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「決裁をとれるまでの時間ロスを減らしたい」「社員一人ひとり時間を有効活用できるようにしたい」このように業務を改善したい意欲のある企業は、今すぐ脱ハンコに取り組みましょう。
現在の日本は働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進などによりテレワークや場所に左右されない働き方が増えています。特にDX推進の観点から、「脱ハンコ」の動きが国や地方公共団体で活発化しています。
本記事では、企業が脱ハンコによって得られる5つのメリットについて紹介します。企業として仕事の質を高めるために脱ハンコを実現させましょう。
脱ハンコとは、日本国内の行政や民間に関する手続きで必要となる書類に対して、「押印を廃止する」取り組みです。働き方改革やペーパーレス化などの実施により、あらゆる書類は電子化されるようになりました。
また2020年12月には内閣府が「地方公共団体における押印見直しマニュアル」を明示したことにより、脱ハンコ化が進んでいます。例えば以下の書類では、押印は原則不要です。
この先も脱ハンコは進んでいくと予測されるので、企業としても押印に対する考え方を見直すタイミングにはちょうどよいでしょう。
脱ハンコの実施で得られるメリットは主に5つあります。
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
脱ハンコを実現すれば、書類を印刷して押印する作業が不要になります。1件の押印であれば大した作業ではありませんが、何百何千件となると作業に手間を感じるでしょう。
また、書類の印刷や製本などの作業に時間を奪われてしまいます。しかし押印がなくなれば、印刷や製本などをする必要はありません。
そのため、脱ハンコは業務の手間を削減できる手段として効果が期待できます。
脱ハンコによって、さまざまな費用を抑えられます。例えば、以下のような消耗品を購入する必要がなくなります。
特に契約件数や契約規模によっては、収入印紙代が高額になることもあるでしょう。建設関係の工事などは契約金額が高額になるため、印紙代も1契約で10,000円を超えるケースもあります。
しかし、書面契約から電子契約へ変更すれば収入印紙は不要となるため、大幅なコストカットを実現できます。
データの改ざんや紛失などのリスクも防げます。
紙で決裁や契約する場合、紛失や保管漏れなどの人為的ミスが起こるリスクもあるでしょう。また第三者に文書が改ざんされるおそれもあります。このような問題も、電子決裁や電子契約の導入で解決できます。
電子システムにはデータを容易に編集できないようにする機能があるため、改ざんリスクを軽減できます。またデータベースで保管するため、書類が紛失することもありません。
このように脱ハンコすることで、セキュリティ対策を強化できます。脱ハンコによって書類に関するトラブルを減らせる効果もあるので、コンプライアンスの強化が見込めるでしょう。
脱ハンコが実現すれば、職場以外でも仕事ができるようになります。Sansanの調査によると、印鑑を押すためだけに出社した経験がある人が71.9％もいるようです。（調査対象者1,078名）
この調査によると、約700人を超えるビジネスパーソンがハンコを押すためだけに無駄な時間をかけています。しかし、電子契約システムを導入すればハンコを押すために出社する必要はなくなります。
また取引先と契約する場合でも、打ち合わせ時間の設定が不要になります。自分や取引先の担当者の両方が時間を有効活用できるようになるため、ビジネスシーンでも役立ちます。
現在の日本はDXの推進に注目が集まっています。しかし、経済産業省は2030年にIT人材の不足が最大で79万人に達してしまう予測に対して警鐘を鳴らしています。
ITに強い人間が少ないため、企業もデジタル化に踏み切れないのが現状です。そこで企業がいち早く脱ハンコに取り組めば、ITに関する知識を深められる社員が増えるでしょう。
結果的に、企業内でデジタル関連に強い社員が育つことが期待できます。これからデジタルが推進されていく中で、企業内にIT関連に強い社員が在籍していることは企業にとって間違いなくメリットになります。
