契約書を電子保管すると、書類の保管スペースや管理コストなどの問題が一気に解決できます。
契約書を電子保管するには、電子帳簿保存法を知っておくことも大切です。
なぜなら、2022年1月の改正電子帳簿保存法は書類の電子化に関する要件が緩和された一方で罰則に関する規制が強化されているためです。
この記事では、改正電子帳簿保存法に対応した契約書の電子保管する時の注意点を解説します。
電子帳簿保存法を正しく知って、効率的に電子化を進めてみましょう。
契約書の電子保管とは？
契約書の電子保管には、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
電子帳簿保存法とは、国税関係書類などの保存が義務付けられている書類を電子化して保管することを認めた法律です。略して、電帳法とも呼ばれます。
従来 であれば紙媒体である原本を7年間保管しなければなりませんでしたが、保管スペースや管理コストなどが深刻な問題となっていました。
電子化した契約書にも7年間の保存が義務付けられている ものの、契約書を電子保管できればスペースやコストといった問題を一気に解決 可能です。
契約書の保管に要する負担の低減によって、企業の生産性を高められます。
さらに、対面でのサインを要しない電子契約書であればテレワークの導入にも役立ちます。
そのため、近年は契約書を電子保管する企業が増えています。
契約書を電子保管する主な方法
契約書を電子保管する方法は、作成時と受け取り時の状態で2つに分けられます。
紙の契約書をスキャンして電子化するスキャン保存と電子データで受領または作成した契約書をそのまま保管する方法の2つです。
ここでは、電子帳簿保存法に対応した契約書を電子保管する方法について詳しく解説します。
紙の契約書をスキャンして電子化する
紙で作成もしくは受領した契約書だとしても、スキャンによって電子化できます。
スキャンとは、紙を読み取る専用機器を用いたりスマートフォンやデジタルカメラで撮影したりして、紙をデータとして読み取る行為です。
紙の契約書以外にも、領収書や請求書、見積書、貸借対照表もスキャンによって電子保存できます。
電子ファイルをそのままデータとして保存する
電子ファイルとして作成もしくは受け取った電子書面の場合、印刷せずにそのまま保存できます。
具体的には、以下のようなケースです。
- インターネット上でダウンロードしたデータ
- 電子メールの添付データ
- 電子明細書
- クラウドサービスを経由した請求書
作成時と受け取り時に電子データだった書面は、データの状態が原本となります。
契約書を電子保管するメリット
契約書の電子保管には、以下のメリットがあります。
- 印紙代や郵送費などが不要で経費削減に繋がる
- 電子書類であればスペースを取らない
- 書類の保管や管理に手間がかからない
- 書類の紛失や盗難といったリスクがない
- テレワークを導入しやすくなる
多くのメリットがある契約書の電子保管ですが、電子帳簿保存法の遵守が欠かせません。
万一デジタルツールに詳しくなかったとしても、GMOサインのような電子契約ツールを利用することで、契約書の電子保管は可能です。また、電子契約ツールを利用することで、契約書電子保管の促進にもつながります。
GMOサインは、2022年1月に改正した電子帳簿保存法にも対応していることが特徴です。
法改正への迅速な対応を行うGMOサインであれば、今後法改正があっても安心して利用可能です。
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契約書を電子保管する際の注意点
2022年改正によって電子帳簿保存法違反の罰則が強化されました。罰則を受けないためには、守らなければならない注意点が存在します。
ここでは、2022年1月以降の電子帳簿保存法に対応した注意点をわかりやすく解説します。
納税地で閲覧可能な場所に7年間保存する
電子契約書も紙の契約書と同じように、7年間の保管が義務付けられています。
そして、納税地もしくは事業所で契約書が閲覧可能なことも要件です。
データを保管している所在地が納税地の管轄内でなくても問題ありませんが、納税地または事業所在地にあるPCからインターネット経由で電子契約書にアクセス可能である必要があります。
たとえば、自社で用いるサーバーが海外にあっても問題ありません。しかし、日本国内で電子契約書が閲覧可能でなくてはいけません。
見読性を確保する
電子保管された契約書は、必要な時に内容が確認できることが必要となります。
確認する対象となるのは、電子機器のディスプレイ上の表示もしくはプリントアウトした書面です。
ディスプレイ上で電子契約書のデータが確認できても、画質が荒くて文字が判別できない場合には要件を満たしているとはいえません。
ディスプレイ上もしくは書面のどちらにしても、肉眼で鮮明に確認できる状態である必要があります。
真実性を確保する
保管中の契約書には、紛れもなく事実であるという真実性の確保が必要です。
訂正や削除がなされても、履歴が確認できるシステムの利用によって真実性の確保ができます。
また、契約書と履歴が紐付いていることも要件です。
紙の契約書をスキャンして保管すると、基本的にはタイムスタンプの付与が必要になります。
タイムスタンプとは、電子文書が存在した日時を証明できるサービスです。
