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電子文書については、関連する法令が近年頻繁に改正されており、利用の機会が増えています。これに伴い、電子印鑑の役割も大きくなっています。会社で電子印鑑の導入を検討しているという方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では多くの会社が知っておくべき電子印鑑の知識、社印への電子印鑑導入について解説し、電子印鑑を利用するメリットや注意点についてまとめていきます。
まずは、社印の意味について整理しておきましょう。
社印とは、簡単に言うと会社の認印のこと。
社内文書をはじめ領収書や請求書、郵便物の受け取りなど幅広い用途で使います。いわゆる認印ですが、法人にとって重要な印鑑である点は代表者印や会社銀行印と変わりません。印面には、会社名のみを彫刻します。
角印は四角いはんこのこと。一般的に社印のことを指します。これに対し丸印は代表者印とも呼ばれ、実印としての役割を持ちます。会社の実印として扱う場合には会社設立時に、法務局で印鑑登録の手続きを行わなければなりません。
丸印は角印ほど頻繁に使うものではありません。契約締結、その他重要な手続きで主に使用されます。また、丸印には銀行印もあり、こちらもやはり銀行での印鑑登録が必要で、口座開設や手形発行といった手続きで運用することになります。
電子印鑑は、これまで紙に押印していた印鑑（ハンコ）の機能を、電子ファイル（電子データ）上で再現するものです。
単純に電子的な押印を行う電子印鑑は、いわゆる電子印影であり、電子データに添付する画像化した印影を指します。印影を画像化しただけでは本人性を担保できないため、法的効力は持たないと言えます。
そこで、電子サインや電子署名のようにメール認証や電子証明書など、別の証明方法を追加できれば、電子印鑑にも法的な効力を持たせることは可能です。
社印は会社の印鑑を広く指すものであるため、電子印鑑であっても会社が管理・運用していくのであれば、社印としての扱いを受けます。電子印鑑としての社印も持っておくと非常に便利です。
以下では電子印鑑を作成する方法をご説明いたします。
普段使っている印鑑を紙に捺印し、それをスキャナで読み込んで画像にします。この画像を、作成したWordやExcel、PDFなどの電子ファイルに貼り付けることで、印影を再現する方法です。画像ファイルですから、コピー＆ペーストで簡単に複製されてしまうという欠点があります。
フリーソフトの中には、複雑な機能を使うことなく印影を作成できるものがあります。作成方法は、社名や屋号をテキストとして打ち込み、図形挿入で枠を作っていくだけです。
スキャンする場合に比べて綺麗なものを作りやすいというメリットがある一方、他者でもまったく同じ印影を作成できてしまうというデメリットがあります。
スキャンやフリーソフトを使った方法だとセキュリティ面に不安が残り、運用するにはリスクが大きいですが、電子契約サービスを利用するとタイムスタンプが付与された電子印鑑を押印することができます。会社側が技術的な問題で悩む必要はなく、サービスを利用するだけでセキュリティに配慮された電子印鑑を利用できるのです。
電子契約サービスの中には、電子証明書と組み合わせることで、印鑑における実印のような機能を付け加えられるものもあります。よりセキュリティを強化したい場合はおすすめの機能です。
電子印鑑で社印を作成することには、業務効率の向上やテレワークの推進、DX化などにたいしてもさまざまなメリットがあります。
押印の必要性がある書類に対しては、一度文書データを印刷し、その用紙に押印するという運用をしている会社も多いのではないでしょうか。文書をデータ化することで効率的な管理・運用ができるようになっているにもかかわらず、その良さを打ち消してしまっているのです。
業務効率が低下してしまいますし、紙代やインク代などの無駄なコストも発生します。従業員の手間もかかり、押印権限者が別にいる場合だと、その人に書面を持っていって対応をしてもらわなければなりません。このように、印鑑に関する業務フローに着目しても課題があるといえます。
電子印鑑を運用することで印刷の手間やコストはなくなり、印紙税も発生しません。書面そのものを回覧する必要もなく、オンライン上で完結でき、スムーズに業務を進めることができます。
オンライン上で完結できるため、オフィスの場所にとらわれない仕事が可能となり、テレワークの導入にも効果を発揮します。
また、テレワークでなくとも、様々な勤務形態が実現しやすくなるというメリットが得られるでしょう。従業員同士が物理的に離れた場所にいても業務が可能になるからです。
デジタル化が重要であることに変わりはありませんが、もはやデジタル化そのものはトレンドではありません。昨今はデジタル化を基礎とする「DX化」に注目が集まっています。DX化とは、単なるデジタル化だけではなく、デジタル技術によって業務や組織を変革し、企業に新たな利益を生み出していくという考え方です。
「脱ハンコ」はデジタル化の第一歩であるとともに、DX化には必要不可欠な過程です。ITツールを導入したりデジタル化をしたりするだけでDX化が果たせるわけではありませんが、将来的に競争力を高めて生き残っていくために、電子印鑑を導入し、業務をオンラインで完結できるようにすることには業務効率化が期待できるでしょう。
電子印鑑の導入で様々なメリットが得られますが、一方で注意すべきこともいくつかあります。
一つは「利用できない書類がある」ということです。一部の契約書は、法律で電子契約が認められていません。ただ、現在でも多くの文書に利用できますし、昨年の法改正により使えない範囲は大幅に縮減されることになりました。今後、この動きはより加速するでしょう。
もう一つの注意点は「複製されるリスクがある」ということです。スキャン等により簡易に作成した印鑑は、その分複製も容易に可能です。権限を有していない者でも押印できてしまい、取引の相手方に多大な迷惑をかける可能性もあるでしょう。
ただ、このリスクに関してはタイムスタンプの付与ができる機能を持つ電子契約サービスを利用することで回避できます。
電子印鑑の社印を作ろうと考えている方は、ここで挙げたメリットのみならず、運用上の注意点も理解しなければなりません。
今後はより利用場面が増え、契約締結でも使うようになることを考えれば、より安全に作成ができる電子契約サービスの利用がおすすめです。
電子印鑑GMOサインには、タイムスタンプの付与など安心して運用できる機能が備わっているため、業務効率の向上など電子印鑑によるメリットも最大化できるでしょう。
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