経理業務は売上に直結する業務ではありません。しかし経理業務の円滑化は企業全体の業務効率を向上させるだけでなく、経営判断や生産性にも影響を与えます。
そのため、より業績を上げたい企業は経理業務にも着目して、その効率アップを図ることが大切です。当記事では、経理業務を効率化させるための方法を解説します。経理業務の効率化を経営課題としている企業の方はぜひ参考にしてください。
経理の業務効率化が必要とされる理由
現状、「経理の業務効率化」に必要性を感じていない企業もあるかと思います。確かに、問題が顕在化しなければ、改善に取り組むきっかけも生じないことでしょう。しかし、事業に支障が出てから改善に取り組むのでは間に合わないケースも出てきます。問題が顕在化する前に経理業務を見直しておくことが大切です。
労働人口が減少しているため
業務効率が悪いと、同じ仕事量に対し、より多くの人員を投入しなければなりません。多くの従業員を使うことで人件費も増大します。
厚生労働省が2020年に公表したデータによると、国内の人口は2008年をピークに減少してきており、減少の幅は今後さらに大きくなると予測されています。しかも労働人口の減少率は顕著で、2040年には20～64歳の人口は全体の半数程度にまで落ち込むと推計されています。
人口減少は社会全体に多くの問題を引き起こしますが、企業としての一番の問題は働き手不足です。経理に関しても、業務効率が悪いと必要以上の人員を確保しなければならず、人員確保も現在よりさらに厳しくなります。
【出典】平成の30年間と、2040年にかけての社会の変容
そのため、経理業務の効率化を図り、今より少ない人員でも仕事が遂行できるようにする必要があるのです。
労働環境の改善が会社の評価にもつながるため
業務効率が悪いと長時間労働を招きやすく、従業員の負担も大きくなってしまいます。これは従業員のためだけでなく、企業にとっても改善すべき問題です。
なぜなら、労働環境の悪さは企業の評価にもつながるからです。
労働環境が悪いと評価されると、より働く人が集まりにくくなってしまいます。業務効率の悪さが直接的に取引先や一般消費者に影響を与えることはないにしても、労働環境で悪い印象を持たれると売上に悪影響が及ぶ可能性もあるでしょう。
特に昨今は労働環境やコンプライアンスが注視される傾向にあります。仮にサービスや製品が良くても、労働環境が劣悪では、企業価値を落とすリスクがあるのです。
よりスピーディな経営判断が求められるため
グローバル化が進んだことで、国内の企業が海外に事業展開し、あるいは海外の企業が国内に参入するケースが増えています。一方で、クラウドサービスの普及によって、働き方、働く場所なども多様化しています。
その結果、消費者のニーズも日々変動しており、企業も迅速かつ的確な経営判断を下さなければなりません。企業経営において重要な判断材料を提供することも経理の役割の1つです。
経理の業務効率が悪いと、時代の流れに乗れず、企業が生き残れない可能性も出てくるのです。
経理の業務効率化につながる主な方法
企業の将来を見据えた時、経理の業務効率の向上が不可欠であることが分かっていただけたのではないでしょうか。そこで次に、業務効率向上のための方法を紹介していきます。様々な手法がありますので、自社ができることから取り組んでいくと良いでしょう。
表計算ソフトを有効活用する
基本的なことですが、Excelなどの表計算ソフトを有効活用することは重要です。それも、ただ利用するだけではなく、使いこなすことが大切です。Excelは汎用性が非常に高いため、細かいテクニックも使いこなせれば大幅な業務効率アップが見込めます。
ITツールやシステムで一部の業務を自動化する
Excelも一種のITツールですが、経理業務に特化したITツール・システムの導入も非常に有効です。Excelほどの汎用性はありませんが、難しい操作を覚えなくても一部の業務を自動化し、簡単に業務効率を向上させることができます。ただしツールのランニングコストが発生する点は注意が必要です。
アウトソーシングを利用する
経理業務は、必ずしも社内で完結させる必要はありません。専門的知識を持つ人材が少ない企業であれば、アウトソーシングも視野に入れると良いでしょう。
ただ、アウトソーシングの依頼先や利用するサービスによって、カバーできる業務の範囲は異なります。事前に、どこまでの業務に対応可能なのかという点を細かく把握しておくことが大切です。日々の伝票起票や期末決算手続きの代行に限らず、経営資料を作成してくれるサービスも少なくありません。専門知識を持ったスタッフが対応してくれますので、社内での経理業務に不安がある場合にお薦めです。
書類のフォーマットを統一する
提出する書類の書き方に統一性がない場合、これを処理する経理担当者に大きな負担がかかります。必要な情報が記載されていない、あるいは情報が記載されている場所が統一されていないと、確認作業に余計な手間がかかってしまうものです。
特に、規模が大きい企業や多様な事業を展開している企業では、経理で扱う書類のフォーマットを見直して統一するだけでも、大幅に業務効率を向上させる可能性があります。
デュアルディスプレイを導入する
Excelや会計ソフトなど、複数のアプリを同時に開いて作業を進めているのであれば、デュアルディスプレイの導入が効果的です。
デュアルディスプレイとは、1台のパソコン本体に対してディスプレイを2台（またはそれ以上）用意するというものです。スペースを確保する必要はありますが、ディスプレイを追加するだけで作業効率を向上させることができ、作業中のストレスも軽減させることができます。ディスプレイ1台でも画面を分割して複数アプリを表示させることは可能ですが、デュアルディスプレイほどの快適さを得るのは難しいでしょう。現在の作業の進め方を見直し、必要な場合はデュアルディスプレイの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
