業務効率の向上や印刷コストを減らすため、いざ社内の書類をペーパーレス化しようとしても、思いがけないトラブルによって実現できないことがあります。
また、せっかくペーパーレスを実現できたとしても使い勝手が悪ければ意味がありません。

ここではペーパーレス化による失敗事例を、成功のポイントとともに解説します。

ペーパーレス化で見られる主な失敗事例

ペーパーレス化の失敗とは、どのようなことがあるのでしょうか。メリットばかりに気を取られ、ペーパーレス化を導入したために起こってしまった失敗事例を紹介します。

まず、せっかく電子化した書類を従業員が印刷して利用してしまう失敗です。
これまでの紙の書類を扱う業務に慣れている従業員は、パソコンやタブレットなどのディスプレイで書類を読むことに違和感があるため、印刷してしまうのです。

次に、ペーパーレス化したものの、パソコンやタブレットなどを使いこなせない従業員から不満の声が上がるといったこともあります。デバイスを使いこなせる従業員にとっては簡単な操作も、ITリテラシーの低い従業員にとっては困難です。

ペーパーレス化以前に、従業員全員がタブレットなどのデバイスの基本的な使い方をマスターしておく必要があります。

ペーパーレス化が失敗しやすい理由

いざペーパーレス化を導入しようとしても、いくつかの理由によって導入が進まないことがあります。導入コストや電子化した書類の使い勝手、システムに対する不安などから、従業員からの導入の賛同が得られないことが問題となるのです。ここではいくつかの失敗理由を紹介します。

システム導入時に初期コストがかかりやすい

ペーパーレス化を行う場合、電子化した書類を保管し従業員が閲覧しやすくするため、さらにセキュリティ対策として、共有サーバーといったシステムを導入する方法が一般的です。しかし、こうしたシステムは導入の初期コストがかかるだけでなく、共有サーバーのランニングコストや、継続的な管理体制も必要となります。

また、電子化作業に必要なスキャナといった機材の購入コストも当然必要となりますが、実際のスキャン作業や、電子化したデータの保存作業といった、時間的コストも考慮しておかなければなりません。

無理なスケジュールで書類の電子化作業を行うと、書類の取り違えや紛失といったトラブルを招いてしまうためです。

資料の読みやすさに懸念がある

紙の資料を電子化した場合、パソコンやタブレットの画面で見ようとすると小さく表示されます。これは紙媒体の書類の多くがA4縦のサイズで作られているため、横長で作られるパソコンでは画面の高さが足りず、タブレットを縦に使ったとしても、書類全体を見るには縮小して表示するしかないのです。

このため、パソコンやタブレットのディスプレイは大きい方が、より紙の書類に近い表示ができますが、置き場所や導入コストなどの問題もあり、なかなか実現は難しいものです。

結果的に資料を小さく表示し、部分ごとに拡大して読むしかなくなるため、「デジタルデータは読みにくく使いにくい」と感じる利用者もいるでしょう。

システム障害に不安がある

ペーパーレス化を実現できた場合、書類を確認するときにはサーバーなどに保存した書類を閲覧することになります。

このとき、もし共有サーバーやネットワークなどの障害によって、サーバーにアクセスできなくなってしまうと、必要な書類が一時的に取り出せなくなるかもしれません。

ペーパーレス化を進めるためには、紙の書類に慣れた従業員に対して、こうしたシステム障害への不安を払拭しておく必要があります。

電子化できない資料が存在する

オフィスにある全ての書類をデータ化し、紙の書類を削減させようと考えても、法令によって電子化できない紙文書も存在します。例えば、賃貸取引における「重要事項説明書」は電子化が認められておらず書面での交付が義務付けられていますが、2020年に社会実実験を行うこととなっています。今後もこうした動きは加速していくものと考えられます。

ペーパーレス化を成功させるポイント

それではペーパーレス化を成功させるためにはどのようなことに気をつければよいのでしょうか。ここでは成功に導く3つのポイントを紹介します。

▶参考：企業のデジタルトランスフォーメーション推進について詳しく

従業員にメリットを理解してもらう

理由も説明せずトップダウンでペーパーレス化を推進しても、前述した要因から失敗につながりかねません。まず従業員にペーパーレス化のメリットを説明して理解してもらい、その上で従業員とともに一丸となって、ペーパーレス化を進めることが重要です。

従業員が理解していれば、ペーパーレス化による新しい働き方を全員で共有できるようになるでしょう。

全てペーパーレス化するのではなく、段階的に導入する

たとえ従業員から理解が得られたとしても、全ての書類を一度に電子化、ペーパーレス化を行ってしまうと、業務の仕方が一変するため、現場は混乱してしまいます。このため、まずは請求書、その次に契約書、といった具合に段階的にペーパーレス化を行いましょう。

段階的に導入することで、途中何らかのトラブルが生じても、社内全体に大きな影響を与える前に改善できます。

クラウドサービスの利用

システム導入コストやセキュリティ対策、そしてシステム障害といった不安を解消するなら、自社に電子化した書類を保管するサーバーを置くのではなく、クラウドサービスを利用するとよいでしょう。

「電子印鑑GMOサイン」は、電子化された書類だけで契約を完結できる電子契約システムで、社内申請はもちろん、社外取引にも利用できます。また、導入コストも安価でセキュリティも高く、さらに契約書などを保管できるクラウドサービスですので、ペーパーレス化の第一歩におすすめです。

失敗しないペーパーレス化は従業員の理解とクラウドサービスにあり

ペーパーレス化の失敗は、さまざまな理由から起こります。

しかしその多くは、従業員の理解を得て、企業全体が一丸となって取り組むことで解決できるでしょう。また、電子化された書類の保管や電子契約は、クラウドサービス「電子印鑑GMOサイン」を利用することで、セキュリティ対策やシステム障害といった不安も解消できるうえに、電子契約をも実現可能です。

失敗しないペーパーレス化のためには「電子印鑑GMOサイン」を導入し、少しずつ電子化を進めてみてはいかがでしょうか。

詳細につきまして、電子印鑑GMOサインの特長・ご利用メリットなどでご紹介しておりますのでご参考ください。