働き方

2021年11月16日

経理部門をDX(IT)化するメリット・デメリット、役立つシステムの種類

社会全体でIT化が進み、様々なことが便利に効率的に進むようになっています。そして近年は特にIT化を土台とした「DX化」も推進されています。政府も積極的にこれを進めており、企業単位で見てもIT化・DX化は非常に大きな意味を持つものです。

また、企業を構成する各部門についても、業務内容に即したIT化・DX化を実現することで様々なメリットが得られます。そこで、本記事では特に経理部門に着目し、具体的なメリットやデメリット、役立つシステムについても紹介します。

経理部門にDX(IT)化が必要な理由

IT化とDX化は、関連性こそあるものの、別の領域、別の次元の話です。

IT化はパソコンのようなデジタル端末やインターネット等の技術を使って、これまで手作業で行っていた作業や紙の状態で利用・保管されていた情報を「デジタル化」することでコスト削減や業務改善を目指す意味です。一方で、DX化とは、IT化によってデジタル化されたデータや業務を前提に、新たなビジネスや社会の「変革」を目指す意味です。DX化の実現で企業は新たな価値を創出し、組織の改革をなすことで、競争において優位に立つことができます。

現代の企業は、単にIT化を目指すのではなく、その先のDX化を目指すことが重要ですが、現状、経理業務の多くを手作業でしている企業は、まず、「IT化できる業務はないか」をよく考える必要があるでしょう。

IT化を進めるだけでも手作業を減らせますし、日々のルーティンワークが自動化され、属人化している業務の是正も期待できます。

ただ、まだまだマンパワーで回している企業も多いです。目の前の業務が忙しくてIT化への移行になかなか取りかかれないという経理部門も多いでしょう。確かに、手作業から全面IT化の一挙刷新は現実的ではありません。しかし、IT化を進めることがDX実現のためには欠かせません。他部門の協力やDX人材の協力を得つつ着手していきましょう。

経理部門をIT化するメリット

経理部門のIT化により、「業務時間短縮」「ヒューマンエラー防止」「データの管理性向上」といったメリットが得られます。詳しく見ていきましょう。

作業を効率化でき、業務時間の短縮につながる

IT化によって作業の効率化が図れます。

例えば、手書きで情報を管理している場合、一つの情報を残すのに書く時間やファイリングの時間が必要ですし、訂正を要するとなればさらに時間がかかってしまいます。また、書類を補完しておくためのスペースも必要です。そこで、パソコン等の端末上で作業をすれば記入時間は短縮されますし、訂正や情報のトレースなども瞬時に実行できます。情報はすべてシステムに集約されるため、保管するスペースも必要ありません。

さらに、単にExcelのような表計算ソフトで作業するだけでなく、経理業務に向いたシステムを活用すれば手を動かす量はより削減でき、より業務時間を短縮できます。それは、繰り返し実行する単純作業などはシステムが自動で対応するため、担当者が従来のように何度も同じような作業を行う必要がなくなるからです。

このような業務時間の短縮には、企業にとってはコストカット、経理担当にとっては余裕を持って業務に取り組めるというメリットがあります。人にしかできない作業や業務により注力でき、円滑な経理が実現されるでしょう。

ヒューマンエラーを防ぎやすい

ヒューマンエラーを防ぎやすいのもIT化の大きなメリットの一つです。しかし、システム上で作業をすれば、異常値を入力してしまったときでもシステムが判別してエラー表示してくれるなど、ちょっとしたミスも把握しやすくなります。

また、作業の自動化もミスの防止に役立ちます。IT化が十分に進めば人が対応する業務自体縮小しますので、ヒューマンエラーは必然的に少なくなります。

データを管理しやすくなる

経理に関する多様な情報が管理しやすくなるメリットもあります。

そして、管理性向上のメリットは、作業単位で見たときよりも、横断的な業務を遂行する場面で特に現れます。横断的な業務の最たるものが経営層の意思決定です。

経営者は、経理部門に限らず様々な部門や組織全体の動向を見て方針を判断しなければなりません。データが経営判断の分析に利用できる形で管理されており、また、リアルタイムに反映されていることで、より最適な判断をスピーディーに下すことができるようになります。

経理部門をIT化する際のデメリット

経理部門のIT化は数多くのメリットをもたらすものですが、その過程では一部デメリットも生じます。

初期費用がかかる

デメリットの一つは初期費用です。

新たなシステムの導入には費用がかかりますし、導入に際してサポートを得るのならその費用も別途でかかります。導入時に一時的に業務を止めることになれば損失が生まれる可能性もあるでしょう。

もちろん、上手くIT化が進むことによってこのデメリット以上のメリットが得られるわけですが、導入段階においてはコストや労力もかかる点は理解していなければなりません。

なお、クラウド型のシステムであれば初期費用を抑えられます。加えて、クラウド型はオンプレミス型(自社運用型)に比べてメンテナンスのコスト負担も軽減させられます。

システムを使いこなすにはリテラシーが求められる

システムの導入には、ITに関してリテラシーある人材が必要、という難点もあります。

社内にITへの知見を有している人がいなければ、通常よりも導入に時間がかかってしまうでしょう。

また、導入後も継続的にシステムを使って作業をしていくことになるため、学習機会を設けるなど、知識を持っていない人でも最低限使える状態にしなくてはなりません。クラウド型のシステムの中には、導入サポートが用意されているものもありますので、必要に応じて積極的に活用するようにしましょう。

