仕事を続けていると、取引先や顧客と契約を行う機会も徐々に増えてきます。契約を交わす場合は基本的に契約書を作成することになりますが、契約書で交わした内容には案件に関する情報や契約の期限など、重要なことが記載されているケースがほとんどです。紛失や情報の漏えいといった、大きなトラブルにつながる可能性があることを起こさないように、管理を徹底しなければなりません。

本記事では、契約管理のメリットからトラブルを未然に防ぐための管理方法、そしてセキュリティ対策まで詳しく解説していきます。仕事の契約管理に不安がある方、どうすれば効率的に管理できるようになるのか気になっている方は、ぜひご一読ください。

安定した仕事には欠かせない契約管理

契約管理とは、企業間の取引において締結した契約やそれに関連する書類等の全般的な管理を指す言葉です。契約締結時に決めた事項や契約書に記載された内容をスムーズに進めて取引を遂行できるためには欠かせない作業であり、非常に大切なものになります。

紙媒体やパソコンの表計算ソフトなどでこの契約管理を実施するケースもありますが、契約の数が多い会社であればあるほど管理が大変になります。その結果、人的な入力ミスや契約の更新漏れといった問題が起こることも課題の一つです。

契約管理の業務は、主に契約書の管理と契約内容の管理の2種類に分けられます。

契約書の管理

見積書や注文書をはじめ、仕事で交わすあらゆる契約書類の管理を行います。ここでいう管理とは保存のことで、法人税法などで定められた保管期間に従って、正しく書類を管理するのが業務です。

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契約内容の管理

契約時に定めた契約期間や更新期限、トラブル発生時の違約金などの規定をくまなくチェックしておき、必要なときに必要な契約内容が履行されているかを確認します。契約管理が正しく行えているかどうかでセキュリティ事故や効率の悪い業務遂行といった問題を回避できるため、契約管理を組織改革のひとつの要素として重要視している企業もあります。

契約管理を行うメリット

契約そのものが仕事を始めるにあたって大切であるのと同様に、契約管理も非常に大切な要素です。契約管理をいかに効率よく行えているかによって、今後の会社の業績にも大きく影響してきます。以下に、主なメリットを紹介します。

業務効率化

契約管理を上手く実施できれば、業務効率化の面においても非常に効果的です。たとえば、契約書に記載されている更新期限を確認する際や過去の契約と類似した契約書を再度作成する場合など、適切に契約管理が行われていれば、かかる手間を大幅に省いて業務効率化が図れます。

契約に関する情報をすぐに引き出せる状態にしておくことが上手な契約管理です。必要なときに、自社内ですばやく契約情報について共有できることがメリットとなります。

トラブル回避

契約管理は、トラブル回避にも大いに役立ちます。契約書にはその業務で遂行すべきことが詳しく書かれているため、その確認を怠ってしまうと契約内容を正しく履行できず、相手からの信用を失ってしまう場合もあります。ビジネスにおける信用の失墜は、次回以降の仕事にも大きく影響します。

また、物理的な管理を怠り、万が一紛失や盗難の被害に遭ってしまえば、契約書に書かれている重要な情報が漏えいし、社会的な信用も失ってしまいかねません。こうした問題は仕事全体に大きく影響して、場合によっては損害賠償を請求されるケースにまで発展します。社会的信用の失墜やそれによる損害を防ぐためにも、トラブル回避は重要です。

契約管理を効率よく行う方法

「契約内容を忘れないように覚えておく」または「契約書を紛失しないように管理する」といった単純な手法だけでは、効率的な契約管理とは言えません。効率よく行うために、以下に挙げる方法を実践してみましょう。

担当者を決める

会社の場合は、契約管理をそれぞれの契約を取ってきた人が行うのではなく、管理担当者を決めたうえで実施しましょう。管理担当者がいることで、社内における契約管理の方法を仕組み化して、統一することができます。

