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身元保証書とは対象となる人物の身元を保証する書類であり、主に企業が社員や内定者に対して提出を求めるケースが多いです。就職時に必要になることが多いため、本記事では身元保証書の概要や目的、保証人になれる人などについて詳しく解説します。また保証書のテンプレートもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
身元保証書とは、親族や友人・知人といった第三者が入社予定の人物の身元を保証するための書類です。企業が社員や入社予定者に対して提出を求めるケースが多いです。
そのため、仕事で企業に損害を与えてしまった場合には、本人だけでなく保証人も責任を負います。なお、身元保証書は企業が提出を求めることはできますが、社員側には提出する義務はないため、提出しなかったとしても法的な責任はありません。
身元保証書は、損害が発生した際の賠償責任を負う人を明確にするだけでなく、なりすましや履歴書に虚偽がないかを証明することも目的としています。また社員が事故や重篤な疾患などの理由で話し合いができなくなった場合でも、保証人がいれば処遇などについて話し合えるため、そのような場面でも役立ちます。
身元保証人になれる人は法律で定められておらず、各企業が独自の基準を設けています。身元保証人の例に、以下のような方が挙げられます。
・経済的に独立している人
・採用する労働者本人と生計を共にしていない人
身元保証人を探す場合には、まず企業に身元保証人の条件を確認しておくことが大切です。また企業も、事前に社員に条件を周知しておくといいでしょう。
なお、身元保証人は親族でなければなれないルールはありません。両親や兄弟、配偶者など身近な人を保証人にするケースが一般的ですが、会社の定める条件をクリアしていれば友人や知人などでもOKです。
家族や親族がおらず、頼れる友人・知人もいない場合には、保証人代行サービスがおすすめです。代行サービスを提供する会社の審査を通過すれば、保証料を支払うことで身元保証を行ってくれます。ただし保証人代行サービスを利用する場合には、事前に会社に相談して問題ないかどうか確認しておきましょう。
身元保証書の様式は、企業によって異なります。企業によってはテンプレートを配布するところもありますが、用意されていないケースもあります。そのような場合には、自身で書式を用意しなければなりません。
テンプレートをご紹介しますので、参考にしてください。
本人の住所と氏名、押印に加えて、身元保証人となる人の住所や氏名、電話番号、押印などを記載すればおおむね問題ありません。
2020年の民法改正によって、身元保証人が負担する賠償額の上限を定める義務ができました。
従来の身元保証書では賠償額の上限に関する規定はありませんでしたが、改正後の民法が施行された令和4年４月１日からは上限記載のない身元保証書は契約自体が無効となってしまいます。そのため、身元保証書を作成する際は必ず上限金額を記載するように気をつけましょう。
ただし、上限金額以外は特に変化はないため、従来のテンプレートを少し修正すればそのまま活用できます。
身元保証書についてよくある質問とその回答を紹介します。
本記事では身元保証書の概要や目的、保証人になれる人などについて解説しました。身元保証書は、親族や友人・知人といった第三者が入社予定の人物の身元を保証する契約であり、身元保証人は損害が発生したときなどに賠償金を支払う責任を負います。
企業が身元保証書の提出を求めることもありますが、法的に定められたものではないため提出を拒否することも可能です。また近年では身元保証制度自体を廃止している企業もあるため、企業のルールを確認することが大切です。
労働契約などを結ぶ場合、電子契約サービスの利用がおすすめです。電子印鑑GMOサインは、260万社以上で導入されている国内シェアナンバーワン(※）の電子契約サービスです。
契約業務の効率化が期待できるだけでなく、印刷代や郵送代、印紙税といった各種コスト削減も可能となります。興味のある方は、ぜひ導入をご検討ください。
※導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。自社調べ（2023年5月）
※電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数（タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より）。自社調べ（2023年5月）
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※ 導入企業数は「GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。内、契約社数「100万社」（複数アカウントをご利用の場合、重複は排除）
