可能です。そのため、短時間で探している契約書を素早く見つけ出すことができます。
テレワークにも対応可能
紙の契約書は、社内に保管されていることが大半です。そのため、テレワークや出張先などからの内容確認は、なかなか難しいでしょう。しかし電子契約なら、契約書はすべてデジタルファイルとして保存されており、アクセス権を持つ人ならどこからでもアクセス可能です。テレワークにも対応しており、関係者全員で契約書の内容を共有できるメリットもあります。
コスト削減の効果
電子契約にすることで、これまでのように契約書を印刷する作業が不要となります。その結果、これまで必要だったインク代や用紙代の節約が可能です。また、郵送代に関しても削減できるでしょう。コスト面において、電子契約は大きなメリットがあります。
具体的にどのぐらいのコスト削減ができるかは、企業の規模や業種によって異なります。しかし規模が大きく契約書の作成件数が多い企業では、年間当たり数百万円単位でのコスト削減も十分に可能です。
コンプライアンス面でもメリットが大
電子契約を適切に導入することで、契約書の改ざんや捏造を未然に防ぐことができます。これは電子署名の付与により、万が一ファイルが改変された場合であっても、改変履歴を照会することが可能なためです。
書類の保管スペースが不要
紙の契約書は、最低でも7年間の保管が法律によって義務付けられています。そのため、契約件数が多い企業では、契約書の保管スペースに膨大な空間が必要となります。
しかし電子契約では、デジタルファイルとして保管するため、これまで必要だったキャビネットスペースなどは必要なくなります。その分、別の目的に活用できる点は、電子契約のメリットです。
電子契約にはリスクもある！
多くのメリットが期待できる電子契約ですが、導入する際には注意すべきリスクもあります。リスク対策をせずに電子契約を導入してしまうと、後から思いがけないトラブルに巻き込まれてしまうかもしれません。電子契約には具体的に、どのようなリスクがあるのでしょうか？
契約の有効性を把握しづらい
電子契約では、デジタルデータとして契約を締結しますが、その際には必ずしも相手と対面で行うわけではありません。遠方の相手とインターネット経由で契約締結することも、少なくないでしょう。
その場合、相手が適切な処理を行ったのかを把握しづらいデメリットが発生してしまいます。自社では適切な権限と手順で、契約を締結していても、先方が必ずしも同じ処理をしているとは限りません。
契約締結に際してお互いの認識にずれがあることは、契約の有効性おいてリスクとなります。また、なりすましが行われた場合には、契約そのものが無効となるリスクも考えられます。
改ざんのリスク
電子契約においては、内容が誰かによって改ざんされるリスクが伴います。契約締結の際にデータが改ざんされてしまうと、両者で異なる契約内容に対して合意するトラブルが起こるかもしれません。
データの差し替えや改ざんに関しては、どれだけ気を付けていてもリスクをゼロにすることはできません。しかし適切な対策によって、リスクを最小限に抑えることは可能です。
情報漏洩のリスクも押さえておきたい
管理体制がずさんな企業では、締結した契約の内容が関係者以外へ漏れてしまうリスクが高くなります。情報漏洩リスクは、書面契約であれば、鍵付きキャビネットの保管などにより、低下させることが可能です。しかしデジタルファイルの場合、不注意による情報漏洩をはじめ、サイバー攻撃など情報が洩れるリスク要因は複数あります。
そのため電子契約を導入する際には、セキュリティ対策もあわせて検討することが必要不可欠です。
電子化が認められていない書類もある
近年では、政府によって書類や契約書の電子化が進められています。しかし、すべての書類の電子化が認められているわけではありません。法律によって、電子化が認められていない契約書もあり、すべてを電子化することはできません。
具体的に書面での締結義務があるのは、公正証書が必要となる、事業用定期借地契約書や任意後見契約書などです。これまで多くの契約書は、電子化が認められていませんでした。しかし法改正に伴い、少しずつ電子化できる書類が増えており、この傾向は今後も続くと期待されています。
もしも電子契約を検討しているなら、電子化できる契約書かどうかをまず確認することをおすすめします。
電子契約のリスクはどのように対策するべきか？
どのような契約形態にも、メリットがある一方でデメリットやリスクも存在します。電子契約の場合にもリスクはあり、トラブルを最小限に抑えるためには電子契約の導入段階で、必要なセキュリティ対策を講じる必要があるでしょう。
契約の有効性に対しては電子署名が効果的
電子契約で交わした契約書は、データのすり替えや改ざんなどのリスクを抑えた法的に有効なものでなければ意味がありません。契約の有効性に関しては、電子署名を活用するのがおすすめです。電子署名法でも、電子署名の付与があれば、真正に成立した契約書であると推定されています。
第二章 電磁的記録の真正な成立の推定
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
引用元：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索
電子署名を電子印鑑で代用できないか考える方も多いでしょう。どちらも署名のエビデンスでは共通しているものの、電子印鑑は電子署名よりもセキュリティ性が低く、なりすましのリスクがあります。その点は注意しましょう。
電子署名の際は、必ず電子証明書を使って、契約書と共に電子証明書もあわせて提出すると、より高いセキュリティとなるでしょう。
情報漏洩対策にはアクセス権限の管理
情報漏洩のリスクを抑えるためのセキュリティ対策としては、契約書へのアクセス権を制限する方法があげられます。また、自由に閲覧できないようにパスワードを設定する方法も有効です。
より高いセキュリティ性を求めるなら、パスワード認証だけでなく、顔や指紋による生体認証で本人以外はアクセスできないよう設定するのも良いでしょう。
セキュリティ対策は従業員全員で取り組む
セキュリティ対策のためには、一部の従業員だけが努力していても意味がありません。社内全体で強靭なセキュリティ対策を徹底することで、外部からのサイバー攻撃をより高い確率で予防できます。
たとえば、社内で使用するパソコンへのウィルス対策ソフト導入や、情報管理に関する社内教育の徹底などがおすすめです。
電子契約システムを厳選する
より安全な電子契約には、電子契約システムとしてパッケージ化されたサービスを利用する方法がおすすめです。システムごとに搭載されている機能やサービス内容は異なりますが、どれもセキュリティ対策に力を入れており、より安全かつ安心な電子契約が可能となります。
中でも電子署名型システムなら、認証局が発行した電子証明書が電子契約システムに盛り込まれているため、より大きな安心につながるでしょう。
改訂履歴はしっかり管理
電子契約システムのセキュリティ面を管理するには、改訂履歴の管理が必要不可欠です。削除やデータの差し替えが行われるかもしれないため、契約書の内容が訂正された時のみの履歴では不十分です。改訂履歴をその都度細かく管理することで、当事者がお互いに同じ理解をしたうえで契約を締結できるのではないでしょうか。
相談先は電子契約サービス業者がおすすめ
電子契約サービスに関する知識がなく、相談しながら導入したいと考える企業も多いのではないでしょうか。どのシステムを導入するべきか、またどんな機能を搭載していると使い勝手が良いかという点については、サービス提供業者がもっとも正確な知識を持っています。そのため、サービスを提供している業者へ相談しながら導入を検討するのがおすすめです。
