電子契約を学ぶ

2021年9月20日

2022年7月13日

電子証明書とは?信頼できる理由と発行方法、更新手続き

電子契約について調べていると必ず出てくる言葉が「電子証明書」です。その名が示すとおり、電子的に何を証明するもので、どのような場面で使われるのでしょうか。ここでは電子証明書の役割や、信頼できる理由、そして発行方法や更新手続きについて、ビジネスシーンにおける電子証明書を中心に解説します。

電子証明書って何?

電子証明書とは、電子ファイルを使った電子契約などの手続きにおいて、間違いなく本人であることを証明するための技術です。紙の書類での手続きにおいて印鑑を押したときに、それが本人の印鑑であることを証明する印鑑証明書に相当します。

▷参考:電子印鑑GMOサイン|電子契約とは?

電子証明書はその信頼性を担保するために、第三者機関である「認証局」に発行してもらうのが一般的です。発行された電子証明書は、電子ファイルとしてパソコン(PC)へダウンロードできるほか、マイナンバーカードなどのICカードなどに記録される形で取得できます。

ここでどういった場面で電子証明書が使われているのか、いくつか紹介しましょう。

前述したように、電子契約において本人が作成した契約書であることを証明する役割を担っており、契約書に法的効力を持たせるために使われています。

国が法人に発行する「商業登記電子証明書」も、その名が示すとおり電子証明書です。これを利用するとe-Taxによる納税や、登記・供託オンライン申請システムによる印鑑証明書のオンライン請求などが行えます。この場合、電子証明書は、申請する法人の電子認証に使われます。

さらに、マイナンバーカード(個人番号カード)にも、電子証明書(署名用電子証明書/利用者証明用電子証明書)が保存され、電子認証に使用可能です。たとえばe-Govやマイナポータルを利用した電子申請などを行う場合、あるいはコンビニで住民票を取得する場合の電子認証にも、この電子証明書が使われています。

なぜ認証局から発行される電子証明書は信頼できる?

実は電子証明書は、自分でも作成できます。しかし、当然のことながら、自作の電子証明書では誰も信じようがありません。そこで、第三者機関である認証局に電子証明書を発行してもらいます。すなわち本人であることを第三者機関に証明してもらうというわけです。

次に信頼性について考えてみましょう。前述のように、電子証明書は自作も可能です。このため、第三者が本人に成りすますことを目的に、電子証明書を作成することも可能です。そのため、いくら第三者機関が発行しているといっても、その第三者機関が信頼できる機関でなければ、発行された電子証明書も信頼できないのです。したがって、信頼できる電子証明書を手に入れるには、信頼できる第三者機関から発行してもらう必要があります。

たとえば電子契約に法的効力を持たせる場合に必要な電子証明書は、総務省が定める基準に適合した第三者機関(認証局)に発行してもらう必要があります。こうした認証局は、認証業務運用規程やプライバシーポリシーを公開し、信用できると公に認められている機関です。

また、これらの認証局は、信頼性を担保するために、たとえば「WebTrust監査」などの外部監査を定期的に受けるなど、厳しい基準をクリアしています。つまり、電子証明書の信頼性は、電子証明書を発行する認証局(第三者機関)の信頼性によって成り立っているのです。

【参考】WebTrustについて(GMOグローバルサインホールディングス株式会社)

電子契約にはなぜ電子証明書が必要?

電子契約は、紙の契約書で行われてきた契約行為を、電子ファイルの契約、つまり電子契約ですることをいいます。

そもそも契約は口頭でも成立しますが、契約の事実を証拠として残すために、私たちは紙の契約書を交わしています。紙の契約書には、契約当事者たちが押印しますが、これは当事者たちがたしかに契約したという事実を証明するために行うものです。このとき、その印鑑が本人のものであることを証明するのが印鑑証明書です。

一方、電子契約では、契約内容の書かれたデータを契約の事実を証拠として残します。しかし、電子ファイルは紙の文書に比べると改変や内容の複製(コピー)がしやすく、その電子ファイルが正式であり有効な契約を示すものであることが証明しづらいという問題があります。そこで使われるのが、電子証明書です。

まず、電子ファイルが改ざんされていないことを証明するために、タイムスタンプという技術が使われ、さらに本人が作成したものであることを証明するために電子署名を付与します。このタイムスタンプや電子署名を電子ファイルに施すときに、電子証明書が使われるのです。

このため、もしここで使われる電子証明書が信頼できないものだった場合、電子契約書を契約の証拠とすることはできないと言っても過言ではありません。したがって電子証明書は、信頼できる第三者機関によって発行されていることがとても重要な意味を持つのです。

▶参考:電子契約書の導入メリットを詳しく解説!

