働き方

2021年2月1日

印影と印章、印鑑の違いは?印鑑登録の流れと契約書の印影照合の方法

いわゆる「ハンコ」には、関連するさまざまな言葉があります。印影や印章、印鑑などですが、これらの違いを聞かれたら、すぐに答えられるでしょうか。ここではそんな言葉の基本な意味から、法人印の印鑑登録や印影照合といった実用的な内容まで「ハンコのいろいろ」を解説します。

印影と印章、印鑑の違い

まずハンコにまつわる3つの言葉を解説します。「印影」は、ハンコを押したときに紙に写される朱肉の跡のことです。次に「印章」ですが、これはハンコそのもの、ハンコ本体を指します。印鑑もハンコ本体のことを指すように思われますが印鑑は役所や銀行に登録してあるハンコ(実印や銀行印)のことです。ちなみに「認印」は、役所や銀行に登録していない印章(ハンコ)のことを指します。

印影:紙に写される朱肉跡、押されたハンコの跡
印章:ハンコ本体のこと
印鑑:役所や銀行に登録してあるハンコ

印鑑登録に関する印影のルールと手続き方法【法人】

商業登記法 第20条は、法人を設立する際には必ず印鑑登録を行わなければならないと定めていますが、届け出るハンコ(法人印、代表者印)はどのようなものを作成すればよいのでしょうか。印鑑登録の方法とともに解説します。

印鑑登録するハンコの要件

印鑑登録するハンコの要件は、商業登記規則によって定められており、その第9条には以下のようにあります。

商業登記規則
第9条
印鑑の提出は、当該印鑑を明らかにした書面をもつてしなければならない。
(中略)
2 前項の書面には、商号使用者にあっては、商号をも記載しなければならない。
3 印鑑の大きさは、辺の長さが一センチメートルの正方形に収まるもの又は辺の長さが三センチメートルの正方形に収まらないものであつてはならない。
4 印鑑は、照合に適するものでなければならない。
(後略)

これを要約すると次のようになります。

 ◎印影には法人の名前である「商号」が書かれていること。
 ◎サイズは1cm四方を超えるサイズで、かつ、3cm四方以内に収まること。
 ◎照合(記録されている印影と同一であることを確かめ作業のこと)に適すものであること。
(インク浸透印やゴム印などは、経年や押す力によって印面が変形することがあり、 照合に適さないので不可)

もちろん、ハンコ店などでは注文時に商業登記用の印鑑だと告げれば、細かく指定しなくても法律に合致したものを作成してくれます。配置や文字の書体なども適したもの選んでくれるでしょう。

印鑑登録の手続き

法人印の登録は、法人の本店所在地にある「法務局」で届出を行います。手続きには次のものが必要です。

●手続きに必要なもの
・代表者印(会社実印)
・届け出る本人の実印
・本人実印の印鑑証明書(発行後3カ月以内)

注意が必要なのは、届け出る本人実印の印鑑証明書が必要なことです。手続き直前になって慌てないよう、前もって取得しておきましょう。これらを法務局に持参し、法務局にある「印鑑届書」に必要事項を記載し、提出する流れです。届出のあとは、必ずしも必要ではありませんが、「印鑑カード」の申請も行っておくとよいでしょう。印鑑カードがあると、法務局や支所にある端末で印鑑証明書の発行申請がスムーズに行えるようになります。

また、届け出を本人ではなく代理人が行う場合は、本人が「印鑑届書」にある委任状欄に必要事項を記載する必要があります。この場合にも、本人が届け出る場合と同じく本人の実印や印鑑証明書も必要となります。

契約書の印影(印鑑)照合の方法

契約書などに押された印影が押されるべき正しい印鑑のものであるか確認することを、印影(印鑑)照合と言います。ここでは印鑑証明書を使って正しい印影であるかどうかを照合する方法を紹介します。

印鑑証明書を手元に用意する

契約相手の押した印影が正しいものであるか確認するためには、印鑑証明書が必要です。しかし、印鑑証明書の請求は原則として会社の代表者のみで、委任を受けた代理人でも申請が可能とはいえ、取引相手の印鑑証明書を取得することはできません。このため、前もって取引相手から印鑑証明書をもらっておく必要があります。

印影照合の方法

契約書に押された印影と、印鑑証明書の印影を照合する方法はいくつかあります。主に平面照合でよいとされますが、ここでは照合方法の例をいくつか紹介します。

1.平面照合
印鑑証明書と印影を並べて肉眼で確認する簡易な方法です。裁判所は相当の注意をもって照合していれば原則として平面照合を認めています。しかし、この方法では細部の違いなどを見逃す可能性があり、不安な方法と言えるでしょう。

2.残影照合
印鑑証明書と契約書の印影を重ね合わせ、ペラペラと高速でめくることで、その残影を確認して照合する方法です。慣れが必要な技法です。

3.折り重ね照合
押印された印影に、印鑑証明書の印影部分を折って重ね、一致するか確認する方法です。

4.拡大鏡による照合
虫めがねのような拡大鏡を使って、細部を比較して照合する方法です。

5.透かして照合
契約書と印鑑証明書の印影部分を重ね合わせ、照明や窓ガラスなどを使って透かし、照合する方法です。

6.コンピュータによる照合
契約書と印鑑証明書の印影部分をスキャナで取り込み、その画像を比較することで照合する方法です。

実際には1に加え4、6などの方法で照合している方も多いかと思います。もし、印鑑証明書の提出を相手に依頼した場合に拒むとことがあれば、社内の法務担当や弁護士に相談しましょう。

印鑑は登録されたハンコ、印影の照合方法も覚えておこう

ハンコにまつわる3つの言葉は、それぞれ「印影」が紙に写される朱肉跡、「印章」がハンコ本体、「印鑑」は役所や銀行に登録した印章ということがわかりました。また、法人印を印鑑登録するには法人の本店所在地にある法務局での手続きが必要です。登録には個人の実印や印鑑証明書も必要となるため、忘れずに前もって取得しておくようにしましょう。

こうして登録された印鑑は、印鑑証明書によって本物であるかどうか確認をすることができます。ビジネスにおいて相手の法人印が本物であるかを確認する際には照合と呼ばれる作業が必要です。
さらに話を進めると、お気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、照合による確認はどうしても限界があります。というのも、近年はデジタル技術や3Dプリンター等の発達もあり、印鑑や印影の偽造はとても簡単になってしまいました。実際、最近も大手企業がなりすましの被害に遭いました。脱ハンコの流れから「GMO電子印鑑Agree」のように厳格に本人確認ができるクラウドサービスなども出てきていますので、この機会に調べてみるのもおすすめします。

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ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

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