業務のデジタル化が進む昨今では、「業務を効率化したいが、どうすればいいのだろう」「そもそも何をデジタル化すればいいかわからない」という声も多いです。このような意見は経営陣営や社員からよく聞かれます。

そこで本記事では、ハンコ廃止で業務を効率化できる理由と方法について解説します。デジタル化の流れに乗って、ハンコ廃止で業務を効率化させましょう。

ハンコ廃止は押印する書類をなくす取り組み

ハンコ廃止は押印する手間を省けることから、注目を集めています。実際に行政手続きでも、書類の99.4％で押印の見直しがされました。また大企業でも電子契約を利用して、ハンコ廃止を進めているところも増えています。

しかし、まだ中小企業の多くは電子契約を導入していないため、押印する作業に手間や時間がかかっています。電子契約サービスを導入すれば、契約や稟議でもハンコを押す必要はありません。結果として、契約や稟議の手間が省けるため業務の効率化が見込めるでしょう。

【出典】JIPDEC IT-Report 2021 Spring

企業がハンコを廃止するべき3つの目的

企業がハンコを廃止する目的は主に3つあります。

• DX推進のため
• 海外標準に合わせるため
• ワークライフバランス向上のため

ハンコの廃止は仕事面や生活面など、さまざまな場面で役立つでしょう。

DX推進のため

ハンコを廃止する目的には、DX推進が挙げられます。DXとはデジタルトランスフォーメーションの略称であり、行政や企業などにデジタル技術を導入して社会の仕組みを抜本的に変える取り組みを意味します。

実際にデジタル技術を導入したことで、業務が改善されたケースは多く存在します。デジタル活用の調査研究では、「紙の処理が減ったことで人件費や手間の削減につながった」という意見もありました。

企業の在り方を抜本的に改善できる方法がDXであり、その中でも取り組みやすい改善がハンコ廃止なのです。

海外標準に合わせるため

契約にハンコを使っているのは、世界では日本だけと言っていいでしょう。そのため日本はハンコ文化によって、非効率な業務を行っている課題を抱えています。

海外ではサインが主流であり、日本だけが取り残されてしまうおそれがあるため、早急にデジタル化に向けてハンコを廃止する必要があると言えます。

ワークライフバランス向上のため

ハンコ文化がなくなれば、ワークライフバランスの質が向上するでしょう。また無駄な業務を減らすことで、以下の効果も期待できます。

• 対面契約が電子契約で完了するため、作業効率が上がる
• 持ち歩いていた稟議書を電子回覧で決裁できる
• 時間に余裕が生まれて、他の仕事にあてられる

またプライベートの時間を確保しやすくなるなど、生活面でも充実するでしょう。ハンコ廃止には、生産性の向上や社員のプライベートを充実させる効果があるのです。

企業がハンコを廃止する3つのメリット

企業がハンコを廃止するメリットは主に3つあります。

• 非効率な業務であるハンコ作業をなくせる
• 書類の印刷や印紙代などの費用がかからなくなる
• テレワークや出張先でも稟議書を送れる

ハンコを押印する作業には、手間や時間がかかるだけでなく紙やインクの費用も必要となります。そのためハンコ廃止すれば、業務負担やコストを大幅に減らせるでしょう。

また電子契約を利用すれば、テレワークや外出先でも書類を処理できるようになります。

非効率な業務であるハンコ作業をなくせる

総務・管理部門で働く多くの社員は、ハンコ作業を非効率と感じています。特に契約に必要な書類が多い企業では、ハンコの必要性により懐疑的になっているでしょう。

契約を電子上で行えば、直接会う必要がありません。詳細も電話やチャットなどで連絡すれば対応できます。

書類の印刷や印紙代などの費用はかからない

ハンコを廃止すれば、さまざまなコストを削減できます。

このように、企業が負担しているさまざまな費用を減らせるでしょう。そのため電子契約システムを導入すれば、コスト削減に大きく役立ちます。

テレワークや出張先でも稟議書を送れる

現代の企業でも、昔のようにハンコの押印で出社を証明させる慣行があるところもあります。実際にSansan株式会社の調査では、71.9％のビジネスパーソンは「印鑑のために出社した経験がある」ことが明らかになりました。

