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印鑑証明書が必要な時は?印鑑登録から発行までの手続きの流れも解説

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印鑑証明書という名前を聞いたことはあっても、どのようなものか詳しくご存じの方は少ないのではないでしょうか。しかし、印鑑証明書は契約や取引などのビジネスシーンだけでなく、日常生活でも使う機会がある重要な書類なのです。

そこで本記事では、印鑑証明書が必要な場面についてわかりやすく解説します。また印鑑証明書を発行する手続きも紹介しますので、ぜひチェックしてください。

目次

印鑑証明書とは?

印鑑証明書(印鑑登録証明書)とは、特定の人物が登録した印鑑がその人物の正式な印鑑であることを証明する公的な書類です。主に取引や契約を行う際に、その人物が実際に契約に同意し、かつ印鑑が本人のものであることを保証する目的で利用されます。

また印鑑証明書には、印鑑の模様・印鑑を登録した人の名前や住所・登録日や証明書の発行日などの情報が記載されています。印鑑証明書には多くの個人情報が記載されているため、取り扱いには十分な注意が必要です。

印鑑証明書が必要な場面

日常生活やビジネスシーンなどで、印鑑証明書が必要な6つの場面をご紹介します。

●賃貸物件の契約
●不動産の購入・売却
●住宅ローンの契約
●保険金の受取
●自動車の購入・売却・廃車
●会社設立の登記

それぞれの場面や印鑑証明書の使い方について詳しく解説します。

賃貸物件の契約

賃貸契約の締結や契約更新時には、相手方に印鑑証明書を提出する必要があります。具体的には、賃貸物件の契約を行う際に契約者本人が契約書に署名・押印することが必要となりますが、この時に使われる印鑑が契約者本人のものであることを証明するために印鑑証明書が求められます。

また保証人を用意する場合でも、その保証人が本人であることを示し、かつ印鑑がその人のものであることを確認するために保証人の印鑑証明も必要とされる点に注意しましょう。

不動産の購入・売却

不動産の購入・売却にあたっては、所有権を移転する手続きが求められますが、それに伴って登記申請が必要になります。登記申請は、不動産物件を所管する法務局か地方法務局、またはこれらの支局・出張所でも行えます。

登記申請は当事者本人が行う必要があるため、本人証明のために印鑑証明書を提出しなければなりません。ただし、一般的に登記申請は司法書士が代理人となって行うため、司法書士を代理人と定めた委任状に添付して印鑑証明書を提出するケースが多いです。

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住宅ローンの契約

住宅ローンは高額で長期にわたる契約であるため、契約者の身元確認が求められます。そのために、印鑑証明書が必要なのです。
住宅ローンを組む際の審査では、銀行や金融機関が借り主の信用情報を詳細に調べます。その一環として、印鑑証明書によって本人確認が行われるのです。

また住宅ローンの契約内容を確認して契約書に押印する際にも、その印鑑が登録されたものであることを証明するために印鑑証明書が必要です。

保険金の受取

保険会社は、契約者の身元や権利を確認するため、保険金を支払う前に印鑑証明書を求めるケースが一般的です。例えば生命保険の場合、契約者本人が亡くなった後、遺族が保険金を受け取る際には遺族の印鑑証明書と死亡証明書が必要です。

また火災保険などの損害保険でも、保険金を受け取るには印鑑証明書が求められます

自動車の購入・売却・廃車

自動車の購入時には、車両登録を行うために印鑑証明書が必要です。なぜなら、自動車の所有者としての正確な身元確認と署名・捺印が本人のものであることを証明するためです。

また自動車の売却時にも、印鑑証明書が求められます。自動車の名義変更を行うには、売主自身であることを証明するため、印鑑証明書が必要なのです。
さらに普通自動車の廃車時にも、印鑑証明書が必要です。普通自動車を廃車する手続きには、一時的に使用を停止する「一時抹消登録」と解体した後に手続きをする「永久抹消登録」がありますが、永久抹消登録では印鑑証明書が必要です。
なお軽自動車の廃車時には、印鑑証明書は不要です。

