収入印紙は、さまざまな行政上の手続きをする時に必要となるもので、特定の取引の際に契約書などに貼付することもあります。一般の方でも扱うことがあり、事業を営んでいれば日常的に使うことがあるでしょう。当記事では、収入印紙に関するミスが生じた時に、どのように対応すれば良いのか解説します。
収入印紙とは？
収入印紙とは財務省が発行している証票で、見た目は郵便切手とよく似ています。基本的に文書に貼付することを想定しており、必要となる文書の所定欄に貼付します。パスポート申請などで使うこともあり、領収書や契約書に貼付することもあります。幅広いシーンで利用されており、皆さんもどこかで目にしたことがあるのではないでしょうか。このように収入印紙は、生活に深く関わっているのです。
収入印紙の使用目的は税金や手数料の納付
収入印紙の使用目的は、大きく分けて2つ存在します。1つ目は手数料の納付です。行政機関では、手数料を現金で受け取ると窓口作業が煩雑になります。そのため、申請書などに対して、事前に収入印紙を貼付することで手数料を納付します。
もう1つの目的である税金納付では、印紙税を納めるために使用します。印紙税とは、一定額以上の取引などの際に作成する書類にかかる税金です。つまり、法律で定められた文書に該当する契約書や領収書などには、必ず収入印紙を貼らなければいけません。
印紙税の対象となる文書は全部で20種類にも及びます。収入印紙の金額は、固定の場合もありますが、契約金額や内容によって変動する場合もあります。いずれにしても、税金納付のために貼付するため、会社で利用する場合の勘定科目は租税公課が一般的です
収入印紙が必要になるシーン
ビジネスの場における収入印紙は、印紙税を納めるために契約書に貼付して使用することが多いです。具体的には、不動産の売買や預貯金証書の発行、約束手形の発行、債権譲渡、債務保証契約などがあります。事業を行っているのであれば、請負契約を結ぶ際の契約書に貼付することが多いでしょう。
また、領収書にも収入印紙を必要とする場合があり、取引金額によって収入印紙の額が決まります。5万円以上の金額が記載された領収書は、収入印紙を貼付する必要があります。企業の場合、領収書発行時が最も収入印紙を扱うことが多くなる場面でしょう。
収入印紙の購入場所
収入印紙はさまざまな場所で販売されており、身近なところではコンビニや郵便局でも販売されています。また、法務局などの行政施設でも販売窓口が設けられています。事業や日常生活に深く関わっているため、さまざまな場所で購入可能になっているのです。
収入印紙には消印が必要
収入印紙は単に貼付すれば良いというわけではなく、必ず消印をしなければいけません。郵便切手と同じで、収入印紙を貼っただけでは剥がして再利用されてしまう可能性があります。そのため、消印が必須となっており、消印がないものは無効と見なされるのです。
消印は書類と印紙にまたがる形で、文書を作った人や代理人、従業員が行います。消印というと印章を押すイメージが強いですが、国税庁によると、署名でも構わないとのことです。また、署名は企業名や企業の代表者である必要はなく、従業員本人の名前で構いません。注意点として、あくまでも消印は再利用を防ぐ目的で行うため、鉛筆のように消せるものでは署名が無効となります。署名の際には、インクを用いて、消せないようにする必要があります。
収入印紙に関するミス
収入印紙は様々な場面で利用されるため、扱いに関してミスが生じる場合もあります。ミスの内容と共に、どのように対応したら良いかを確認しましょう。
金額を間違えて購入した
本来使用すべき金額よりも高い額面の収入印紙を購入してしまうことは、十分にありえます。契約の内容や取引金額などによって、必要となる収入印紙の額が変わることがあるからです。低い金額の場合は、足りない分を追加で購入して貼付することも可能です。しかし、高い額面の収入印紙を購入してしまった場合はどうすれば良いのでしょうか。
まだ文書に貼付していないのであれば、返品すれば良いと思うかもしれません。しかし、一般商品とは違い、基本的に収入印紙は返品・払い戻しが不可能です。ただし、未使用の収入印紙や白紙又は封筒などに貼付された収入印紙であれば、郵便局の窓口で交換手続きが可能な場合もあります。
他の方法としては、金券ショップやフリマサイトなどで売却する方法があります。ただし、額面通りの金額で売れることはあまりなく、ある程度割り引いた金額で売ることになってしまいます。また、一部のフリマサイトやオークションサイトでは収入印紙の売買を禁止もしくは制限していることがあるので、規約を確認してから出品しましょう。
購入し過ぎて余った
