電子帳簿保存法が本格的にスタートするのに伴って、個人事業主も含めた事業者は対応に追われています。
特に請求書や領収書などの書類は日常的にやり取りするので取り扱いが多く、対応に苦慮するケースもあります。しかも紙ベースでの発行が多いため、電子的な保存をするのにひと手間かかってしまいます。
そこで、これらの取り扱いについて、発行側と受領側に分けて、どのような対応をすべきかを考えていきます。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方におすすめ！
電子帳簿保存法における請求書等の発行と保管
領収書などを発行側と受領側でどのように扱ったら良いかを考えるにあたって、まず電子帳簿保存法で電子データの取り扱いをどのように規定しているのかをチェックしておきましょう。
電子的に発行した書類を送付
電子帳簿保存法では、電子取引を行う企業の場合、国税に関係する帳簿書類に加えて、さまざまな取引で使用された書類を電子的に保存することを求めています。その中には、事業で頻繁にやり取りする請求書や領収書も含まれます。
こうした書類は、電子的に発行して送付することが法律上可能となっています。具体的には、クラウド請求書システムなどを使って自動的に作成したり、wordなどで書式を一から作って発行したりすることができます。また、ネットショップなどでは請求書を毎回発行・送付せずに、WEB上に表示するという形を採ることもあります。こうした形式でも、電子データとして保管できるものであれば、利用することができます。
書類の電子化も可能
電子帳簿保存法では、電子化された書類の保管も認めています。つまり、請求書などを紙の書類で受け取った場合、スキャンなどで電子データに変換して保管することができます。詳しくは後述しますが、一定の条件を満たせば、こうした電子化文書も電子データ保管に該当します。そのため、電子的に保管できれば、原本である紙の書類は破棄することが可能となります。
電子データでの保存が必要
電子帳簿保存法では、電子的に書類を送ったり受け取ったりした場合、それを保存しておくことを求めています。保存方法についてはあまり厳しい条件はなく、オフィスのパソコンや外付けハードディスクなどでも構いません。また、クラウド上にデータを保存しておくことも可能です。
ただし、単にデータを保存するだけでは、電子帳簿保存法で求める条件をクリアすることはできません。乱雑に保存していると、税務調査などがあった時に該当する書類を発見しづらいからです。
また、電子データは改ざんしやすいという特徴もありますので、不正行為を防ぐための措置も行わなくてはなりません。そのため、電子帳簿保存法で保存が求められる書類については、一般的なオフィス文書をパソコンに保存するよりも厳格な対応が求められるのです。
請求書の発行側が覚えておきたいポイント
電子帳簿保存法が本格的に運用されるようになると、多くの企業で書類を電子的に発行するように求めてくることが考えられます。そうなれば、今まで請求書や領収書を紙で作成して、郵送もしくは手渡しをしていた企業も、電子帳簿保存法に対応した方法に切り替える必要が出てきます。
発行側として、どんな点に気を付けたら良いかをチェックしましょう。
PDFでの書類発行が一般的
請求書などの書類は、PDF形式で作成して送付するのが一般的です。法的にもPDF文書の保管が認められていますので、ほとんどのケースではPDFで作成します。業務システムに請求機能があるなら、自動的にPDF請求書を作ってくれはずですので、それを活用しましょう。もし自動化システムを入れていないのであれば、wordなどのソフトで作って、PDFに変換エクスポートすることができます。もしくは、PDF文書内に入力できるフィールドを作って、必要事項のみを埋めていくという方法もあります。
一方で、wordやExcelなどのファイル形式で書類を送るのは避けたほうが良いでしょう。こうしたファイルはかんたんに内容を書き換えられますので、真実性を担保できないからです。また、受領側で取り扱いを間違えて、入力されている項目を消してしまうといったミスも起こり得ます。
余計なトラブルを避けるためにも、必ずPDFに変換して送りましょう。
WEB上からのダウンロードでも構わない
電子的に作成した請求書などはメールで送付することが多いでしょう。しかし、取引の形態によってはWEB上に表示させて、そこからダウンロードしてもらう形でも構いません。ECサイトなどで物品を購入する場合は、こうした形を採っていることが多いものです。このやり方だと相手のメールアドレスを取得する必要がありませんし、毎回送信する手間も省けますので効率的です。
ただし、確実に相手が書類を受け取れるように、ダウンロードできるURLを知らせるべきでしょう。また、ある程度の期間、過去の履歴の閲覧やダウンロードができる状態にしておく必要もあります。
請求書への押印は不要
電子的に作成した請求書であれば、押印はしなくても良いです。そもそも、紙ベースの請求書でも印鑑を押すことは求められていません。しかし、法律上は不要だとしても、商習慣上、押印をしてきたという企業もあることでしょう。確かに、印鑑があることで確実なものという安心感を与えやすいのは事実です。
印鑑を入れたいのであれば、PDF文書のテンプレートの中に、印影を画像として埋め込んでおくことができます。そうすれば、毎回わざわざ押印する必要がなく、必要事項を入力するだけで発行できますので、とても楽です。
もし電子化に伴って押印をなくすのであれば、取引先にその旨をあらかじめ説明しておきましょう。電子帳簿保存法への対応をしていること、法律上不要であることを丁寧に話せば、理解してもらえるはずです。
請求書の受領側が覚えておきたいポイント
取引先から請求書が送られてきた時に、電子帳簿保存法に対応した形で保管する方法を考えます。基本的に、電子帳簿保存法は受領側が電子データを保存することを求める法律ですので、特に覚えておきたい内容となります。
