電子契約を学ぶ

2022年10月21日

電子印鑑を無料で作成する方法!電子印鑑の法的効力とは?

普段の業務の中で押印作業はあるでしょうか?書面の契約書には印鑑を押しますが、電子文書に対しては直接押印することができません。
そこで、「電子印鑑」と呼ばれるものを代わりに使うことがあります。電子印鑑を作れるサイト、ツールはさまざまあり、無料で使えるものも多くあります。
今回は電子印鑑を無料で作る方法や電子印鑑のメリット・デメリットについてご説明します。
また、電子印鑑のような見た目でのハンコではなく、電子契約の際などに利用される電子署名などについてもご説明いたします。


電子印鑑とは?

電子印鑑とは、その名の通り、電子ファイルに印影(ハンコ)をつけたものを指します。
実物の印鑑を押したときの印影のようなデザインをしていて、WordやExcel、PDFなどで作成した文書に電子印鑑の画像ファイルを貼り付けることで押印することができます。

似たようなものとして、「電子サイン」や「電子署名」というものもあります。紙の契約書で契約を締結する場合、押印もしくは署名をするのが一般的です。
本人の印鑑による印影を残すか自筆で氏名を記入することで、その書類は誰が作成したのか、なりすましなどの不正がされていないかを証明することができます。
電子ファイルで作成された契約書も同様に、自分の氏名が記載された電子署名を付与することで、本人性を担保することができます。

電子署名は、電子サインにそれが本人の意思によるものであることがわかる電子証明書や日時が記録されるタイムスタンプを付与したもので、紙の契約書への押印と同様の証拠力があるものです(電子署名法第3条)。

電子印鑑は印鑑の電子版、電子サインは紙文書に代わって電子上で契約するプロセス全般を指す言葉、そして電子署名は電子サインの証拠能力を高めたものと覚えておくといいでしょう。

無料で電子印鑑を作る方法

まずは試しにご自身の電子印鑑を作ってみることをおすすめします。電子印鑑は以下のような方法で、無料で作成することもできます。

無料ツール、フリーソフトを利用する

「電子印鑑 無料 作成」「電子印鑑ソフト 無料」などのキーワードでネット検索をすると、無料で使える電子印鑑作成ツールやフリーソフトがたくさん出てきます。こうしたソフトウェアを利用すれば、名前を入力するだけで電子印鑑をすぐに作ることができます。

ワードアートで作成する

Wordで文章を作成される場合は「ワードアート」を使うことで電子印鑑を作ることもできます。ワードアートは装飾した文字を文書に挿入できる機能です。これと図形の挿入を組み合わせて印影のようなデザインにすることで電子印鑑が作成できます。

実際の画像をスキャンする

実際に紙に押印して、その印影を撮影した写真やスキャンした画像をトリミング(切り取り)し、それを文書に貼り付けることでも電子印鑑を作ることができます。実際の印鑑の印影をリアルに再現したい方におすすめです。

電子印鑑におすすめのフォント

一般に、WordやExcelの場合、「MS明朝」や「游明朝」がデフォルトのフォントとして設定されています。しかし、これをそのまま電子印鑑に使うと本文との違いがわかりづらくなり、デザイン的にも印鑑らしからぬものになってしまいます。

そこで、電子印鑑を作成する際にはフォントにもこだわってみましょう。一般的な印鑑には楷書体が使われています。そこで、「HG正楷書体-PRO」などの楷書体フォントを使うことで、印鑑らしくなります。また、行書体も印鑑でよく使われているので、「HG行書体」「HGS行書体」などのフォントもおすすめです。いろいろと試してみて気に入ったデザインを見つけてみましょう。

無料で電子印鑑を作るメリット

無料で電子印鑑を作るメリットとして、まず挙げられるのが、コストを削減できるという点です。有料の電子印鑑ツールを使う場合、初期費用や毎月の利用料がかかってしまいますが、先ほどご紹介したような方法で電子印鑑を作成した場合はコストがかかりません。他方、書面で契約を締結されているケースでは、契約書の作成・郵送・管理にかかる人件費や郵送代、紙代、インク代、印紙代などで、かえってさまざまな経費がかかってしまいます。電子契約を導入して無料の電子印鑑を使えば、契約にかかるコストを大幅に削減することが可能です。

