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会計を処理する場合、仕訳を行い、決算整理をし、貸借対照表や損益計算書などを作成するというのがおおまかな流れです。
伝票というのは、仕訳の前の段階で使うものです。会計を知らない人でも、「伝票」という言葉は聞いたことがあると思いますが、実際に伝票を使ったことはないという方も多いかもしれません。
そこで、今回は、入金伝票について解説します。また、伝票会計の仕組みと起票の手順についても紹介します。
冒頭で説明したとおり、会計処理のスタートは「仕訳」（しわけ）を行うことです。仕訳とは、複式簿記において取引を勘定科目に分類して記録することをいいます。仕訳帳に記載して行ってもよいのですが、紙の帳簿で行う場合、1冊の仕訳帳に記入するとなると、担当者の1人が使っているときに他の担当者は使えないため不便です。
そこで、「伝票」という1枚の紙を使って記録するのが「伝票式会計」です。伝票は取引ごとに作成し、それを後で集めて総勘定元帳に転記します。伝票は、誰でもどこでも作成できるので、非常に便利なツールです。ちなみに、伝票を作成することを「起票」と言います。
伝票にはいろいろな種類があり、伝票式会計には伝票を1種類しか使わない「1伝票制」、3種類の伝票を使う「3伝票制」、5種類の伝票を使う「5伝票制」があります。1伝票制では振替伝票のみ、3伝票制では入金伝票、出金伝票、振替伝票、そして5伝票制では入金伝票、出金伝票、振替伝票、仕入伝票、売上伝票が使われます。なお、伝票に決まった形式はなく、会社によって様式が異なります。次に、主な5つの伝票について解説します。
入金伝票とは、企業に現金の入金があった場合に起票される伝票です。たとえば、商品を販売して代金を現金で受け取ったという場合に使われます。記載内容は、「入金伝票」というタイトルと、伝票番号、日付、科目、金額、摘要です。出金伝票と間違わないようにするため、文字や罫線が赤色で印刷されているものもあります。
出金伝票とは、企業から現金の出金があった場合に起票される伝票です。たとえば、従業員に出張旅費を現金で支払ったという場合に使われます。記載内容は、「出金伝票」というタイトルと、伝票番号、日付、科目、金額、摘要です。入金伝票と間違わないようにするため、文字や罫線が青色で印刷されているものもあります。
振替伝票とは、あらゆる取引に使用することができる伝票です。そのため、「1伝票制」を採る場合にはこの伝票が使われます。
「3伝票制」を採る場合には、現金の入金と出金は、入金伝票と出金伝票で起票されるため、振替伝票はそれ以外の取引について起票します。また、「5伝票制」を採る場合には、現金の入金と出金は入金伝票と出金伝票で、仕入れと売上は仕入伝票と売上伝票で起票されるため、振替伝票はそれ以外の取引について起票します。
記載内容は、「振替伝票」というタイトルと、伝票番号、日付、科目、金額、摘要ですが、仕訳の形式を取るため、 左側（借方）と右側（貸方） の両方に科目と金額を記載する欄があるのが特徴です。
仕入伝票とは、仕入れがあった場合に起票される伝票です。科目欄はなく、記載内容は、「仕入伝票」というタイトルと、伝票番号、日付、金額、摘要だけになります。必要に応じて摘要欄に取引先名や商品名を記載します。
売上伝票とは、売上があった場合に起票される伝票です。仕入伝票と同様、科目欄はなく、記載内容は、「売上伝票」というタイトルと、伝票番号、日付、金額、摘要だけになります。必要に応じて摘要欄に取引先名や商品名を記載します。
フォーマットの記入例は次のとおりです。これは、2月分のA社の売掛金が2021年9月1日に現金で20万円支払われたケースです。
【伝票の記入方法】
伝票番号は、あらかじめ採番されている場合には、特に記入する必要はありません。採番されていない場合には、企業のルールに従って番号を記入します。日付欄は取引があった日付を記入します。本ケースでは9月1日に現金で入金があったので、「2021年9月1日」と記入します。
本ケースでは、売掛金の入金なので、科目欄には勘定科目である「売掛金」と記入します。金額欄には入金があった金額を記入します。摘要欄には、企業名や対象月など取引を特定できる内容を記入します。摘要欄以外に「入金先」という欄がある入金伝票もあるので、その場合には、入金先に企業名を書いて下さい。
なお、実際の入金伝票には、これ以外に起案者や承認者の押印欄などがあるものもあります。その場合には、起案した人が起案者欄に押印し、経理担当者が承認者欄に押印します。
・伝票を利用するメリットは、記帳処理を複数の担当者に割り振ることができるという点です。営業担当者などに作業を分担してもらうことで経理担当者の負担が軽減されます。
・仕訳をするには複式簿記の知識が必要になりますが、入金伝票に記入するのは科目と金額だけなので、簿記の知識がなくても対応できるというメリットがあります。
・仕訳帳は、一度記入してしまうと後から修正することは難しくなりますが、伝票であれば、間違えても破棄して新しく作り直すことができるので修正が容易です。
・日付順や科目毎などに分類がしやすいというメリットもあります。
・伝票の場合、慣れていない担当者が記入することもあるため、誤記入が起こる可能性があり、訂正などに手間が掛かるというデメリットがあります。
・伝票は総勘定元帳に転記する必要があるため、伝票を集めて整理する手間が経理部門に発生します。
・伝票は小さいため、担当者または経理部門で伝票を紛失するリスクがあります。
・字がきれいな人ばかりではないため、判読不能の伝票がある場合、確認作業が必要になります。
今回は、入金伝票とは何か、伝票の種類、入金伝票の記入方法などについて解説してきました。最近では、クラウド会計も増えてきており、担当者がPCで取引を入力するだけで、自動的に総勘定元帳に転記されるなど非常に便利になっています。
会計処理を電子化するとともに、契約書などの紙の書類も電子化を進めてみるとよいでしょう。契約書を電子化する場合、署名や押印が問題になりますが、「電子印鑑GMOサイン」なら、文書をアップロードして、相手にメールを送信し、署名してもらうだけなので簡単です。この機会に検討してみてはいかがでしょうか。
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