スキャン保存でタイムスタンプが不要なのは、データの訂正や削除履歴が残るシステムを利用した場合のみとなります。
しかし、システム環境が整っていない場合には、タイムスタンプが必須となるため注意しましょう。
電子印鑑GMOサインでは、タイムスタンプ機能が標準搭載されていることが特徴です。
タイムスタンプに関しては、搭載されていない電子契約ツールも多いため、利用の大きなメリットとなっています。
GMOサインであれば、契約書の電子保管にまつわる機能を網羅しやすくなっており、電子保管推進の強い味方となります。
過去の契約書も検索可能にする
電子契約書の保管には、過去の契約書を検索可能な検索機能の確保が必要です。
検索機能の確保は、取引年月日や取引金額などの保管している書類に応じた主要な項目で検索できることを指します。
さらに 細かい2つの指定があることにも注意しましょう。
- 任意の項目2つ以上を検索条件に指定できる
- 日付と金額は範囲指定で検索できる
GMOサインは検索機能の確保することで要件を満たしています。
過去の契約書を取引年月日・取引金額・取引先の2つ以上の項目で検索可能です。
そのため、検索機能の確保を気にすることなく安心して利用できます。
マニュアルを備え付ける
電子契約書の閲覧または保存に関して、マニュアルの備え付けが義務付けられています。
概要書や操作説明書、事務処理マニュアルが必要です。
企業の関係者であれば、全員が問題なく操作できるマニュアルを用意しましょう。
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2022年1月改正の電子帳簿保存法のポイント
規制緩和された点
規制緩和された点は、全部で4つあります。
①税務署への事前申請が不要
最も大きな規制緩和は、税務署への事前申請が不要になった点です。
改正前なら、契約書を電子保管するには税務署長の事前承認が必要でした。
しかし、改正後の2022年1月以降は国税関係帳簿・書類・電子取引などすべての電子保管に関して事前承認の手続きが不要となっています。
よって、法令を遵守できる状態であれば、すぐに契約書の電子保管が始められます。
②タイムスタンプに関する要件の緩和
2つ目は、タイムスタンプに関する要件の緩和が挙げられます。
改正前は契約書を受領してから3日以内に、タイムスタンプの付与が必要でした。
規制緩和された改正後には、タイムスタンプを付与する期間が最長2カ月 以内となっています。
また、改正前には紙の契約書を読み取るスキャナ保存を行う際にはタイムスタンプが必須でしたが、改正後は一定の条件 を満たせばタイムスタンプが不要となりました。
スキャナ保存でタイムスタンプが不要となるのは、データの訂正や削除履歴が残るシステムを利用した場合です。
適正事務処理要件の廃止
3つ目は、適正事務処理要件の廃止です。
適正事務処理要件は、スキャナ保存を行う際に義務付けられていた確認作業を指します。
改正前ではスキャナ保存した契約書にタイムスタンプを付与した後に、記録事項の確認が必要となり、原本である紙の契約書とデータの定期確認も義務付けられていました。
適正事務処理要が廃止された改正後は、スキャナ保存に関する負担が大きく軽減されています。
タイムスタンプに関する要件の緩和とあわせて 、改正後はスキャナ保存の負担が低減された運用が可能です。
検索機能要件の緩和
4つ目は、検索機能要件の緩和です。
改正前であれば、検索機能要件は電子帳簿保存法でも複雑なルールの多い法令でした。
改正後に求められる検索機能要件は、取引年月日・取引金額・取引先の3つでシンプルなルールとなっています。
規制強化された点
2022年の改正で、規制が強化されたのは以下の2点です。
罰則の強化
1つ目は、罰則の強化が挙げられます。
2022年の改正で規制緩和された部分は多いですが、不正防止を目的として電子帳簿保存法に違反した場合の罰則も強化されました。
改正により保存した電子データに関して、隠蔽や改ざんなどが認められた場合には、通常の重加算税（35%）に、さらに10%加重された45％の重加算税が課されることとなっています。
電子データでの保管義務
2つ目は電子取引における電子データに関して、電子データでの保管が義務付けられた点です。
改正前は国税関係帳簿書類を電子データで受け取った際でも、受領後は紙で印刷して保管できました。
しかし、改正後は電子データで受け取った電子取引は電子データでの保管が義務化されています。
電子データでの保存義務化は、2022年1月の改正後から全ての企業に適用される予定でしたが、導入するシステムや業務フローが間に合っていないなど特別な事情がある場合に限り2年間の猶予が認められています。
電子契約ツールのGMOサインで快適に契約書を電子保管しよう
この記事では、契約書の電子保管に際して2022年の法改正に対応した注意点を紹介しました。
電子帳簿保存法は、数年おきに改正されています。
改正が行われるごとに変更点を確認するのは手間を考えれば大変ですが、電子契約ツールの導入で負担を低減可能です。
なかでも、電子印鑑GMOサインは導入企業数などが多く安心の電子契約ツールです。
人気の理由として、優良価格でありながらも電子帳簿保存法に準拠していることが挙げられます。
電子印鑑GMOサインであれば、電子帳簿保存法を間違いなく遵守可能です。電子印鑑GMOサインを導入して、契約書の電子保管を促進してみましょう。
