電子契約を学ぶ

2022年7月19日

電子契約で契約フローはどう変わる?システム導入のメリットとは?流れやポイント、注意点も解説!

電子契約の導入を検討する際、紙の契約書でこれまで行ってきたフローとどのように変わるのか気になる人も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事では、書面契約のフローと電子契約のフローがどのように違うのかを解説します。また、電子契約導入で得られるメリットもあわせてお伝えします。

電子契約とは?

電子契約とは、契約書を電子的なデータで作成し、インターネットを利用して申込みと承諾を行い、電子サインを行うことで契約を締結するものです。

電子契約のポイントは、以下の3つです。

  1. 契約を紙ではなく電子データで行うこと
  2. 郵送ではなく、インターネットを利用すること
  3. 印鑑ではなく電子サイン(電子署名)を行うことで契約を締結すること

電子契約は紙に比べて改ざんされやすいという性質があるため、タイムスタンプや電子サインといった改ざん防止措置が必要です。電子契約サービスの類型には、ローカルにおけるデジタル署名のサービス、リモート署名のサービス、立会人型のサービスの3つがあります。

一般的な契約フローの流れ

一般的な書面契約をする場合のフローは、次の通りです。

STEP1:契約内容の確認、契約書の作成

契約書を作る際には、相手方と交渉して契約の内容や価格などの条件を詰めていくのが一般的です。どちらかの当事者が契約書のドラフト(下書き)を作成して、相手に提示。ドラフトを受け取った側は、内容を確認して修正作業を行います。それを繰り返し、合意ができたら契約書を作成します。

STEP2:契約書の社内確認・修正

契約書が作成できたら、社内の決裁を取ります。ドラフトの時点で法務部門などのチェックは受けていることが一般的です。そのため、ここでの決裁は形式的なものですが、誤字脱字が見つかったり、修正するよう指示があったりするケースもあります。その場合は、相手に事情を説明して再度修正が必要になることもあります。

STEP3:契約書の製本・押印、契約の締結

契約書の決裁が無事通れば、契約書を製本します。契約書が複数ページになる場合には、差し替えなどの改ざんを防止するために「契印」を押します。契印とは、複数のページにまたがって印鑑を押すことです。ただし、袋とじで契約書を作成する場合には、袋とじをした箇所と契約書の本体部分をまたぐような形で契印を押せば問題ありません。契印は当事者全員が押すのが慣例となっています。

なお、契印と似たものに「割印」があります。割印は、契約書を人数分作った場合にそれらが同一であることを証明するために押印するものです。複数の契約書にまたがる形で印鑑を押印します。割印を合わせて印鑑が合致すれば、2つの契約書の関連性が明らかになります。割印も契印と同様、当事者全員が押印するのが慣例です。

STEP4:契約書の保管・管理

契約書が完成したら、契約書をファイルなどに綴じて、キャビネットなどで保管します。契約書に期限があるものについては、更新漏れが発生しないよう期限の管理が必要です。通常は台帳などで管理し、エクセルなどの表計算ソフトで管理している会社が多いようです。

電子契約導入による契約フロー面でのメリット

電子契約を導入した場合、フロー面ではどのようなメリットがあるのでしょうか。

業務にかかる時間を短縮できる

書面契約の場合、以下のような流れになります。1週間ほど時間がかかってしまうこともあるでしょう。

  1. 契約書を印刷・製本する
  2. 印鑑を押印する
  3. 相手方に郵送する
  4. 相手に押印してもらう
  5. 契約書を返送してもらう
  6. 契約書をファイリングする
  7. 台帳に記入する
  8. 保管する

電子契約にすれば、印刷・製本、押印、郵送、ファイリング、台帳作成が不要になります。インターネットを使い、契約書に電子署名をするだけなので、契約締結も数分で済みます。電子的に保管されるため、自動的に整理・分類され管理が楽になります。

ガバナンスを強化できる

紙の契約書の場合、紛失や自然災害、火災などで消失のリスクがあります。一方、電子契約は、データがクラウド上に保管されるため紛失の心配は基本的にはいりません。また、契約書の一元管理が可能で、管理者がいつでもどこでも、簡単に検索することができるようになります。そのことでガバナンスも強化されます。

業務プロセスの整理・改善につながる

ワークフローシステムの機能がある電子契約サービスを利用することで、決裁業務を含めた業務プロセスを見直すことにもつながります。承認プロセスを「見える化」でき、承認者が不在の場合にはスキップするなど、柔軟な対応が可能になります。

ヒューマンエラーを防げる

契約書は人間が作る以上、誤字脱字などのミスが発生します。契約書の内容をAIでチェックする機能があるサービスなどを利用すれば、誤字脱字などミスの多くを回避できるでしょう。また、ワークフローシステムにより、漏れなく決裁手続きが行えるようになります。

テレワークに対応しやすい

コロナ禍によって、テレワークが定着しましたが、「ハンコを押すために出社する」という会社もまだ少なくありません。紙の契約書では実際にハンコを押す必要があるため、テレワークでは対応できないという問題が、コロナ禍で顕在化しました。

電子契約の場合、コンピュータ上で契約書の作成から決裁、電子署名まで行えますので、会社以外の場所でも業務を遂行できます。コロナに限らず、感染症などの脅威にいつさらされてもおかしくありません。平時からテレワークで業務が継続できるような体制を構築しておくことは非常に重要です。

電子契約導入を成功させるポイント

まず、費用対効果を考える必要があります。業種にもよりますが、契約書をほとんど作らないという事業者では、電子契約を導入するメリットはそれ程大きくありません。電子契約サービスを利用するには、電子契約サービスに基本料金を支払う必要があるからです。中には、無料プランを用意している電子契約サービスもありますから、その中で試してみるのもおすすめです。

反対に、大量の契約書を作る事業者が電子契約を導入するメリットは非常に大きいです。なお、電子契約サービスを導入する場合、そのサービスが以下の4つを満たしていることを確認するのがおすすめです。

  1. 電子帳簿保存法に対応しているか
  2. 紙の契約書もスキャンして一元管理できるか
  3. ワークフロー機能がついているか
  4. 月額の固定費の他にかかる費用は高くないか

電子契約導入時の注意点

社内規定を改定する必要がある場合には、事前に改定しておかなければなりません。そうしないと、規定違反になってしまうからです。また、契約を締結する予定のある取引先には事前に告知をしておき、電子契約にスムーズに移行できるようにしておく必要があります。社内、社外ともに事前の説明会やマニュアルを配付するなどの対応が必要になるでしょう。

入念な準備をしたうえで電子契約を導入しよう

一般的な書面契約締結の流れを紹介しながら、電子契約で契約フローはどのように変わるのか、システム導入で得られるメリット、システム導入のポイントや注意点について解説しました。

電子契約の導入を成功させるには、規定の変更や関係者への周知など、入念な準備が必要です。ただ、一度導入してしまえば、業務効率が上がり、ガバナンスの強化やコスト削減にもつながります。

電子印鑑GMOサイン」は、導入企業数140万社(2022年7月現在)と実績がある電子契約サービスです。導入企業数が多いということは、それに対応している企業も多いということです。標準機能にワークフローシステムも含まれているため決済業務も一元化できます。無料で試せるプランもありますので、まずは試してみてはいかがでしょうか。

電子サイン・電子契約ならGMOサイン
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筆者

ハンコ脱出作戦 編集部

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