法人向けクレジットカードを利用する
法人向けクレジットカードを利用し、現金での清算をなくすだけでも経理の業務効率は向上します。
クレジットカードであれば「いつ」「どこで」「いくら」のお金を使ったのかが自動で記録されますし、会計ソフトと連携すれば記帳まで自動化されるため、より大きなメリットが得られるでしょう。手で入力する手間を省けるだけでなく、ミスも減らせます。
経理と税理士の業務バランスを見直す
一部の経理業務を税理士に依頼している企業も少なくありません。そういった企業の場合、社内の経理担当者が行う仕事と税理士に委託する仕事のバランスを見直し、調整するだけで業務効率が向上する可能性もあります。
税理士に依頼する範囲を広げれば、それだけコストは増えますが、一方で仕事のクオリティは上がりますし、経理担当者は別の業務に注力できることで、全体として利益の方が大きくなることもあります。社内対応だと効率の悪いもの、高い専門性が求められるものを税理士に依頼することで、費用対効果がどうなるか検討していきましょう。
効率化できる経理業務を見つける流れ
効率化すべき経理業務を見つけてピンポイントで対策をとることも大切です。ここでは、効率化できる経理業務の見つけ方を解説します。
STEP1：時系列で業務を洗い出す
まずは、経理ではどのような業務を行っているのかを洗い出してきましょう。効率的な業務洗い出し方法に、時系列で書き出す、という方法があります。
出勤後に最初にすることから、退勤までの流れを振り返りつつ洗い出してみましょう。この時点では行動の詳細まで書き出す必要はなく、行動・業務内容のジャンルを書き出す程度でも構いません。例えば「メールチェック」「伝票等の作成」「預金管理」「帳簿付け」「請求処理」「書類整理」といった形で抽出していきます。
STEP2：洗い出した業務を行動別に分ける
続いて、STEP1で洗い出した各業務について、具体的な行動内容を書き出していきます。
預金管理であれば「売掛金の入金を確認する」「記帳をする」「残高を確認する」「現金を引き出す」、請求処理であれば「伝票の入力や送付をする」「未入金データの問い合わせをする」「請求データの修正を行う」といったように行動別に分けていきます。
漠然と業務の効率化を図るよりも、このような手順で仕事内容を細分化すれば、各業務で行うべき改善策が見出しやすくなるでしょう。
経理の業務効率化で得られる効果
経理業務の効率化でどのような効果が得られるのかを知っておきましょう。
ある取り組みに対して、その先で「何が得られるのか」「どんな良いことがあるのか」を知っているだけでモチベーションは高まり、実現可能性も高められます。
コスト削減
経理の業務効率化で得られる効果のひとつは「コスト削減」です。
効率が上がるということは、無駄がなくなり、その無駄に対して割いていたコストをなくせるということです。残業をしてまで取り組んでいたものが定時で済むようになれば、残業代分のコストが削減できます。また、人員を減らせれば人件費削減による大幅なコストカットも可能です。
従業員の負担軽減
無駄なく作業が進められることで、従業員の負担を軽減させられます。
肉体的にも精神的にも負荷を減らすことができ、従業員の満足度を高められるでしょう。さらに、労働環境の改善は企業の評価にも影響します。新たに、優秀な人材獲得にも効果的です。
ヒューマンエラーの減少
効率的に業務ができる体制が整い、さらに従業員の負担が減ることで、ヒューマンエラーが減少します。
これには2つの理由があります。1つは、効率化にあたりITツール・システムを導入するなど、人が手作業で行う仕事量が減らせるという理由です。もう1つは、作業を行う人の負担が小さくなることで注意力を保ったまま取り組めるという理由です。
コア業務へのリソース集中
無駄が削減され、余裕が生まれれば、コア業務に注力できるようになります。例えばファイル整理はどの企業でも行われていることですが、この業務は経理の本質ではありません。ペーパーレスにすることで、システム上で自動化が図れます。他にも効率化が図れる作業はいろいろとあるでしょう。
他方、「将来の売上や利益拡大につながる経営判断への貢献」といったコア業務は専門的判断を要し、型があまり決まっていないことから自動化が難しいです。業務効率向上によって、無駄な作業が必要なくなるとコア業務へのリソースの集中が可能となります。
業績管理や予算管理、決算業務といったコア業務の質も向上させられるでしょう。
経営判断のスピード化
経理がコア業務に注力できるようになり、質と処理速度が上がれば、経営判断のスピード化も期待できます。
経営層は経理などから上がってきた資料をもとに適切な判断を下せるようになり、企業の生産性向上にもつながります。
経理業務効率化で円滑な企業活動を目指そう
経理業務の効率化には、コストカットやコア業務の質を上げられるようになるなど、多くのメリットがあります。経理業務の効率化にはさまざまな手法がありますが、費用対効果が大きく、比較的実践しやすいものとしてはITツール・システムの導入が挙げられます。
電子印鑑GMOサインは電子契約サービスですが、契約締結のみならず、経理業務に関連するツールなどと連携もできるので、さまざまな部署での効率向上が図れるサービスです。
企業活動をより円滑にしたい企業は導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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