見積書とは、クライアント（顧客）に対して商品・サービスを提供する際に、その内容・費用・期間などを明確に提示する書類です。

見積書は発注物の見積もり依頼に応じる形で受注者によって発行されるのが一般的ですが、作成が法的に義務付けられているわけではなりません。

そこで本記事では、見積書の定義や請求書・発注書などとの違いを踏まえて、見積書を発行する理由を詳しく解説します。見積書の書き方や相手方に送付する際の流れ、保存期間やインボイス制度による影響なども紹介しますので、ぜひご一読ください。

見積書とは？

見積書とは、クライアントに対して商品・サービスを提供する際に、費用・期間・内容などを明確に提示する書類です。契約の前段階において取引の基本的な内容・条件を示すうえで、重要な役割を果たします。

見積書を発行することで、商品・サービスの内容・価格・納期などの取引条件をクライアントに対して明確に示せます。このように取引当事者間の認識を合わせることで、取引上のトラブルが発生するリスクを軽減できるのです。

また見積書の発行によって、顧客からの要望や要件に対してスムーズに対応できるようになるため、顧客満足度の向上にもつながります。

見積書と請求書の違い

ビジネスでは、見積書と請求書は異なる役割を担います。見積書は契約締結前の段階で取引の条件を提示する書類ですが、請求書は商品・サービスの提供後に支払いを求めるために送付する書類を指します。
見積書と請求書におけるそれぞれの目的・記載内容・発行および提出の時期を以下の表にまとめましたので、ご覧ください。

	見積書	請求書
目的	契約の前段階で商品やサービスの提供条件を提示する目的で発行される。 クライアントに取引条件を明確にして、当事者間での認識のズレを防ぐ。	商品やサービス の提供後、顧客に支払いを求める目的で発行される。 クライアントに対する債権の証明書として機能し、支払いの金額と期限を示してスムーズな支払いを促す。
内容	提供する商品やサービスの詳細・価格・納期・支払い条件など。	提供した商品やサービスの詳細・価格・支払い期限・支払い方法・支払い先の銀行口座の情報など。
時期	取引成立前に発行・提出される。	商品の納品やサービスの提供後に発行・提出される。

見積書と発注書の違い

見積書と発注書もそれぞれ異なる役割を持つ書類です。

発注書とは、クライアントが見積書にもとづいて商品やサービスを購入する際に、取引の相手方に発注内容を明確に伝えるために発行する書類です。発注書を取引先に送付することで取引を確定させる意思を示し、契約当事者双方の権利義務を明確化する役割を果たします。

発注書の提出を受けて、受注した側は商品の販売やサービスの提供を開始するのが一般的です。

見積書を発行する理由

ビジネスシーンにおいて見積書を発行する主な理由を以下の表にまとめましたので、ご覧ください。

発行する理由	概要
取引条件の明確化	見積書で取引の価格・内容・期間などの条件を明確にすることで、当事者間の認識のズレを防ぎ、トラブルが起こるリスクの軽減につなげる。
判断に役立つ情報の提供	見積書の発行は、クライアントからすると予算・ニーズを踏まえた商品やサービスの比較検討、購入の判断に役立つ。
プロフェッショナルとしての印象付け	プロフェッショナルで信頼できるビジネスパートナーとしてのイメージをクライアントに抱かせ、信頼関係や長期的な取引関係の構築につなげる。
コミュニケーションの円滑化	見積書の発行により、取引当事者間のコミュニケーションが促進される。 クライアントの要望や要件に対して迅速かつ効果的に対応できるようになり、顧客満足度が向上する。
取引履歴の管理	見積書の発行によって取引履歴を一元的に管理できるようになり、後から確認しやすくなるため効率的なビジネス運営につながる。

見積書に法的効力はある？

見積書は取引条件を提示する重要な書類ですが、見積書自体には法的な効力がないと一般的に考えられています。また発行を義務付ける法的拘束力もなく、商慣習によって発行されている書類と言えます。

しかし、見積書の記載事項は後から自由に撤回できるわけではありません。そのため、契約を締結した後でクライアント側の都合で価格が変更されてしまったようなケースでは、最終的に合意していた見積書に記載された金額を対抗手段として使用できます。