会社の規模が大きい場合は、一人ではなく数名の管理担当者を立てて、契約管理専門のチームを作るのもおすすめです。管理担当者のなかで、契約書の取り扱い方法や目的、最終的なゴールを明確にし、業務効率化やリスク回避というメリットを最大化できるように努めましょう。

管理台帳を作成する

管理担当者を決定したら、契約書を取りまとめるための管理台帳を作成しましょう。管理台帳とは、契約書に記載された契約内容や保管場所、電子データがある場合はその詳細などのすべてを管理する帳簿です。エクセルなどの表計算ソフトで作成しても良いのですが、最近では契約管理に特化した電子サービスも数多く提供されているため、それを利用するケースもあります。

管理台帳に掲載すべき項目は業界や仕事内容によっても異なりますが、一目で契約内容についての全容がわかるような作りにすることが大切です。

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棚卸と台帳登録を行う

管理台帳を作成したら、実際に存在する契約書の棚卸と台帳登録へ進みます。この時点で既に契約書が大量にある場合、楽な作業ではありませんが、今後の効率的な契約管理のためにも、ここで一元化させるべく、すべて登録する必要があります。まずは最小限の情報から簡易的に登録し、時間を見つけて、その都度中身を更新できるような体制を整えるとよいでしょう。

契約管理のポイント

契約管理の際に、押さえておくべきポイントがあります。いずれもトラブル防止のためには欠かせない要素ですから、これらを必ず押さえたうえで、契約管理にあたりましょう。

更新期限の見える化

契約において、その契約がいつまでの期間なのか、期限の確認は大切です。とくに自動更新の契約である場合は、期限を見落としていると解約のタイミングを見誤ってしまったり、契約の見直しが困難になったりするリスクも考えられます。契約時に取り決めた更新期限は契約管理時に見える化して、把握しやすくしておきましょう。見える化すれば確認も容易になるため、契約書の数が多いほど、その効果も大きいと言えます。

契約書の一元管理

現在、契約書をはじめとする仕事関係書類の電子データ化が進み、取引先ごとに運用方法にも違いが出てきています。従来の紙媒体でやり取りするところもあれば、PDFなどの電子データでやり取りを行う企業も存在します。

紙かデータか、契約書のフォーマットがそれぞれで異なる場合は、これらを一元管理できる仕組みを作ることで、契約管理を効率化できます。契約書の一元管理は、契約書を確認する担当者同士の認識齟齬を防ぐことにもつながるでしょう。リスク回避のためにも、仕組み作りをおすすめします。

契約管理の電子化でセキュリティ対策

前述のとおり、現在の契約管理は電子化も進んでおり、契約管理に特化した電子サービスも広く普及しています。電子サービスでは、管理台帳の作成などを自動で実施してくれることはもちろん、紙媒体と違って契約書の確認も容易であるため、契約書の一元管理に向いています。また、自動更新の時期が近づいてきたら管理担当者へ通知を入れてくれたり、取引日や取引金額で契約書を検索できたり、といった便利な機能が搭載されているシステムも多いです。そのほか、ユーザーごとにアクセス権限を設定できるなど、社内外のセキュリティリスクも大きく軽減できます。

また、紙の契約書は発行時に印刷代や取引先への郵送代などが発生しますが、ペーパーレス化の達成によりこれらのコストが削減できるのも大きなメリットです。電子サービスの利用にあたりランニングコストがかかるものもありますが、それ以上のメリットを受けられるため、積極的に導入を検討してみるのも一考です。

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まとめ：契約管理を適切に行い、リスクマネジメントを

契約管理は、締結した契約の内容についていつでも確認できるようにし、期限が迫っている契約を容易に把握するために欠かせない業務です。社内で適切に仕組み化しておくことで、業務効率化やリスク回避など、多くのメリットを得られるでしょう。管理担当者を決めて適切な管理を心がけましょう。

また、契約管理を行う際には、それに特化した電子サービスの利用をおすすめします。契約を適切に管理することが取引先との信用問題や万が一のときの損害を防ぐことにつながるため、ランニングコストが多少かかってでも、その価値はあります。

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