デジタル庁が発足し、行政手続きはデジタル化の流れが加速しています。民間企業においてもDX戦略は不可欠で、環境への配慮も求められることから、紙での業務をできるだけ削減する方向に動いています。
法律の世界も例外ではなく、デジタル化の流れは裁判手続きにも及んでいます。訴状や証拠のオンラインでの提出や、口頭弁論をWeb会議システムで行うなど、裁判のIT化については本格的に検討されています。
企業においても、今後、書面契約から電子契約へのシフトが増えていくと見られています。そこで、本記事では、実際に電子契約に移行した場合、どれくらいの費用がかかるのか、書面契約と比較すると電子契約にはどのようなメリットがあるのかなどを解説します。
電子契約にかかる費用の内訳
電子契約を導入しようと考えた場合にまず気になるのが費用です。ここでは、電子契約システムを導入する際の費用を見ていきましょう。
電子契約システムの利用料金
電子契約システムの利用料金は、
- 基本料金を毎月支払うタイプ
- 契約1件ごとに一定額を払うタイプ
- 両者を組み合わせたタイプ
の3種類があります。毎月の基本料金は、
- ユーザー数に関わらず一定額のサービス
- ユーザー数によって毎月の費用が変わるサービス
があります。
基本料金以外には、オプションで追加できるサービスの利用料があります。オプションを追加する場合には、基本料にオプション料を加算した金額が支払料金です。標準機能に基本的な機能しかないサービスでは、オプションで必要な機能を追加することになります。
オプションに追加する機能の例に、「ワークフロー機能」があります。決済機能まで 一元的に管理したい場合には必要な機能です。標準機能にワークフロー機能がないサービスは、オプションで追加することをおすすめします。
GMOサインの場合、標準機能でワークフローがあるほか、オプションでユーザーごとに社内承認者を固定できるワークフロー固定機能もあります。
▼参考：GMOサインのワークフロー機能イメージ
また、紙の契約書をスキャンして管理できる「文書管理機能」もあると便利な機能です。既に大量に紙の契約書が保管されている会社は、紙も合わせて管理できます。
こちらも、標準機能についていない場合には、オプションでの追加を検討してみてはいかがでしょうか。GMOサインではオプション機能のスキャン文書管理より、PDF文書をアップロード・一元管理することが可能です。
▼参考：GMOサインのスキャン文書管理
電子証明書の取得料金
電子証明書とは、本人であることを電子的に証明するものです。印鑑証明書と同じ役割を果たします。電子証明書は、1件あたりいくらという形で料金が決まっています。料金は、証明期間によって異なりますが、法務省の場合は、証明期間が3カ月であれば1,300円、1年であれば4,300円、27カ月では9,300円です。
【参考】電子証明書取得のご案内（法務省）
社内システムの構築・メンテナンス料金
電子契約を導入するにあたって、社内システムを新たに構築する必要はありません。ただ、電子契約を導入する機会に社内システムも見直したいという場合には、別途、システム会社にシステム構築を依頼することになります。システム構築料金に加えて、メンテナンス費用も必要です。
電子契約にかかる費用の相場
次に、電子契約にかかる費用の相場を見ていきましょう。予算を検討する際の目安にしてください。
電子契約システムの利用料金
基本料金は、月額数千円から10万円程度とサービスによって幅があります。同じ会社でも規模や機能などに応じて複数のプランを用意しているものも少なくありません。スタンダードなサービスの場合、月額1万円〜2万円程度が一般的です。
従量制で、ユーザー（利用者）数によって料金が変わるサービスもあります。ユーザー数が少ない会社には割安ですが、ユーザー数が多い会社では割高になる可能性がありますので、注意が必要です。
電子証明書の取得料金
民間の電子契約サービス会社の場合、1署名あたり8,000円程度が相場です。
社内システムの構築・メンテナンス料金
単に電子契約を導入するだけなら、新たな社内システムを構築する必要はありませんので、特に費用は発生しません。ただ、既存のシステムと連携する場合や新たに社内システムを構築する場合には、別途費用が発生します。
構築するシステムの内容や規模によって費用は大きく変わります。メンテナンス費用も同様です。