脱ハンコを実施する上で気をつける点は主に3つあります。
脱ハンコには多くのメリットがある一方で、気をつけなければならないこともあります。気をつけるべきポイントをしっかり押さえて、「脱ハンコしなければよかった」とならないようにしましょう。
脱ハンコを実施する際は、電子決裁や電子契約のシステムの導入が必要です。そのため、システムの導入費および管理費が必要になる点に気をつけましょう。
またシステムを導入する効果があるのか、費用対効果が見込めるのか押さえておくことも大切です。万が一費用対効果が薄い場合は、脱ハンコに踏み切るのは得策とは言えません。
しかし、稟議や契約などが多い企業は電子システム導入の費用対効果が大きいため、導入の検討をおすすめします。
脱ハンコは、紙契約から電子契約に切り替えるのが一般的な方法です。そのため、電子契約に移行することを取引先に伝えるようにしましょう。
なぜなら、突然契約方法を変更されてしまうと取引先の担当者も戸惑うからです。ビジネスは取引先との関係性に大きく左右されるため、配慮するよう心がけてください。
企業における書類には、簡易的なものから重要度の高いものまでさまざまです。すべての書類において脱ハンコができる場合は、そのまま実行して問題ありません。
しかし、電子決裁に向いていない書類などが企業にある場合は無理に脱ハンコしない方がいいでしょう。作業効率を低下させてしまうおそれがあるため、企業内で話し合って脱ハンコする書類としない書類を明確にしましょう。
脱ハンコを実現する5つの手順は以下の通りです。
脱ハンコをする上では、電子決裁や電子契約システムを導入する必要があります。システムを導入するには手順1〜5を実践してください。
企業の現状を踏まえた上で、脱ハンコしたら何が改善されて何が問題になるか考えておきましょう。あらかじめ問題になりそうなところを洗い出しておけば、対応策を講じられます。
書類には、脱ハンコできるものとできないものがあります。ほとんどの書類は脱ハンコできますが、初めて脱ハンコに取り組む企業は本当にハンコを廃止していいかわからない不安が大きいはずです。
そのような場合はスモールスタートで始めることをおすすめします。リスクを最小限に抑え、効果が得られるように脱ハンコできる書類をリストアップしておきましょう。
電子契約システムサービスの業者の選定も必要です。電子契約システムを取り扱う業者は多く存在しており、弊社のGMOサインやクラウドサイン、ジンジャーサインなどが挙げられます。
電子契約システムに詳しくない方は、どこをポイントに業者選定すればいいのか難しく感じるでしょう。初めてシステムを導入するなら、実績豊富な業者を3〜5社ピックアップしてから各業者について調べ、自社とマッチしそうな業者と契約しましょう。
電子契約システムの導入後には実証実験を行い、問題なく作動することを確認しましょう。なぜなら、実際に使用してみないと使い方が把握できないからです。
また数人の社員だけが使えるだけでは業務効率化に役立つとは言えないため、企業全体で理解するように心がけましょう。
電子契約システムを誰でも使えるように、ワークフローを作成しましょう。これまで紙で行っていた作業を電子に切り替えるため、最初は戸惑う社員が多いはずです。
ワークフローを作成しておかないと、「前の方がよかった」「使いにくくて逆に非効率」などマイナスに感じるおそれがあります。そのためわかりやすいワークフローを作成して、社内に運用方法の周知を徹底しましょう。
また社内研修の場を設けて、デモで実際に操作してみる機会を設けるのもいいでしょう。
実際に、GMOサインを導入して脱ハンコを実現した企業の声を紹介します。紹介する企業は以下の3社です。
それぞれの企業で、問題を抱えていました。それらの問題をどのように解決したのか参考にしてください。
グリー株式会社（以下、グリーという）は世界初のモバイルソーシャルゲームを開発したネット関連企業です。グリーが電子契約システムを導入するまでに至った経緯を紹介します。
| 課題 | ・請求書や見積書などに社印を押す作業を軽減したい ・PDFファイルに社印の画像を差し込む作業の負担が大きい |
