働き方

2020年9月9日

2022年7月13日

ペーパーレス化にタブレットが便利な理由と注意点

リモートワークやペーパーレス化が広まりつつある中、必要になってくるのがタブレット(タブレットPC)です。今回の記事では、ペーパーレス化に伴うタブレットの必要性と、タブレット端末を利用する際の注意点などを説明します。

社内でペーパーレス化を検討しているのであれば、ぜひご一読ください。

ペーパーレスの基礎知識

一般的にペーパーレス(Paperless)と言えば、「紙資料をより減らす、削減する」という意味です。しかし、昨今のビジネスシーンにおいては、意味合いや目的が少し異なってきています。

ペーパーレスの基礎知識<

ペーパーレス化が最初に謳われたのは、オフィスにパソコンが導入され始めた1970年代。1990年代にインターネットが普及し始めると、コスト削減やエコの観点から、再びペーパーレス化の機運が高まりました。その後、2004年にe-文書法が制定され、行政が電子文書での保管を推進したこともあり、日本製紙連合会の資料によると、2000年代に入ってから「印刷・情報用紙」の内需量は減少傾向にあるようです。

これまでのペーパーレス化は、コスト削減やエコの観点での紙資料を無くす・削減するというものでした。しかし、近年のペーパーレス化は、ただ単に紙の使用を減らすというだけではなく、業務の効率化やスタイルの変化に対応するための動きも活発になってきています。

例えば、残業時間の増加や過労死に関するニュースなどが注目され、業務時間の短縮・業務効率の改善を迫られる企業が増えました。さらには、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大により、リモートワークが増えたことによって、紙資料は不便と感じる方も増えていることも挙げられるでしょう。

▶おすすめ記事:デジタルトランスフォーメーション(DX)とは?

ペーパーレスにタブレットが活用される理由

ペーパーレス化を進めていくにあたり、必要となるのがノートパソコンやタブレットなどの端末です。例えば、タブレット端末があれば、ペーパーレス化のメリットを最大限に活用することができます。

ペーパーレスにタブレットが活用される理由

持ち運びしやすく、場所を選ばず資料を取り出せる

例えば、会議で使う資料が大量にあった場合、従来の紙資料を使った方法だと、まず印刷する時間とコストがかかります。そして、会議の前に配布をしたり持ち歩いたりしなくてはならず、さらには保管するにも手間とコストがかかります。会議に参加する人数が多くなればさらに大変です。

一方、ペーパーレス化に際してノートパソコンやタブレット端末を活用すれば、情報を手軽に持ち運びできます。同時に、どこにいても資料を迅速に取り出して参照することができるため、会議中や出張先などで資料が必要になった場合もすぐに対応できます。これは、顧客対応においてもメリットがあります。印刷コストの削減と業務効率の向上が同時に実現できるという、とても大きな魅力を持ち合わせているのです。

タッチペンで資料に直接記入できる

PCの普及後、コンパクトで持ち運びもしやすいノートPCを利用する企業が次第に増えていきました。そのため、ペーパーレス化にあたっても、タブレットではなくノートPCを利用している企業は多いかと思います。

しかし、タッチペンなどで資料に直接メモを追記したり、強調しておきたい文章にマーカーを引いたりすることができるタブレットは、ペーパーレス化のメリットを最大限に活用できる端末と言えます。

特に、会議中や視察中は、メモを取ることが多いでしょう。ノートPCも持ち運びは可能ですが、軽くてスリムなタブレットのほうが、メモの取りやすさという点ではノートPCより秀でています。また、パネルで画面を直接タッチするなど、直感的な操作であるものが多いため、話しながら資料を見たいときも便利ですし、メモをしたい資料を取り出しやすいというメリットもあります。

資料の検索をしやすい

紙資料の場合、膨大な資料の中から目的の書類を探し出すだけでもかなり大変です。ペーパーレス化に伴い、タブレットを利用するなら、キーワードを入力して検索をするだけで、すぐに目的に資料を見つけることができます。また、これにより管理の手間も大幅に削減できるでしょう。

資料の複製や共有をしやすい

パソコンからプロジェクターを利用して、全員に資料を見せるという会議を行ってきたという方も少なくないでしょう。しかしプロジェクターは、大きなスクリーンに引き伸ばして投影するため、会議室の明るさや縮尺によって文字が読みにくくなるという問題がありました。