なお、たとえ契約書を締結していない場合であっても、見積書と発注書が発行・送付されていれば、法的に契約が成立している状態にあると言えます。

見積書を送付する流れ

見積書の作成から送付までの大まかな流れを以下の表にまとめましたので、ご覧ください。

手順	概要
①取引金額の算出	取引対象となる商品・サービスの対価を算出する。
②クライアントへの確認	クライアントに取引金額を提示し確認をとる。 クライアント側による相見積もり（複数の業者から見積もりを得て、比較検討すること）を受けて金額を改定する場合、この時点で反映させる。
③取引対象の商品・サービスの合意	クライアントとの間で齟齬が生じないために提案書・仕様書などを作成し、取引の内容・金額・納期などの合意をとる。
④見積金額の確定	見積額の確定後、正式に見積書を発行する。
⑤見積書の送付	郵送・メール・FAXなどでクライアントに見積書を送付する。 メールでの送付が主流ですが、クライアントから指示があればそちらに従う。

見積書の書き方

見積書には、主に以下の内容を記載するのが一般的です。

項目	概要
タイトル	文書の目的を明確に示すために、「見積書」や「見積もり」などのタイトルを記載する。
発行企業の情報	発行企業の名称・住所・電話番号・メールアドレス・Webサイトなどの連絡先情報を記載する。
クライアントの情報	見積書を受け取るクライアント企業の名称・住所・電話番号・メールアドレスなどの連絡先情報を記載する。
見積書番号	見積書の管理を容易にするため、通し番号を記載する。
見積日	見積書を作成した日付を記載する。
見積もりの有効期限	見積もりの受入可能な期間を明示するため、有効期限を記載する。
商品・サービスの詳細	提供する商品・サービスの名称・数量・単価・仕様・品番などの情報を記載する。
見積金額	小計・割引・税金などを考慮した見積金額を記載する。
支払い条件	支払い方法（例：現金、銀行振込、クレジットカード）・支払い期限・分割払いの可否など、支払いに関する条件を記載する。
納期	商品の配送やサービスの納期予定日を記載する。
その他の条件や注意事項	キャンセルポリシーや返品・返金に関するポリシー、保証条件など、クライアントに提示する条件や注意事項を記載する。

見積書の作成にあたってテンプレートを確認・利用したい場合は、以下のWebサイトを参考にしてください。

【参考】見積書とは？作成目的や書き方、請求書や発注書との違いは？

見積書の保存期間は？

見積書の保存期間は、法人は原則7年間、個人事業主は原則5年間と定められています。見積書の保存期間の起算日は、文書の発行日からではなく、その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から数える点に注意しましょう。

見積書を保存する最大の理由は、税務監査や法的トラブルにおいて、遡及して見積書の確認が求められる場合があるためです。また見積書の保存は、過去の取引履歴を参照してクライアントとの関係を維持・向上させるときにも役立ちます。

ただし法人の場合、欠損金が発生した事業年度において発行した見積書は10年間保存しなければなりません。

また個人事業主の場合は、前々年度の課税売上高が1,000万円を超える場合には、7年間保存する必要がある点にご注意ください。

【参考】国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」令和4年4月1日現在法令等

インボイス制度の導入で見積書に影響はある？

インボイスとは、売り手が買い手に対して正確な適用税率や消費税額等を伝えるための書類やデータを意味します。具体的には、適用税率や消費税額だけでなく、区分記載請求書や登録番号などが記載されたものを指します。

結論からお伝えしますと、令和5年10月1日から開始されるインボイス制度の導入は、見積書の内容や形式などに対して直接的な影響を及ぼすことはありません。

ただし、課税期間の末日が到来しても支払対価の金額が確定しないケースにおいて、見積額をもとに仕入税額控除を実施する場合には適格請求書を保存しなければなりません。詳細は国税庁の資料やHPをご確認ください。

【参考】国税庁「見積額が記載された適格請求書の保存等 」

見積書を適切に発行しビジネスに役立てよう

本記事では、見積書の定義や請求書・発注書などとの違いを踏まえて、見積書を発行する理由や作成から送付までの流れを解説しました。
見積書を適切に発行すれば、取引条件の明確化やクライアントとのコミュニケーション円滑化などのメリットが見込めます。見積書の役割を理解して、取引にうまく役立てましょう。

 

なお、見積書の電子化を進めたい場合は、電子契約サービス電子印鑑GMOサイン がおすすめです。電子印鑑GMOサインを利用すれば、見積書だけでなく、発注書・受注書・領収書などの書類でスピーディに電子署名を行えます。

見積書などの書類を適切に発行して、管理業務を効率化したいなら、ぜひ電子印鑑GMOサインを使ってビジネスに役立ててください。

実際に試せる無料プラン(お試しフリープラン)もご用意しておりますので、見積書の管理業務を効率化・自動化したい場合、まずはお試しフリープランの利用から始めることををおすすめします。