・原本での保管をすることもできる
・電子帳簿保存法では電子データの保存が求められる
・タイムスタンプを押す必要がある
・書類を検索しやすいようにしておく
・紙ベースで請求書が送られてきた場合の対応を検討しておく
原本での保管をすることもできる
電子帳簿保存法は、あくまでも電子取引をする事業者に適用されます。そのため、もしまったく電子取引がなく、すべての書類が紙ベースでやり取りされているのであれば、紙での保管だけでも十分です。と言っても、取引先によっては電子帳簿保存法への対応に伴い、紙ベースでの請求書送付をやめるところも出てくることも考えられますので、受領側も対応を検討しておく必要があります。
電子帳簿保存法では電子データの保存が求められる
もし取引先がPDF形式で請求書や領収書を送付してきた場合、そのデータをそのまま保存する必要があります。こうしたケースでは、PDFを印刷して紙ベースで書類を保管することはできなくなります。以前はデータ保存だけでなく、紙ベースの保管も可能でしたが、2023年12月以降はデータを受け取った場合はすべてデータ保存をしなくてはなりません。
保存については、ルールに従った処理をする必要があります。ただし、データそのものには手を付けることなく、そのまま保存します。取引先ごとにフォームの形式や大きさなどが異なるはずですが、統一する必要もありません。
タイムスタンプを押す必要がある
書類の改ざんを防止するために、保存する際にタイムスタンプを押すことが求められています。しかも、自分たちで好きに押しても良いわけではなく、基準を満たした外部システムを導入する必要があります。これにより、文書と日付データを紐付け、タイムスタンプを押した日から改ざんがなされていないことを証明することができます。
書類を検索しやすいようにしておく
保存に伴って、それぞれのPDF文書を検索しやすいように整理することも求められています。取引の年月日や取引先、その内容といった情報をタイトルにしておくのです。こうすることで、税務調査などがあった際に、必要な書類をすぐに見つけられるようにします。
紙ベースで請求書が送られてきた場合
電子帳簿保存法の本格的な運用が開始された後も、請求書などが紙ベースで送られてくることもあるでしょう。その場合、受領側はスキャンするか、撮影して画像データもしくはPDFデータで保存することが可能となっています。その際にも、やはりタイムスタンプや検索要件を満たして保存するべきです。
電子データを保存する際に覚えておくべきこと
電子帳簿保存法では、単に書類をデータで保存するだけでなく、どのような形で整理、保管すべきかの規定もあります。どんな点に注意して保存しておくと良いかを考えてみましょう。
・訂正や削除の履歴を残す必要がある
・保存システムに関する書類をすぐに閲覧できるようにする
・使用機器の説明書を用意する
・検索機能を設けることも必須
訂正や削除の履歴
税務関連の帳簿などは、事情に応じて後日訂正することがあります。また、すでに入力した項目を削除することも考えられます。帳簿と関連する文書についても、削除することがあり得ます。こうした訂正や削除については、そうした行為があったとの確認ができるようにしておくべきです。どのような訂正をしたのか、いつしたのかを参照できる形にします。
保存システムに関する書類
電子帳簿保存法では、会計処理や税務処理をするシステムに関係した書類を備え付けておくことを求めています。自分たちが使えるだけでなく、税務調査などの際に、担当者がシステムを閲覧できるようにするのが目的です。
使用機器の説明書
会計システムと同じように、ハードウェアについても説明書を備え付けることを求めています。プリンタやモニター、パソコンなどの操作説明書を置き、それをすぐに参照できるようにしなければなりません。
検索機能の確保
クラウドでもパソコン内でも、保存したファイルがすぐに見つけられるよう、検索機能を設けることも必須です。金額や日付に関する記録では、それぞれの項目の範囲を指定して、条件付き検索ができることも求められています。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方におすすめ！
書類のスキャンをする場合のポイント
請求書などは、紙の書類で送られてくることも多いものです。その場合は、上記のようにスキャンしてデータだけを保存できます。その際のルールを覚えておきましょう。
・スキャンは取引日から最長で2カ月＋7営業日以内に行う必要がある
・読み取り解像度は200dpi以上に設定する
・読み取りと保存を行った担当者とその責任者が誰であるか、わかるようにしておく
・データと帳簿との関連がわかるように管理する
スキャン期間について
書類のスキャンは、取引日から最長で2カ月＋7営業日以内に行う必要があります。書類をまとめて後から一括処理しようと考えていると、制限期間を超えてしまうこともありますので、できるだけ早めに手を付けたほうが良いでしょう。
読み取りの条件
読み取り解像度は200dpi以上に設定する必要があり、なおかつカラーでなければいけません。スキャナーの設定を確かめておきましょう。
担当者の情報確認
読み取りと保存を行った担当者とその責任者が誰であるか、わかるようにしておきます。書類ごとに明記する必要はなく、担当者を決めておけば問題ありません。
帳簿との関連性
保存した領収書などのそれぞれのデータと帳簿との関連がわかるようにしなければなりません。それぞれの文書に通し番号を付けるなどしたうえで、その番号を帳簿の備考に記載して、すぐに参照できるようにしておくのが一般的な方法です。
電子帳簿保存法で求められる条件をクリアしてトラブルを避けよう
電子帳簿保存法では、請求書などの日常的にやり取りする書類を電子データにすることが必要です。発行側と受領側のどちらもやるべきことがありますが、特に受領側の負担が大きくなります。前もって対応できるシステムや担当者の準備を行い、法的条件を確実にクリアしておきましょう。
