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重要書類の郵送方法を種類ごとに解説!郵送する際のマナーや注意点も紹介

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取引先や顧客などに重要書類を郵送する際には、細心の注意を払う必要があります。もし何らかの不備があると、自社への信頼を失墜させてしまいかねません。

そこで本記事では、重要書類を郵送する方法やマナーを詳しく解説します。また便利な電子契約サービスについても説明しますので、ぜひご検討ください。

目次

重要書類を郵送する方法

重要書類の郵送には、以下の4つの方法が役立ちます。

・特定記録郵便
・簡易書留
・一般書留
・レターパック

それぞれの方法について詳しく解説します。

特定記録郵便

特定記録郵便とは、郵便物を引き受けた事実を記録して郵送するサービスです。特定記録郵便を利用するには郵便局に行き、「書留・特定記録郵便物等差出票」に必要事項を記入して郵便物と一緒に提出しましょう。

引き受け時に受領証が発行されるため、郵便物を受け取った証拠になります。またwebで配達記録の確認も可能です。

簡易書留

簡易書留とは、郵便物を引き受けた事実と届けた時間を記録することから、特定記録郵便と類似したサービスです。郵便局で「書留・特定記録郵便物等差出票」を記入すれば利用できます。

しかし簡易書留は特定記録郵便と違って、受取人に直接手渡しを行う際に署名を求めるため、より確実に届けられます。

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一般書留

一般書留とは、引き受けから配達までの過程を逐一記録するサービスであり、問い合わせ番号から随時追跡確認ができます。また損害要償額を10万円まで賠償するため、有価証券などを送る場合におすすめです。

さらに郵便料金を21円追加するごとに5万円ずつ損害要償額がアップするため、大口の取引にピッタリです(最大500万円まで)。

レターパック

レターパックとは、専用の封筒を使う郵送サービスです。レターパックプラスとレターパックライトの2種類があります。

レターパックプラスでは、直接相手に手渡すため確実に届けられます。一方レターパックライトでは、郵便受けに配達されます。どちらも郵便局やコンビニなどで購入でき、ポストに投函すればOKなので使い勝手に優れています。

【2023年12月最新】郵便料金値上げの方針

郵便物の種別現在の料金検討中の料金
定形郵便物(25グラム以内)84円110円
定型郵便物(50グラム以内)94円110円
はがき63円85円
レターパック、速達など値上げを検討中(詳細は未定)

2023年12月18日、総務省は郵便料金値上げの方針を示しました。定形郵便物に関しては現在の25グラム以内、50グラム以内という重量区分がなくなり一律110円に、はがきは現在の63円から85円にすることを検討しているとのことです。なお、詳細は決まっていませんが、レターパックや速達などの料金も値上げの検討がされています。
参考:日本経済新聞「郵便料金値上げへ 定形封書110円・はがき85円」

契約書の送付に多く利用されているレターパックの値上げも検討されているということで、郵便料金の値上げにともない契約業務に関するコストの増大も予想されます。そこで、この機会に電子契約サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。電子契約サービスとは契約をオンラインで完結できる仕組みです。電子契約サービスも基本的に送信料がかかりますが、電子契約においては印紙税がかからないというメリットもあるため、トータルでみると契約の際に発生するコストを大幅に削減できます。なお、導入企業数300万社以上(※)を誇る電子印鑑GMOサインは、送信料が他社サービスの半額という点が魅力のひとつです。お試しフリープランでは、月額基本料金と送信料(送信数に上限あり)がなんと無料です。電子契約の導入を検討されているのであれば、ぜひGMOサインを試してみてください。
※導入企業数:導入企業数は「電子印鑑GMOサイン(OEM商材含む)」を利用した事業者数(企業または個人)。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ( 2023年7月末)

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重要書類を郵送する際のマナー

重要書類を郵送する際には、押さえておくべきマナーがあります。お互いに気持ち良く取引するために、ビジネスで必要なマナーをご紹介します。

ファイルに入れる

重要書類は、ファイルに入れて郵送するのが基本です。郵送途中に汚損することがないように、書類のサイズや厚さに合わせたファイルに入れて郵送しましょう。

また開封時に書類がバラけることを防ぐために、クリップなどで留めておくと良いでしょう。

送付状を同封する

重要書類を郵送する際には、送付状を同封しましょう。マナー面だけでなく、自社や担当者の情報も伝えられるため実務面でも役立ちます。

送付状には送付した日付や自社の社名と担当者などを記し、あいさつの文章も添えておきましょう。

官公庁との契約時には要注意

官公庁に契約書を郵送する場合には、注意が必要です。なぜなら契約事務取扱規則というルールによって、官公庁と民間企業が契約を交わす際には原則民間企業が先に押印するように定められているからです。

第十四条 契約担当官等は、契約の相手方を決定したときは、遅滞なく、契約書を作成しなければならない。
 契約担当官等が前項の契約書を作成する場合において、必要があると認めるときは、まず、当該契約の相手方に契約書の案を送付して記名押印させ、さらに、当該契約書の案の送付を受けてこれに記名押印するものとする。
 前項の場合において、契約担当官等が記名押印をしたときは、当該契約書の一通を当該契約の相手方に送付するものとする。

出典:契約事務取扱規則 | e-Gov法令検索

官公庁と契約を交わして契約書を送付する際には、企業が必要な印鑑を押印してから送るよう気をつけましょう。

重要書類を送るなら「電子印鑑GMOサイン」がおすすめ!

重要書類を郵送する場合には、マナーや注意点など詳細な点に気をつけなければなりません。そのため、契約書などの重要書類を郵送でやり取りするにはかなりの労力や時間がかかってしまいます。

そこで便利なのが、「電子印鑑GMOサイン」です。

契約内容の見直しや契約の締結など一連の作業をwebで簡単に行えるため、大幅なコストカットに役立ちます。

気をつけるべきマナーも契約書の文面など最小限で済みますので、非常に便利なサービスとなっています。発注書や見積書など他の重要書類にも使えますので、ぜひご利用ください。

 

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
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