また、業務を効率化することもできます。書面の契約では契約書の印刷や郵送、保管、管理などの手間がかかります。後から見返す際には、該当する契約書を探し出すのも一苦労です。電子契約を導入して電子印鑑を使うことで、ペーパーレス化も実現でき、業務効率を大幅に改善することができます。

さらに、どこでも押印できるのも、大きなメリットです。紙の場合は印鑑が手元にないと押印することができません。印鑑を家に忘れて出社したり、会社に印鑑を置きっぱなしにしたりした場合、必要な場面で対応することができなくなってしまいます。電子契約であればパソコンやスマホを使ってどこでも押印することが可能です。電子印鑑の画像ファイルが端末に入っていない場合でも、その場で作成することで対応できます。

無料で電子印鑑を作るデメリット

電子印鑑を作成するデメリットとしてまず挙げられるのは、手間がかかるということです。先ほどご紹介した方法であれば電子印鑑を簡単に作成することができるのですが、それでもある程度のパソコンのスキルが必要となります。また、サイズやバランスの微調整に意外と時間がかかるのもネックです。

また、なりすましや改ざんのリスクも高くなります。特にWordやExcelなどの汎用的なソフトウェアで作成した電子印鑑は簡単に類似のものを作ることができてしまいます。実物の印影の写真やスキャンした画像を使っている場合も、容易にコピーすることが可能です。電子署名では電子証明書やタイムスタンプを付与することによって、本人性や非改ざん性を担保することができますが、本人性や非改ざん性を担保していない電子印鑑の場合は、ただ画像ファイルを貼り付けただけなので証拠として認められにくいのです。請求書や見積書、回覧文書などに認印のような感覚で使うのであれば問題はないかもしれませんが、実印が必要となるような重大な契約や高額な契約には適しているとはいえません。

作成した電子印鑑をPDFに押印する方法

WordやExcelで作成したファイルであれば、文書に電子印鑑の画像ファイルを貼り付けることで、押印することができます。しかし、編集ができないPDFファイルでは電子印鑑を挿入することもできません。

そこで、PDFファイルを閲覧できるAcrobat ReaderやPDFファイルを編集できるAcrobatを使います。「スタンプ」という機能を使えば、文書内に電子印鑑の押印が可能です。名前を入力することで電子印鑑を作成できる他、画像ファイルを取り込むことでも電子印鑑を押印することができます。

電子印鑑GMOサインなら安心

従来の電子印鑑は無料で作れるという利点がある一方で、改ざんやなりすましのリスクがある、証拠力が低いなどのデメリットも存在します。安心して使うのであれば、電子印鑑に電子署名を使って電子証明書やタイムスタンプを付与するか、電子契約システムを利用した方がよいでしょう。

電子印鑑GMOサインは電子契約システムのうちの1つで、電子サインも電子署名もどちらも対応しております。 電子契約ツールによっては、GMOサインと同様に電子署名、電子サインのどちらにも対応しているものや片方にのみ対応しているものなど機能が異なりますので、選定の際には確認してみてください。、GMOサインを利用すると、最短1分で契約の締結が可能です。電子証明書とタイムスタンプが付与でき、高い本人性と非改ざん性を担保してくれるのに加えて、セキュリティ対策も万全で、改ざんやなりすまし、情報漏えいなどのリスクも最小限に抑えてくれます。使い勝手の良さと信頼性の高さから、導入企業数No.1となっています。無料で使える「お試しフリープラン」で、まずは使ってみてから導入を検討いただけます。

書面による契約から電子契約に切り替えれば、コスト削減や業務効率の改善、契約締結までのスピードアップ、トラブルの防止など、さまざまなメリットが得られます。この機会にぜひ契約の電子化を検討してみましょう。

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筆者

ハンコ脱出作戦 編集部

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