|---|---|
| 改善結果 | ・これまで2時間かかっていた作業が5分で終わるようになった |
「電子印鑑GMOサイン」を導入したことで、2時間かかっていた作業がなんと5分で終わる作業になりました。大幅な業務効率化が実現できた革新的な事例です。
2時間かかっていた業務を5分に短縮！GMOサインのAPIで文書の押印を自動化に成功
株式会社マクアケ（以下、マクアケという）は、新しいものや体験の応援購入サービスの運営企業です。マクアケが電子印鑑GMOサインを導入するきっかけは、以下の通りです。
| 課題 | ・管理部門で業務の効率化を図りたい ・契約書に関わる作業負担や印紙の費用負担が大きな問題だった |
|---|---|
| 改善結果 | ・契約締結スピードが圧倒的に早くなった ・契約書にかかる印紙代や郵送費などが削減された |
マクアケは契約に関する作業に非効率を感じており、効率化を目指したいという思いから電子印鑑GMOサインを導入しました。結果的に業務効率がアップし、またコスト削減にも成功しました。
わずか1日での契約締結を実現。圧倒的にスピーディーかつ効率的に締結業務を完了
大和ハウスグループの大和物流株式会社（以下、大和物流という）は物流事業を中心に暮らしを豊かにしたい理念のもと活動している企業です。大和物流が電子契約を導入した経緯について紹介します。
| 課題 | ・全国42事業所の契約関係を本社で一括管理しておるため負担が大きい ・緊急を要する契約において稟議や郵送などの手間が問題だった |
|---|---|
| 改善結果 | ・稟議から契約までの流れがスムーズで時間短縮につながっている ・本社と事業所の郵送が不要になったためコスト削減もできた |
大和物流の課題は、全国に42事業所あるにもかかわらず契約業務はすべて本社で行っていました。そこで契約をより効率的に進める目的から電子契約システムを導入し、スムーズな契約の成立や郵送代の節約に成功しました。
脱ハンコにおけるQ&Aを紹介しましょう。
それぞれ質問の回答をお伝えします。
脱ハンコを導入すれば、業務効率化を実現できます。ハンコを押す作業は、手間や時間がかかるため負担が大きく減るでしょう。
1枚2枚にハンコを押す程度ならそれほど負担にはなりませんが、何百枚何千枚に押すとなると話は違います。そのため、脱ハンコをすれば大幅な業務改善が期待できます。
初めて導入する場合には、まず実績が多い業者を選ぶことをおすすめします。実績が多ければ、取引先のニーズに合わせてカスタマイズできるノウハウなどを豊富に備えています。
弊社の電子契約サービスは「導入企業数260万社突破」と業界No.1の実績を誇ります。初めての方向けに電子契約に関する資料を取り揃えておりますので、ぜひ参考にダウンロードしてください。
業者によって異なるため、一概にはお答えできません。
ただし、参考程度に電子印鑑GMOサインの費用を以下URLより参照してください。
DXが推進されている国内では、脱ハンコ化が進められています。企業によっては費用対効果が薄いケースも想定されるので、必要か不要かについては企業内で検討してください。
ただし、取引先が多い企業や契約業務が多い企業などは電子契約システムを導入して脱ハンコをおすすめします。
取引先が多い企業や契約や稟議などが多い企業にとっては、コスト削減につながります。
このように悩んでいる企業が多く存在するため、脱ハンコが実現すれば間違いなくコスト削減できるでしょう。
脱ハンコを実現することで得られるメリットは、主に5つあります。
脱ハンコが実現すれば、社員の働き方も改善されます。具体的には、新しい事業に予算を当てることやほかの業務に時間をあてられることなどが挙げられます。そのため企業や社員にとってメリットが多いと言えます。
しかし、新しいことを始めるのには不安もある上、労力もかかります。また思うようにいかないこともあるでしょう。しかし、一度慣れてしまえば結果的に「やってよかった！」と思えるはずです。
ぜひ脱ハンコを実現して、企業と社員がWin-Winな働き方を目指してください。
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