しかし、ハンコを廃止できればテレワークが行えます。また出張先でも稟議書や決裁書類を送れるようになるため、業務が効率化できます。

参考：Sansan「企業の契約業務に関する実態調査」～コロナ禍でも8割が「紙」で契約締結「ハンコ出社」7割が経験、1人あたり月10時間の負担に

ハンコを廃止する際における3つの注意点

ハンコを廃止する際に注意するべき点は主に3つあります。

• ハンコの代替策を用意する
• 業務フローの変更に戸惑う
• 決済スルーのおそれがある

ハンコの廃止にはメリットが大きい一方で、廃止するだけでは業務改善に失敗するおそれがあります。注意点をしっかり押さえて、適切な対策を行いましょう。

ハンコの代替策を用意する

ハンコを廃止する際には、代替策を用意しておきましょう。電子での作業だけでなく、その他の方法として携帯やチャットなどでも対応できるようにしておくことをおすすめします。

業務フローの変更に戸惑う

ハンコを廃止すれば、従来の業務フローを変更しなければならなくなります。業務フローを変更した直後は慣れていないため、思うように業務が進まないケースもあるでしょう。

特に電子契約システムのようなデジタル技術は、苦手意識の強い社員がいる場合もあります。そのためわかりやすい業務フローを作成して、誰でも使いこなせるようにしましょう。

決裁スルーのおそれがある

ハンコを廃止すると、上司に決裁をスルーされてしまうおそれがあります。特に導入した直後にはよくあるケースです。

そのため、このような場合を想定して業務フローを作成しておくことをおすすめします。

ハンコを廃止する5つのステップ

ハンコを廃止する5つのステップを説明します。

• ステップ1．ハンコを要する業務を抽出する
• ステップ2．抽出した業務からハンコを廃止する業務を選ぶ
• ステップ3．上司や経営陣営への説明資料を作成する
• ステップ4．電子契約サービスの業者を選定する
• ステップ5．実際にハンコを廃止した成果を評価・検証する

ステップ1～5を実行して、ハンコを廃止しましょう。

ステップ1.ハンコを要する業務を抽出する

まずは、ハンコを要する業務を抽出します。どの書類にハンコを押しているか把握しなければ、必要性の有無を判断できないでしょう。そのため実態を調査して、非効率な業務を割り出すことが求められます。

ステップ2.抽出した業務からハンコを廃止する業務を選ぶ

次に、抽出した業務の中からハンコの必要性が低い業務を選びます。それらの業務でハンコを廃止した場合に想定される結果などのデータを収集しましょう。

ステップ3.上司や経営陣営への説明資料を作成する

収集したデータをもとに、上司や経営陣営にハンコ廃止で業務改善したい旨を伝えましょう。経営陣営に納得してもらうためには、説明資料の作成が必要です。企業経営に改善が見込めるなら、経営陣営も反対しないはずです。

ステップ4.電子契約システムの業者を選定する

経営陣営を説得できたら、電子契約システムの業者を選定しましょう。電子契約システムを取り扱う業者には、以下の会社が挙げられます。

電子契約システムの業者選びで悩んだ場合には、実績で選ぶといいでしょう。実績があるほどノウハウが蓄積されているため、導入後のサポートなども期待できます。

ステップ5.実際にハンコを廃止した成果を評価・検証する

ハンコを廃止した後は、成果の評価・検証を忘れずに行いましょう。非効率だった業務がどのように改善されたか確認すれば、他の業務効率化作業などで使えるはずです。

また電子契約システムを利用して、気になる点や改善したい点があれば業者に相談するようにしましょう。専門家のアドバイスを交えて、業務効率化に役立てましょう。

まとめ：業務効率化にはハンコを廃止すべき

多くの日本企業では、ハンコ廃止が業務効率化の方法として挙げられます。手間やコストを削減するには、非常に有効な方法と言えるでしょう。

ハンコを廃止するメリットには、以下の3つがあります。

• 非効率な業務であるハンコ作業をなくせる
• 書類の印刷や印紙代などの費用がかからなくなる
• テレワークや出張先でも稟議書を送れる

ハンコを廃止すれば、経費の削減、社員の働き方改善、非効率な業務廃止など企業に多くのメリットを与えてくれます。業務に非効率を感じているなら、ハンコを廃止するために電子契約を導入することをおすすめします。

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