会議に参加する各人が個別にタブレットを利用する場合、資料の複製・共有もワンタッチで行うことができます。例えば、Googleドキュメントにデジタル化した資料をアップロードして各人に権限を付与し、共有設定にしておけば、いつでも直接資料にアクセスできます。

もちろん、手元の端末から資料を閲覧するため、配布の手間や、資料が見にくいといったトラブルとも無縁で会議を効率よく進めることができます。

ペーパーレスをタブレットで実現する際のデメリット

ペーパーレス化によりタブレットを活用する際、デメリットもあります。あらかじめデメリットを把握しておけば、必要な対策やサポートを準備できるでしょう。

ペーパーレスをタブレットで実現する際のデメリット

紙の資料よりも見にくい場合がある

タブレット端末の画面はほとんどが8インチ~12インチほどです。ビジネスで多く活用されるA4サイズをインチに置き換えると14.3インチほどで、10インチのタブレットはB5用紙と同程度の大きさとなります。

そのため、細かいグラフや図表などの資料があった場合、タブレットの画面が小さいと、見にくく、確認しにくいといった状況も想定されます。

もちろん、タブレットは、拡大・縮小もしやすいので、使いこなせれば、細かい資料をタブレット端末の画面で見るとしても問題ありません。しかし、操作になれていなかったり、普段から細かいものを見るのが苦手だったりする方が会議の参加者にいた場合、資料を理解するのに時間がかかる可能性があります。

メモを取りにくい場合がある

タブレットでは、タッチペンを使用すれば手書き感覚でメモを取れるといった直感的な操作が可能です。しかし、操作に不慣れだったり、文字量が多かったりすると、画面サイズに納めるのが難しいなど、紙と比べて書きづらく、メモを取りにくいと感じる場合があります。

デメリットへの対処法

冒頭で述べたように、ペーパーレス化は、単に紙をゼロにするということではなく、総合的な業務の効率化という目的があってのものです。タブレット化に伴うデメリットが発生するという認識のもと、ある程度別の手段を用意しておくことも必要となります。

例えば「タブレットの操作に慣れていない人がいる場合には、紙の資料も用意しておく」「タブレットで拡大しにくい部分を事前に確認し、見やすい資料を追加する」といった形です。タブレットだとメモしにくい、できないという人がいる場合には「それぞれの資料に細かく番号を振り、別の紙にメモしやすいようにする」というのも方法のひとつとなるでしょう。

このように、事前にデメリットも考慮し、タブレットを使う方へ配慮しておくことも、ペーパーレス化のメリットを最大限に活かすために必要なことと考えられます。

タブレットの機能を有効活用する

ペーパーレス化を進めると、紙資料を扱う際に必要な労力・時間・コストを大幅に削減でき、タブレットさえあれば、どんな場所・タイミングでも資料を取り出すことができます。一方で、便利だからとタブレットに全てを移行し依存してしまうと、万が一デメリットに遭遇してしまったときに業務の効率を下げてしまいかねません。

タブレットを利用しつつも、会議の内容や扱う資料に精通しておきましょう。それと同時に、タブレットの機能を有効に活用すれば、ペーパーレス化の恩恵を最大限に受けることができるはずです。

電子サイン・電子契約ならGMOサイン
電子サイン・電子契約ならGMOサイン

関連記事

ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

ハンコ脱出作戦 編集部

このライターの記事一覧を見る

電子サイン・電子契約ならGMOサイン
  • 電子印鑑GMOサインが選ばれる理由
  • 電子契約とは
  • 脱印鑑ブログ 公式Twitter

公式SNS

電子印鑑GMOサインのサービス情報や電子契約に関わる様々な情報を配信!

電子サイン・電子契約ならGMOサイン

「ハンコ脱出作戦」とは?

日本の脱印鑑文化を応援するブログメディアです。
電子印鑑GMOサインのサービス情報や電子印鑑、電子契約の最新情報をお伝えしています。

電子契約サービスを検討中の方向けに、
役立つ資料を提供しています。

電子契約サービスの基礎知識や選び方、導入ステップなどを分かりやすく紹介しています。
無料でダウンロードいただけます。ぜひご活用ください。

資料請求

印鑑の完全廃止に関するグループの取り組みと関連リンク集

印鑑の完全廃止に関するグループの取り組みと関連リンク集