経理部門のIT化を成功させるコツ

IT化により企業や経理部門は様々な利益を得られます。しかし、システムというものは導入しさえすれば良いというものではありません。そこで、以下のコツを押さえてIT化の着実な成功を目指しましょう。

現在の業務フローを洗い出す

IT化成功のためには、業務フローの洗い出しが必須です。

具体的には、現状把握をし、何が問題なのか、どこを自動化できそうなのか、どのように改善できそうなのか、一つひとつ把握していかなくてはなりません。

「経理に役立つと言われているシステムをとりあえず入れてみよう」とIT化の方向性も定まらないまま導入してしまうと、コストだけがかかって結局業務の改善もできずに終わってしまうこともあるでしょう。

また、業務フローを洗い出すことは、システムやサービスの選定の材料にもなります。これを怠り必要な機能が把握できなければ、機能不十分でシステムの移行を余儀なくされる可能性がありますし、逆に必要以上の機能とともに過大なコストが生じてしまう可能性もあります。

なるべく紙を使用しないようにする

紙の使用そのものが常に悪いというわけではありませんが、紙の使用はどうしても業務の属人化を招きやすくなります。また、紙資料があるところに出向かなければならない、つまり、出社しなければ業務が進められないケースもでてくるでしょう。

アナログな作業を削減し、より効率的で効果的な業務遂行を目指そうとしている最中、いつまでも紙での作業に固執してしまってはなかなかIT化を進められません。そのため、なるべく紙を使用しない方向に経理全体の意識を向けることが大切です。

経理担当者のITスキルを向上させる

システムは、ひとりでに経理業務をこなしてくれるものではありません。経理担当者のITスキルでシステムを有効活用していく必要があります。

現代においては、「ITスキルは情報システム部門やIT企業の人たちに必要なものだ」と捉えるのではなく、あらゆるビジネスパーソンに必要なスキルであると考えなくてはなりません。その上で、企業としては研修や勉強会などの機会を設け、各担当者は個人的にも学習を進めていくことがIT化成功のためには大切です。

経理のIT化に役立つ主なシステム

IT化に向けてどのようなシステムを使えば良いのか分からない方もいることでしょう。簡単に経理に役立つ各種システムを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

クラウド会計ソフト

決算や資金繰り、企業の会計業務を効率的に進めるにはクラウド会計ソフトが役立ちます。

クラウド会計ソフトを使用すると、収支等の自動計算、入力データの自動集計、決算書や各種書類の作成なども自動で行えます。

また、クラウド型を導入することで、よりIT化に資するツールとして機能します。他のITツールとの連携も図りやすいですし、インターネット環境さえあればどこからでも利用できます。また、データがパソコンのローカルディスクに保管されるわけではないため、BCP(事業継続計画)の観点からもクラウド型は有効です。

経費精算システム

経費精算システムは経理担当以外の従業員も日常的に使用するシステムです。

業務で発生した経費の申請や承認をシステム上でできるようになります。従来、経費申請に要していた書類作成や書類のプリントアウトなどが不要です。作業がシステム上で完結させられることで作業効率を高められます。

電子請求書発行システム

電子請求書システムは、請求書を電子データとして作成・管理できるシステムです。

これは、PDFなどの形式でデータを作成・管理できるもので、これにより紙の書類を用意したり郵送したりする必要はなくなります。また、作成方法に関しての属人化を防ぎやすく、ミスの防止効果も期待できるでしょう。

請求の相手方もすぐに請求書を受け取れますし、管理の手間などが少なくて済むというメリットもあります。

債権管理システム

債権管理システムは、債権に対して、売掛金の計上から決済までを管理するためのシステムです。これは、債権を一括管理してくれるもので、キャッシュフローを健全な状態で維持するのに役立ちます。確実に債権回収ができるよう、担当者への通知や取引先への書類発行など、広くサポートしてくれます。

また、銀行データを自動取得できるシステムもあり、この機能があれば、債権との突き合わせが容易になります。

電子契約システム

IT化を進めるためには電子契約システムの備えも重要です。

関連法令も年々整備されており、電子契約を採用する企業も増えています。電子契約システムを使えば、契約締結の手続きのみならず、契約内容に関する社内稟議や契約書の保管、有効期限の管理などもすべてシステム上で行えるようになります。特に、経理部門や営業部門は、業務効率を大幅に向上させられるでしょう。

また、印紙税が不要になることからコストカットも狙えます。

安全で信頼できるシステムの検討を!

経理のIT化に役立つシステムはたくさんあります。しかし、IT化、さらにはDX化を成功させるには安全なシステムを使用する必要があります。クラウド型のサービスも数多くリリースされていますが、セキュリティやサポートが十分でなければ自社のみならず関係者にも被害が及んでしまうでしょう。

ここで、電子契約に関しては「電子印鑑GMOサイン」がおすすめです。実印相当の電子署名など、安全に契約を締結するための機能が備えられており、オプションでさらに機能を追加することも可能です。

基本料金0円の「お試しフリープラン」も用意されていますので、気になる方は気軽に一度使ってみてはいかがでしょうか。

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