サイン証明書とは、主に海外においてサイン（署名）が本物であることを証明するための書類です。日本国内で使用される印鑑証明書に近い役割を持っています。

仕事での取引や各種手続きを行う際に、本人の正当性を証する証明書を求められる機会は非常に多いです。一括りに証明書といっても、さまざまなものがあります。そこで本記事では、日本人が海外で重要な手続きを行う場合などに作成するサイン証明書について、利用シーンなどを紹介します。

サイン証明書によって、その書類や自身の正当性を証明できるため、非常に大切です。取得方法についてもあわせて解説しますので、仕事などで頻繁に海外へ出向く方や、海外在住の方、海外進出予定のある方は、ぜひ参考にしてみてください。

海外では出番が多いサイン証明書

サイン証明書とは印鑑証明書の代わりに利用される証明書で、署名証明書とも呼ばれる書類です。外務省では署名証明としているものの、サイン証明という呼び方で広く世間に浸透しています。

参考：在外公館における証明｜外務省

日本に在住していれば、行政手続きなどの法的手続きを行う場合は、各市町村に登録している実印を押印することになります。この実印が本物であるかを証明するためには印鑑証明書が必要となりますが、日本国内に住所を持っていない場合は印鑑証明書を発行できません。そうなると実印の証明もできないため、印鑑の代わりにサインを行うサイン証明書が必要になるというわけです。また、国内在住の外国人も、印鑑証明書の代わりにサイン証明書を取得して、契約行為に利用できます。

サイン証明書は、印鑑文化に馴染みのない外国人が国内で生活するにあたっても重要なものになります。

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サイン証明書の重要性

日本では実印によって本人の証明ができるため、各種手続きは本人が押印するだけで済ませられます。しかし、日本在住の外国人や海外に在住していて日本の住民票を持っていない日本人は、印鑑証明書が発行できません。そのため、サイン証明書を用いて本人であることや、その意思を確認します。

もともと印鑑が存在せずにサインで契約を行う国も多いため、海外との取引を行う場合などは、サイン証明書が非常に重要になります。

サイン証明書の利用シーン

印鑑証明書が発行できるならば、サイン証明書を利用する機会はそれほど多くないでしょう。しかしながら、海外に関係する取引などの特定の場面では、サイン証明書が求められることもあります。サイン証明書の利用シーンについて、押さえておきましょう。

海外企業との取引

前述のとおり、海外には印鑑の文化がないところも多く、海外企業と取引を行う場合はサイン証明書を使用するケースが多いです。海外企業とかかわる場合は、利用方法について把握しておく必要があります。

契約書類の真正の担保

一般的に、国内で作成する契約書類には、契約者本人であることの証明に実印を押印するケースが多いです。サイン証明書は印鑑証明書の代わりとして利用できるものであるため、契約書類の真正の担保にもよく採用されています。

海外で重要な契約を交わす場合は、このサイン証明書が必要になると覚えておきましょう。

ビザの申請

海外留学や海外での就職などの際は、領事館でビザを取得して、現地での労働許可などを得る必要があります。こうしたビザ取得の手続きに、サイン証明書の提出が求められます。

また、会社で海外赴任を命じられた場合の渡航ビザ申請時にも必要です。渡航ビザの申請には会社推薦状の提出が求められます。その際、この書類の真正を確認するためにサイン証明書が必要となるのです。

印鑑の文化がない国はサイン証明書を採用しているケースがほとんどであるため、サイン証明書を発行して準備しておきましょう。

海外在住の相続人の手続き

相続人が国内在住の場合、遺産分割協議書には実印の押印と印鑑証明書の添付が必要になります。しかし、海外在住の相続人は印鑑証明書の発行ができません。そこで、海外在住の相続人がいる場合はサイン証明が必要になります。日本の領事が作成したサイン証明書を取得して添付する必要があるため、注意が必要です。

サイン証明書の取得方法

サインの証明が必要になった場合、事前にサイン証明書をあらかじめ特定機関で発行してもらう必要があります。

日本国内でサイン証明書を取得する際は、商工会議所や公証役場にて発行依頼が可能です。商工会議所では署名した書類を提出して、サイン証明が必要な場面で登録署名と一致していれば、サイン証明書が発行されます。公証役場の場合は、公証人の面前で署名を行い、認証を受けることでサイン証明書を取得できます。

参考：サイン証明 | 申請書類を作成・準備する | 証明センターのご案内 ｜東京商工会議所

海外在住で日本国内に住所がない日本人の場合は、在外公館に赴いて、領事の前で署名をしてサイン証明書を交付してもらう必要があります。自身の状況によって取得方法が変わるため、どこで取得すればよいのかを事前に確認しておきましょう。

サイン証明書には有効期限がある？

サイン証明書は、取得してからいつまで利用できるといった明確な有効期限は存在しません。

印鑑証明書の場合も同様に明確な期限は設定されていないものの、発行されてから3カ月以内または6カ月以内を期限と定めているケースが多いです。

まとめ：海外では一般的！ 取引の際は仕組みの理解が必要

国内では各種手続きや取引に印鑑を利用する機会が多いため、サイン証明書の存在を知らなかった方もいるのではないでしょうか。しかし、海外ではサイン証明書のほうが一般的です。サイン証明書の仕組みを正しく理解して、海外企業と取引を行う場合はスムーズに進められるようにしましょう。

なお、サイン証明書の取得方法は各機関によって異なります。自身の状況に応じて適切な取得方法を選びましょう。

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