見積書とは、クライアント（顧客）に対して商品・サービスを提供する際に、その内容・費用・期間などを明確に提示する書類です。

見積書は発注物の見積もり依頼に応じる形で受注者によって発行されるのが一般的ですが、作成が法的に義務付けられているわけではなりません。

そこで本記事では、見積書の定義や請求書・発注書などとの違いを踏まえて、見積書を発行する理由を詳しく解説します。見積書の書き方や相手方に送付する際の流れ、保存期間やインボイス制度による影響なども紹介しますので、ぜひご一読ください。

見積書とは？

見積書とは、クライアントに対して商品・サービスを提供する際に、費用・期間・内容などを明確に提示する書類です。契約の前段階において取引の基本的な内容・条件を示すうえで、重要な役割を果たします。

見積書を発行することで、商品・サービスの内容・価格・納期などの取引条件をクライアントに対して明確に示せます。このように取引当事者間の認識を合わせることで、取引上のトラブルが発生するリスクを軽減できるのです。

また見積書の発行によって、顧客からの要望や要件に対してスムーズに対応できるようになるため、顧客満足度の向上にもつながります。

見積書と請求書の違い

ビジネスでは、見積書と請求書は異なる役割を担います。見積書は契約締結前の段階で取引の条件を提示する書類ですが、請求書は商品・サービスの提供後に支払いを求めるために送付する書類を指します。
見積書と請求書におけるそれぞれの目的・記載内容・発行および提出の時期を以下の表にまとめましたので、ご覧ください。

見積書と発注書の違い

見積書と発注書もそれぞれ異なる役割を持つ書類です。

発注書とは、クライアントが見積書にもとづいて商品やサービスを購入する際に、取引の相手方に発注内容を明確に伝えるために発行する書類です。発注書を取引先に送付することで取引を確定させる意思を示し、契約当事者双方の権利義務を明確化する役割を果たします。

発注書の提出を受けて、受注した側は商品の販売やサービスの提供を開始するのが一般的です。

見積書を発行する理由

ビジネスシーンにおいて見積書を発行する主な理由を以下の表にまとめましたので、ご覧ください。

見積書に法的効力はある？

見積書は取引条件を提示する重要な書類ですが、見積書自体には法的な効力がないと一般的に考えられています。また発行を義務付ける法的拘束力もなく、商慣習によって発行されている書類と言えます。

しかし、見積書の記載事項は後から自由に撤回できるわけではありません。そのため、契約を締結した後でクライアント側の都合で価格が変更されてしまったようなケースでは、最終的に合意していた見積書に記載された金額を対抗手段として使用できます。

なお、たとえ契約書を締結していない場合であっても、見積書と発注書が発行・送付されていれば、法的に契約が成立している状態にあると言えます。

見積書を送付する流れ

見積書の作成から送付までの大まかな流れを以下の表にまとめましたので、ご覧ください。

見積書の書き方

見積書には、主に以下の内容を記載するのが一般的です。

見積書の作成にあたってテンプレートを確認・利用したい場合は、以下のWebサイトを参考にしてください。

【参考】見積書とは？作成目的や書き方、請求書や発注書との違いは？

見積書の保存期間は？

見積書の保存期間は、法人は原則7年間、個人事業主は原則5年間と定められています。見積書の保存期間の起算日は、文書の発行日からではなく、その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から数える点に注意しましょう。

見積書を保存する最大の理由は、税務監査や法的トラブルにおいて、遡及して見積書の確認が求められる場合があるためです。また見積書の保存は、過去の取引履歴を参照してクライアントとの関係を維持・向上させるときにも役立ちます。

ただし法人の場合、欠損金が発生した事業年度において発行した見積書は10年間保存しなければなりません。

また個人事業主の場合は、前々年度の課税売上高が1,000万円を超える場合には、7年間保存する必要がある点にご注意ください。

【参考】国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」令和4年4月1日現在法令等

インボイス制度の導入で見積書に影響はある？

インボイスとは、売り手が買い手に対して正確な適用税率や消費税額等を伝えるための書類やデータを意味します。具体的には、適用税率や消費税額だけでなく、区分記載請求書や登録番号などが記載されたものを指します。

結論からお伝えしますと、令和5年10月1日から開始されるインボイス制度の導入は、見積書の内容や形式などに対して直接的な影響を及ぼすことはありません。

ただし、課税期間の末日が到来しても支払対価の金額が確定しないケースにおいて、見積額をもとに仕入税額控除を実施する場合には適格請求書を保存しなければなりません。詳細は国税庁の資料やHPをご確認ください。

【参考】国税庁「見積額が記載された適格請求書の保存等 」

見積書を適切に発行しビジネスに役立てよう

本記事では、見積書の定義や請求書・発注書などとの違いを踏まえて、見積書を発行する理由や作成から送付までの流れを解説しました。
見積書を適切に発行すれば、取引条件の明確化やクライアントとのコミュニケーション円滑化などのメリットが見込めます。見積書の役割を理解して、取引にうまく役立てましょう。

なお、見積書の電子化を進めたい場合は、電子契約サービス電子印鑑GMOサイン がおすすめです。電子印鑑GMOサインを利用すれば、見積書だけでなく、発注書・受注書・領収書などの書類でスピーディに電子署名を行えます。

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