書面契約にかかる費用と相場
一方、面で契約を締結するためには、契約書の作成、印刷、押印、印紙の貼付、相手方への郵送、契約書の保管という作業が必要になります。これらをするための人件費も当然かかります。ここでは、書面契約にかかる費用を見ていきましょう。
印紙税
印紙税とは、契約書などに課税される税金です。契約金額に応じて支払う印紙税額が異なります。例えば、7,000万円の請負契約では、6万円の印紙を契約書に貼る必要があります。仮に年間100件、同様の契約があれば印紙税だけで600万円かかるということです。
印刷代
書面の契約書を作成するためには、紙に印刷する必要があります。紙代はもちろん、トナー代、電気代など印刷にかかる費用も必要です。印刷する契約書の数が多くなればなるほど費用負担は大きくなります。
郵送費
書面契約書は、一方の当事者が押印をした後、別の当事者に郵送し、押印のうえ返送してもらわなければなりません。契約書の内容は機密性が高いものが多いので、書留等で送る必要があります。書留の料金は435円からです。契約件数が多ければ多いほど、料金負担は重くなります。また、普通郵便等の一部の郵便は、従前より配達日数が必要となったことにも注意が必要です。
【参考】2021年10月から郵便物（手紙・はがき）・ゆうメールのサービスを一部変更しました。（郵便局）
保管コスト
契約を締結した後は、契約書はファイリングをし、キャビネット等で管理しなければなりません。事務所の賃料が高い場所の場合、キャビネットに大きなスペースを取られることの負担は決して小さいものではありません。契約書の数が多くなれば、その負担はどんどん増えることになります。
人件費
契約書の作成、印刷、押印、印紙の貼付、郵送、保管という作業は人が行いますので、人件費が発生します。契約書の数が多ければそれだけ人件費も多くかかります。
書面契約と比較した電子契約の費用面でのメリット
電子契約にすることで、印刷代、印紙税、郵送費、保管のコストがかからなくなります。特に金額が大きい取引を頻繁にしている企業は、印紙税が削減できるため、大きなメリットでしょう。
また、保管場所が必要なくなります。事務所スペースを小さくできれば、事務所家賃の削減にもつながるでしょう。電子契約にすることで、社員の事務負担も軽減されるため、その分、別の仕事ができるようにもなります。
電子契約にかかる費用は相手方も負担する？
電子契約の締結自体は、相手方の費用負担はありません。ただ、電子契約をするためには、相手の同意が必要です。相手方に負担をお願いしなければならないこともあるでしょう
電子契約システムの料金体系が異なる理由
基本料金について、月額の固定部分の料金が高いサービスと、従量部分の料金が高いサービスがあります。これは、電子契約のニーズがどれだけあるかによって、有利不利があるからです。
大量に契約をする会社は、固定部分の料金がある程度高くても、従量部分の料金が低い方が有利になります。一方で、契約の数が少ない会社は、従量部分の料金が多少高くても固定部分が安い方が有利です。電子契約サービスを提供している会社は、これらの異なるニーズに対応するため、さまざまな料金プランを用意しているのです。
また、料金が高いサービスは、標準機能にほとんどの機能が搭載されているのに対し、料金が安いサービスの多くは標準機能が少なく、オプションとして追加する仕組みになっています。機能が少なくて良いという会社は、フルパッケージで料金が高いサービスを選ぶ必要はありません。ただ、すべての機能を使いたいのであれば、はじめからフルパッケージのサービスを利用した方が割安になる場合もあります。
コスト削減が期待できる電子契約の導入を検討しよう
電子契約にかかる費用の内訳と相場について解説しました。書面での契約書は、印刷、押印、印紙の貼付、郵送、保管とそれぞれコストがかかり、これらの作業にかかる人件費も発生します。電子契約を導入することでこうしたコストの削減が期待できます。
電子印鑑GMOサインは、導入企業60万社の実績がある電子契約サービスで、契約内容に応じて、簡易な契約印タイプと厳格な実印タイプを選べます。セキュリティ技術は業界トップクラスのため、安心して取引ができるでしょう。
注）料金等は2022年4月現在のものです。
▽電子契約システムについて動画で解説
