業務でタイムスタンプが必要になり、無料で作成する方法を探している方はいませんか？

タイムスタンプとは、電子文書の不正を防止する目的で開発された技術です。

タイムスタンプは、電子契約書を取り交わす際には、国の認証を受けている機関から発行された有料のタイムスタンプを付与しなくてはなりません。しかし、それ以外の目的でタイムスタンプを発行したい場合は、無料で発行する方法も存在します。

今回は、タイムスタンプを無料で作成する方法だけでなく、メリットや注意点も解説していきます。

タイムスタンプとは？

タイムスタンプとは、電子上で書面を作成されたときの時刻情報をもとに、書面に改ざんやなりすましがされていないことを証明する技術です。

タイムスタンプは、電子上で作成した書面が、たしかにこの時間存在していたことと、その時間以降改ざんをされていないことの2つを証明する役割を持っています。第三者機関から付与されるため、信頼性が担保されているのも特徴です。

もしタイムスタンプの存在がなければ、重要な書類を作成したにもかかわらず、書面が電子上に存在していた証明ができず、改ざんかなりすましをされていても気付けない状態になってしまいます。つまり、タイムスタンプはこれから電子契約を推奨していきたい企業にとっては必須の存在なのです。

タイムスタンプの仕組み

電子文書の取り扱いをする企業にとって必須となる存在のタイムスタンプは、どのような仕組みで電子文書の安全を守っているのでしょうか。

かんたんに説明すると、タイムスタンプを発行している第三者機関が、改ざん防止技術を使って安全にタイムスタンプを発行することで、信頼を担保する仕組みになっています。第三者機関とは時計認証局(TSA)のことで、国から認証を受けているタイムスタンプの発行をする機関です。

タイムスタンプが効力を発揮するまでの詳しい流れを説明します。私たちがタイムスタンプを必要になったときにまず行うのが、時計認証局へタイムスタンプの要求です。要求時、電子文書は自動的にハッシュ値を生成します。ハッシュ値はデータが要求の途中で改ざんされていないかを確認する技術で、暗号を一緒に送っているようなイメージです。

要求が完了したら、時計認証局はタイムスタンプの発行を行います。このときもハッシュ値は同時に送られ、発行途中に改ざんされていないかを確認しています。

最後に実施されるのが、タイムスタンプが発行前の元データと、タイムスタンプ発行後の現データに相違がないかの検証です。検証の結果、データに相違がないと判断されれば、無事その電子文書は確実に存在し、かつ改ざんされていないものだと証明できるのです。

無料でタイムスタンプを作成する方法

有料タイムスタンプの多くは、初期費用や月額料金が発生してしまうため、単発で利用したいときには予想以上のコストがかかってしまいます。取引先からタイムスタンプを要求されたときに、無料でタイムスタンプを作成できる術を知っておけばコスト削減が実現できます。

データ編集ソフトやツールを使えばタイムスタンプは無料で作成できるため、一つずつ解説していきます。

AcrobatやAcrobat Readerを利用する

無料でタイムスタンプを作成する方法は、AcrobatやAcrobat Readerを利用することです。どちらもPDFデータの編集をするソフトで、無料でダウンロードができます。ソフト内の操作で簡単にタイムスタンプの作成が可能になっています。

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無料でタイムスタンプを付与できるサービスやツールを使う

無料でタイムスタンプを付与できるサービスやツールは、急に必要になった場合に有効活用できます。タイムスタンプの発行は無料ですが、実際に付与すると料金が発生するサービスもあるため、うまく使い分けが必要です。

無料でタイムスタンプを作成するメリット

無料でタイムスタンプを作成すれば、事業コストの大きな削減につながるメリットがあります。

有料のタイムスタンプを活用するときには、初期費用だけでなく月額料金や発行費用がかかってしまうため、無料で作成ができるタイムスタンプで問題がない場合は、積極的に無料ソフトやツールを利用してください。

無料でタイムスタンプを作成する際の注意点

無料でタイムスタンプを作成すると電子帳簿保存法の要件を満たせない可能性があります。

電子帳簿保存法とは、契約書を電子で保存することを国が認める制度です。

タイムスタンプも電子帳簿保存法の規程に沿ったものである必要があります。しかし、2022年より書面の電子保存に対する規制が緩和されたこともあり、一定の基準を満たしていれば無料のタイムスタンプも利用可能です。

とはいえ、取引先や顧客と契約書を交わすときには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるため、無料ではなく有料のタイムスタンプを検討してください。

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有料のタイムスタンプが必要な場合と費用の内訳

電子帳簿保存に関する法律に沿うと、無料のタイムスタンプではなく、有料のタイムスタンプが必要になるときがあります。ここでは、実際に必要になる場合や、費用の内訳について解説していきます。

必要な場合

有料のタイムスタンプは、電子帳簿保存法の要件を満たす必要がある場合に必要です。つまり、電子契約書を交わすときには有料のタイムスタンプがなくてはいけません。

有料のタイムスタンプであれば、国から認められたタイムスタンプ発行機関が取り扱う認定タイムスタンプを契約書に付与でき、電子帳簿保存法の要件も満たせます。

費用の内訳

有料のタイムスタンプは、初期費用、月額料金、発行費用がかかります。今回は、認定タイムスタンプの発行機関であるアマノタイムスタンプサービス3161、セイコータイムスタンプの内訳について調べたので、導入を検討する参考にしてください。

アマノタイムスタンプサービス3161

【引用】アマノタイムスタンプサービス3161　料金体系・費用

初期費用

アカウント発行費用：1アカウントにつき6,000円（税抜）

月額料金

月額基本料金8,000円（税抜）
1アカウントにつき管理費用として500円（税抜）

発行費用

月1,000スタンプまでは無料。
超過分については、8円/1スタンプ(税抜)が加算。

セイコータイムスタンプ

【参考】セイコータイムスタンプサービス

※詳細料金は要問合せとなります。

セイコータイムスタンプの利用にも対応している電子契約サービスが、電子印鑑GMOサインです。電子印鑑GMOサインを活用すれば、システム内でタイムスタンプがかんたんに使えるため、電子契約における業務効率化が図れます。

電子帳簿保存法によるタイムスタンプ要件緩和の概要

電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプ要件が緩和されました。電子帳簿保存法とは、原則紙での保存が必要な書面でも、一定の要件を満たせば電子データの保存を可能とする法律です。

2022年に、ビジネス環境のデジタル化に後押しされる形で電子帳簿保存法が改正されました。その改正内容の1つとして、タイムスタンプ付与の要件緩和があります。

緩和された内容についてかんたんに説明すると、今までタイムスタンプの付与が必須だったものが、緩和により不要になったり、国へ提出するタイムスタンプ関連の書類の手間が大幅に削減されたりしています。つまり、改正前よりもタイムスタンプが取り扱いやすくなったのです。

タイムスタンプを無料で作成して企業のコスト削減に貢献しよう

当記事では、タイムスタンプの基礎知識から、タイムスタンプを無料で作成する方法や注意点の解説を行ってきました。

ビジネス環境のデジタル化が進んでいくなかで、今後タイムスタンプの作成を求められることも増えていくかもしれません。そんなときに、無料でタイムスタンプが作成できれば、発行費用が不要となるため、大きなコスト削減にもつながります。しかし、電子契約書を取り扱う場合は有料のタイムスタンプを使う必要があることも覚えておいてください。

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