電子証明書の発行方法

電子証明書の発行方法は、発行する認証局によって異なります。ここではビジネスシーンで使われる、身元確認を含んだ電子証明書について、電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」での新規発行申請の流れを解説します。

電子印鑑GMOサインについて【公式サイト】

 

1.認証局に電子証明書の発行を申し込む

申し込みフォームに、必要事項を入力します。企業情報や本人の情報などに加え、本人確認の方法などを選択します。

 

2.電子証明書に内包する情報を入力して申請

次に電子証明書に内包する情報を入力します。ここで入力する情報は、企業名や住所、役職などです。入力が終わったら、電子証明書の発行を申請します。

 

3.電話や書類などで本人確認

申請後、本人確認を行います。本人確認の方法は、電話確認と本人確認書類の送付があります。電話確認の場合、申請者に対して電話をかけて行われますが、代理人では本人確認となりません。もし申請者が多忙で電話に出にくい場合には、書類確認を選びましょう。書類確認の場合、印鑑証明書などを送付します。

 

4.電子証明書の発行

本人確認が完了すると電子証明書が発行されます。

電子証明書の有効期限と更新の手続き

電子証明書には有効期限があります。有効期間を過ぎると失効してしまい、過去に締結した契約書がすべて証明できないものとなってしまいますが、電子証明書は更新できるため、問題ありません。もちろん、失効してしまう前に更新する必要があるため、有効期限を忘れないように注意が必要です。

なお電子証明書の更新手続きは、発行する認証局によって異なります。ここではビジネスシーンで使われる身元確認を含んだ電子証明書について、電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」での更新申請方法を解説します。

更新手続きの流れ

1.認証局に電子証明書の有効期限延長を申し込む

申し込みフォームに、必要事項を入力します。企業情報や本人の情報などが、既存の電子証明書から変わる場合には、ここで変更しましょう。

 

2.電子証明書に内包する情報を入力して申請

次に電子証明書に内包する情報を入力します。既存の電子証明書と情報が変わる場合には、ここで変更しましょう。入力が終わったら、電子証明書の更新を申請します。

 

3.電話や書類などで本人確認

申請後、本人確認を行います。本人確認の方法は電子証明書の発行申請の場合と同じです。

 

4.電子証明書の有効期限延長

本人確認が完了すると電子証明書が更新されます。

電子証明書についてのよくある質問

ここで、ビジネスシーンにおける電子証明書についてのよくある質問にお答えします。

電子証明書は複数発行できる?

基本的にいくつでも可能です。たとえば契約業務を行う担当者ごとに電子証明書を発行して運用できます。

電子証明書の発行手数料はいくら?

認証局や、電子契約システムによって違いがあります。電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」では、1枚⽬の電子証明書は無料で発行され、2枚⽬以降は8,800円/枚/年となっています。

電子証明書は紙の契約書における印鑑証明書!電子契約に必須の技術

電子証明書は、本人であることを証明するための技術で、電子認証などに使われます。とくに電子契約では、電子契約書の本人性や、改ざんされていないことを証明するために使われています。いわば紙の契約書における印鑑証明書に代わるもので、電子契約書に法的効力を持たせるためにも必要な技術のひとつです。

電子証明書には有効期限があり、有効期限を過ぎてしまうと、契約書の本人性や改ざんされていないことを証明できなくなります。しかし、電子証明書を更新し、有効期限を延長すれば問題ありません。

なお、電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」では、電子証明書の有効期限90日前に証明書更新の案内メールが送られます。電子契約を導入する場合には電子証明書の有効期限に注意し、更新を忘れないようにしましょう。

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