定期的に領収書に貼付する収入印紙が必要となる会社では、まとめて購入しておくケースが多いです。しかし、実際には未使用のまま余ってしまうこともあります。既に述べた通り、収入印紙は返品不可のため、購入した分が無駄になってしまいます。こうした事態にならないように、収入印紙はこまめに購入したほうが良いでしょう。
額面を間違えて貼った
上述のように、まだ消印を押していない状態では、返品はできないとはいえ、換金や交換するという手段が残っています。しかし、消印を押したら、ショップでの換金などは不可能です。消印のある収入印紙は使用済みとみなされるため、価値のないものとなってしまうからです。
文書が契約書や領収書といった課税文書の場合は、印紙税の還付という形で対応できます。あくまでも収入印紙は印紙税という税金ですので、大き過ぎる額面は税金の納め過ぎになります。そのため、過誤納金の場合であれば、税金の還付を受けられるのです。
収入印紙の還付と交換について
規定よりも高額の収入印紙を課税文書に貼って消印を押してしまった場合、還付が可能です。不動産の売買などは、収入印紙代として数十万円かかることがあり、額面を間違えると、その差額も大きくなってしまいます。無駄な出費をしないためにも、還付の具体的な手順を確認して、速やかに対応しましょう。
税務署で還付手続きを行う
税金の還付のため、手続きは税務署で行います。印紙税過誤納確認申請書に文書の名称や、作成した日付、金額など、必要事項を記入して納税地を管轄する税務署に提出します。提出の際には、実際に収入印紙を貼付した文書を提出するよう求められます。申請自体は、電子申請システムを使った手続きも可能です。ただし、電子申請でも消印済みの収入印紙の現物を提出しなければいけないため、すべての手続きをオンラインで済ますことはできません。
申請書と収入印紙の貼られた文書を提出すると、税務署長が内容の確認を行います。確認の結果、過誤納が生じたと認められれば、還付が可能です。還付の際に、提出した文書も一緒に返還されます。収入印紙は、過誤納付処理等などのスタンプが押され、再利用は不可能となります。
還付手続きの注意点
ここで注意すべき点は、還付手続きができるのは文書作成から5年以内ということです。他の用事とあわせて処理するため放置すると、期限が過ぎてしまう恐れもあります。気がついたら、早めに手続きを済ませたほうが良いでしょう。
もう1つの注意点は、還付の際、収入印紙は課税文書に貼ったまま提出することです。間違えたからといって収入印紙をはがしてしまうと、課税文書に貼付した証明ができなくなります。また、消印の状態も作成日時もわからなくなってしまい、還付に必要な情報を失ってしまいます。間違いに気付いたら、書類をそのまま税務署に提出しましょう。税務署では不正を防ぐためのチェックが行われており、ミスがあると還付対象から外される恐れがあるので注意する必要があります。
同時に、取引先には別の書類を作成して、必要な書類交付を遅らせることがないようにしてください。税務署に持ち込んで書類を提出しても、すぐに還付を受けられるとは限らず、過誤納の確認には数日かかります。そのため、取引に問題が生じないように、収入印紙を間違えて貼付した書類については無効とし、新たに文書を作ったほうが安心です。
郵便局で交換してもらえるケース
税務署での還付ができるのは、印紙税に関係するケースのみです。そのため、課税文書ではない書類に貼付した収入印紙に間違いがあった時は、税務署では対応できません。たとえば、手数料として支払う目的で収入印紙を貼付した場合は対象外となります。この場合は、税務署の代わりに、郵便局で交換ができます。ただし、交換可能なのは、未使用の収入印紙や、白紙又は封筒などに貼付された収入印紙で消印のない状態の場合のみです。
郵便局の窓口に、未使用の収入印紙や、文書に貼付された状態の収入印紙を持ち込みましょう。その際には、原則として１枚につき5円の手数料がかかります。収入印紙は複数枚をまとめて貼ることもありますが、その場合は枚数に応じて手数料が加算されます。基本的には、課税文書ではなく収入印紙が再利用されていないことなどを確認し、その場ですぐに交換可能です。ただし、交換対象となる収入印紙の額面が高額の場合は、確認作業のために預かり扱いとされる場合もあります。
事前にしっかりと確かめて購入・貼付をしよう
これまで述べたように、収入印紙は、手数料や印紙税の納付目的で文書に貼付します。契約書や領収書などの課税文書は、企業で良く取り扱われています。
計算ミスなどから、額面以上の印紙を購入したり貼ってしまったりすることがあります。収入印紙は返品できませんが、課税文書への過誤納金は還付が可能となります。とはいえ、そのための手続きは煩雑な作業となります。事前に必要な額面を確認し購入や貼付をするようにしましょう。
