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閲覧権限(アクセス権)はなぜ必要?設定すべきケースとその理由を解説

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会社内の重要ファイルにアクセスしようと試みたら権限がなく閲覧できなかった。このような経験がある方は多いのではないでしょうか。普段何気なく目にする閲覧権限(アクセス権)ですが、なぜ必要なのかそしてどのようなケースで閲覧権限を設定すべきなのか、しっかりと説明できる方は少ないかもしれません。

本記事では、情報管理の責任者やバックオフィス業務を担当する方に向けて、閲覧権限の必要性と設定対象とすべき情報について掘り下げて解説します。記事後半では、トラブルやインシデントを防ぐために導入すべきシステムについても触れていますので、ぜひ最後までご覧ください。

目次

閲覧権限とは何か

閲覧権限とは「許可された人のみが閲覧できる」という権限のことです。会社をはじめとした組織には、機密にしておくべき書類や電子ファイルが多く存在します。セキュリティ上の理由から、そうした情報を閲覧できる人をあらかじめ限定しておく必要があります。そのようにしなければ、重要な情報が流出してしまい大きな問題になることもあり得るからです。また、会社の経営や大きな取り引きなどに関わる重要な情報が漏洩することで、大きな損失を被る場合も考えられます。そのため、閲覧権限をしっかりと定めておくことはとても大切です。

閲覧権限が必要とされる理由

企業のコンピューターには、重要な情報や文書ファイルなどが電子データとして保管されています。書類を電子化することには、多くのメリットがありますが、セキュリティ面で多くの注意を払わなければならないというデメリットもあるのです。

たとえば、電子ファイルは書き込みや書き換えが書類とは違って容易にできてしまいます。もし、ファイルに閲覧権限が設定されていない場合には、ファイルの内容が勝手に書き換えられたり、削除されたりすることが起こり得ます。さらに、部外者によって内容がコピーされたり、情報が外部に流出してしまったりする恐れもないとは言えません。そのため、大切なファイルは閲覧権限を持つ人だけがアクセスできるようにしておくことが重要です。

社員のメールを閲覧することについて

業務上、会社用のメールアドレスを使用して取引先と連絡を取り合うケースは非常に多いでしょう。この場合、会社側は社員のメールの中身を許可なく閲覧する権限はあるのでしょうか。平成13年12月3日の東京地裁の判決(※)によると、会社用メールにおけるプライバシー保護の範囲は決して広いものではなく、会社側によるメール閲覧は基本的に許されるとの判断が下されました。
※参考:https://www.zenkiren.com/Portals/0/html/jinji/hannrei/shoshi/07886.html

トラブルを防ぐためにも、あらかじめ会社側が許可なくメールを閲覧するケースがあると従業員に伝えるべきでしょう。なお、社員を監督する立場にない者はもちろん、たとえ上司であっても、必要もなく好奇心でメールを閲覧することは認められていません。

会社が従業員のメールに対するアクセス権を持つ理由は、不正アクセスによる情報流出防止や、誤操作による重要なファイル削除を防ぐためであることがほとんどです。

閲覧権限を設定すべきもの

重要な情報が流出してしまうリスクを避けるために、閲覧権限を設定しておくことは非常に重要です。では一体、どのようなものに閲覧権限を設定しておくべきでしょうか。

機密情報ファイル

閲覧権限を設定するうえで最も優先すべきものは、大切な情報を扱っているファイルです。たとえば、顧客情報の管理ファイルや従業員の個人情報ファイルなどは、個人情報保護の観点からも厳重に取り扱うべきです。

大切な情報に不正な形でアクセスできてしまうと、さまざまな問題が起こり得ます。定期的に適切な閲覧権限が設定されているかを確認しましょう。会社内で異動などがあった場合には、必ずチェックすることが必要です。加えて、必要がなくなった情報は、速やかに削除しておくことも大切です。

社内ネットワーク

業務効率化のため社内ネットワークを構築している企業は多く存在します。社内ネットワークでは社外秘情報のやり取りも多いため、セキュリティ対策は必須です。セキュリティ対策の一環として、閲覧権限の設定や定期的な見直しを必ずおこないましょう。

顧客管理システムや会計ツール

自社で社内システムを開発し運用している企業は数多くあります。こうした社内システムにも適切な閲覧権限を設定しておくことは重要です。とくに顧客管理システム会計ツールには個人情報が多く含まれているため、厳重なセキュリティ対策が必要となります。

社員の一人ひとりにIDやパスワードを設定することをはじめ、担当業務以外の情報については閲覧権限を制限するように設定することも重要です。閲覧権限の設定を適切におこなうことで、不適切なシステムの利用を防げるでしょう。

まとめ:閲覧権限を設定することは会社を守ること

閲覧権限の適切な設定は、大きなトラブルやインシデントから会社を守ります。

近年、個人情報の流出などが大きな問題になり、企業が多くの損失を被る事例がたびたび報告されています。社内コンピューターに閲覧権限を設定することや定期的なチェックには一定の手間や労力が発生しますが、これらは優先順位の高い、非常に大切な作業であると言えるでしょう。

また、閲覧権限の適切な設定は、従業員のヒューマンエラーによる機密情報の書き換えや削除を防ぐメリットもあります。

会社内の情報は極力オープンにすべきという風潮もありますが、流出によって会社に悪影響を与えかねない機密情報に関しては、適切な閲覧権限の設定とセキュリティ対策をしっかりと講じておくことが何よりも大切です。

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
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