会社設立の登記

会社を設立する際には、発起人と取締役それぞれの印鑑証明書が必要です。具体的には、公証役場で定款認証を実施する時と法務局で登記申請を実施する時に求められます。

印鑑証明書と印鑑登録証の違い

印鑑登録証(印鑑登録カード)とは、印鑑登録の手続きが済んだ際に発行される書類を指すため、印鑑証明書とは大きく異なります

また印鑑証明書を発行するには、印鑑登録証またはマイナンバーカードが必要です。

印鑑登録の手続き

印鑑登録の手続きは住民登録している市区町村の役所で行われますが、その内容は本人が行う場合と代理人が行う場合で若干異なります。そこで、それぞれのケースにおける必要な手続きを詳しく解説します。

本人が行う場合

本人が手続きを行う場合は、申請した日に手続きが完了します。役所に以下のものを持参したうえで、備え付けの申請書に必要事項を記載して窓口に提出しましょう。

●登録する印鑑
●身分証明証(免許証やパスポートなど顔写真付きのもの)

代理人が行う場合

本人が入院等で行けない場合には、親族などの代理人を通じて手続きすることも可能です。ただし代理人が行う場合には、代理人は役所へ別日に2回行く必要があるため、当日中にすべての手続きを終えることはできません

具体的な手順は以下です。

STEP
本人が委任状を作成

まず本人が委任状を作成して代理人に渡します

STEP
代理人が窓口で提出

代理人が委任状を持って役所に行き、窓口で提出します

STEP
照会書(回答書)が本人の自宅に郵送される

提出から数日経てば、役所から照会書(回答書)が本人の自宅に郵送されます

STEP
必要事項を記入して、再度提出

本人が照会書に必要事項を記入して、身分証明書の原本と合わせて再度代理人に渡します。
その後、代理人が再び役所の窓口に行って、本人が記入した照会書を提出します。

印鑑証明書を発行する手続き

印鑑証明書を発行するためには、市役所の窓口またはコンビニで手続きを行う必要があります。それぞれのケースに分けて、必要な手続きを詳しく解説します。

市役所の窓口で発行する場合

市役所で発行手続きを行う場合には、備え付けの用紙(印鑑登録証明書交付請求書)に必要事項を記入して窓口に提出します。手続きに必要な準備物は、以下のとおりです。

●印鑑登録証(印鑑登録カード)またはマイナンバーカード
●本人確認書類(免許証や健康保険証など)
●手数料(金額は市区町村により異なります)

コンビニで発行する場合

コンビニの交付に対応している市区町村ならば、コンビニで発行手続きを行えます。ただし、コンビニで発行する場合には印鑑登録証(印鑑登録カード)ではなく、マイナンバーカードを使う必要があります
マルチコピー機にカードをかざし、画面の案内に沿って操作して発行しましょう。手続きに必要な準備物は、以下のとおりです。

●マイナンバーカード
●手数料(金額は市区町村により異なる)

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印鑑証明書の有効期限

印鑑証明書に有効期限は設けられていません。つまり実印が変更されない限り、印鑑証明書は無期限に有効なのです。

ただし、実際に契約などの場面では「印鑑証明書は発行から3ヶ月以内のものであること」といったように、印鑑証明書の発行日が特定の範囲内であることが求められるケースが一般的です。

契約や取引をスムーズに進めるためには、先方が指定した期間内の印鑑証明書を用意しましょう。

印鑑証明書が必要な場面を把握して、スムーズに手続きを済ませましょう

印鑑証明書は、日常生活やビジネスシーンにおいて必要とされる重要な書類です。本記事では、発行するための手続きや代理人が行う場合の方法などを詳しくご紹介しましたので、印鑑証明書を使う際にはぜひ参考にしてください。

また印鑑証明書は市役所だけでなく、コンビニで発行できるところもありますので、手軽に発行してスムーズに手続きを済ませましょう。

 

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この記事を書いた人

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