印鑑には色々な種類があり、また具体的な運用方法も会社によって異なります。そのため取り扱いに迷うことがあるかもしれませんが、押印する立場にある方は、適切に印鑑を管理・運用していかなければなりません。
ここでは印鑑のうち「角印」と呼ばれるものについて、使い方や他の印鑑との違い、利用する際の注意点などを解説していきます。
角印とは？
角印（かくいん）は、印影が四角になる印鑑のことです。
一般的には会社でよく使われており、社名や屋号が彫られているケースが多いです。
会社が使う印鑑は広く「社印」と呼ばれますが、社印には角印を使うことが一般的です。ただし、社印＝角印ではありません。社印には角印だけでなく丸印も含まれます。
角印と丸印の違い
角印が認印（みとめいん）としての役割を果たし、丸印は実印としての役割を果たすケースが多いです。
そのため角印は比較的使用頻度が高いのに対し、丸印は限られた重要な手続きで使用されるのが通常で、丸印の使用頻度は角印と比べると高くありません。
また、丸印には「会社実印」や「銀行印」があります。
会社設立時に法務局で印鑑登録をしたものが会社実印となり、銀行印も銀行で印鑑登録を経た印鑑でなくてはなりません。なお、認印として使う角印に印鑑登録は不要です。
このことから、具体的な使用場面にも違いが出てきます。会社設立登記や株券発行などの法的手続きでは会社実印が必要ですし、口座開設や手形の発行など銀行での手続きでは銀行印が必要になります。
日常業務での押印においては、角印と丸印の使い分けを間違えたからといって書面の法的効果に影響を及ぼすものではありません。しかし、リスクヘッジの観点からは適切な使い分けや管理が重要でしょう。
丸印とは？作成時のポイントと角印との使い分け方、紛失時の対応は？
角印を利用する主なケース
角印は認印としての役割を持つもので、日常的な業務で幅広く利用されます。
一般的には以下のような書類で利用されるケースが多いです。
- 請求書
- 領収書
- 納品書
- 見積書
契約書と比べると、いずれも重要度は低い書類です。
取引先等に提出する書類に角印が使われるケースが多いですが、社内文書に対して利用されることも少なくありません。法的に角印の使用場面が限定されているわけではない、ということを覚えておけば良いでしょう。
角印を押す位置
社名や所在地の右側に押すことが一般的です。
どこに押すべきかと悩んだ際には、この位置に押印すれば良いでしょう。ただし、社名等に若干被るように押す例もあるため、細かな指定がないか一度自社で確認しておくことをお薦めします。
なお、角印の押す位置について、法的な決まりはありません。そのため、どこに押印しても問題はありませんが、統一感なく乱雑に押印していては相手方に悪い印象を与えてしまう可能性もあるため注意が必要です。
角印利用時の注意点
そもそも押印がなくても、書類の効果や意義がなくなるわけではありませんが、適切に押印していることで相手に安心感を与えることができます。
中には押印のない書類は受け付けない会社もあるため、認印としての役割であるとしても、先方の社内ルールに従った運用をするよう注意しましょう。
また、法律上、押印のある文書は真正に成立したものと推定されます。誰かが勝手に押印した文書でも会社が作成した文書とみなされますので、管理にも十分留意しなければいけません。
この規定については丸印と区別されないため、角印についても会社実印と同様に、厳重な利用・管理体制を整えましょう。
特に規模の大きな会社では、印章管理台帳を作成し、誰が、いつ、何のために、その印章を使用したかについて、履歴を残すように運用すると良いでしょう。
角印作成時のポイント
角印を作成する際に着目すべきポイントは、「書体」「刻印内容」「サイズ」の3つです。
書体
印鑑の書体は会社の印象を左右するものです。また、読みやすさにも影響を与えます。
代表的な書体として「吉相体（きっそうたい）」「篆書体（てんしょたい）」「古印体（こいんたい）」があります。吉相体は縁起が良いとされていますが、読みにくいため、角印としてはそれほど多くは採用されていません。篆書体は吉相体の雰囲気を残しつつ、吉相体に比べて読みやすさもあるため、角印の書体として人気があります。古印体は読みやすく、なじみやすい印象を与える書体です。
どの書体にすべきかは、特にルールはありませんので、会社のイメージに合うものを採用すると良いでしょう。
刻印内容
角印には会社名、あるいは屋号を刻印します。
また末尾には、おくり字として「印」や「之印」の文字が入ることがあります。おくり字を入れるかどうかは、文字や文字数のバランスを考慮して決めます。おくり字の有無や内容について指定をしたい場合には、注文時に希望を伝えておくと良いでしょう。
なお、アルファベットでの刻印や横書きでの角印も作成可能です。どのような刻印が対応可能か、どのような仕上がりになるかは、注文先に確認してみてください。
サイズ
角印にはサイズの決まりもありません。
一辺の長さが18mm、21mm、24mmの正方形が一般的です。サイズによって相手に与える印象も変わってきます。サイズが大きいほど重厚感が出る一方で、扱いにくくもなります。バランスを考慮して決めると良いでしょう。
角印の電子印鑑も作成できる？
コンピューター上で押印可能な、電子化された印鑑を「電子印鑑」と呼びます。
昨今は電子文書でのやり取りも増えており、電子印鑑の需要も高まっています。
そして、角印も電子印鑑として作成可能です。
作成の方法としては、二つあります。「印影データをスキャンしたデータを電子印鑑とする方法」、もう一つは「印影を電子的に作り、そこに識別情報を加える方法」です。前者は非常に簡単に作成できますが、誰が押印したのか分かりにくいという弱難があります。後者は使用者や日時などの情報が入るため、セキュリティ上のリスクを軽減するのに効果的です。
今後は電子印鑑を用意しておくと便利
今や、書面だけでなく、電子データをビジネスで使うことが一般的になっています。コンピューター上で押印できないと不便に感じる場面は、今後さらに増えていくでしょう。
角印を電子印鑑として使えるようにしておくことで業務効率は向上します。
さらに、使用者等の識別が可能なタイプであればセキュリティ上のリスクも軽減できます。
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