令和2年に内閣府は、民間から行政への手続きの99.4％について、押印を廃止又は廃止する方向で検討することを決めました。

国（政府）が押印手続を見直したとはいえ、民間では押印廃止が進んでいない企業はまだ多く存在しますが、今後は押印廃止が拡大していくことが予測されます。

この記事では、押印廃止をして業務改善に取り組みたいと考えている企業の総務担当者向けに、押印廃止についてわかりやすく解説しています。

最後まで読むことで押印廃止について大きく3つの知識を身につけられます。

ぜひ、最後まで読んで「押印廃止」に関する知識を深めて、企業の業務改善に活かしてください。

押印廃止とは行政手続きなどに印鑑の必要がないこと

令和2年に内閣府は行政手続きの押印制度の見直しを検討し、行政手続きの99.4％の押印を廃止又は廃止する方向で検討することを決定しました。

押印廃止は以下の2つのことを目的としています。

押印廃止は、行政手続きだけでなく、企業に取り入れた場合でも業務の効率化や生産性の向上、社員一人ひとりの負担の軽減にも役立つでしょう。

押印廃止による5つのメリット

行政手続きだけでなく、企業においても押印を廃止するメリットは大きいです。

企業において押印を廃止するメリットは5つ考えられます。

昨今、デジタル化の発展や法整備が進んでいるため、企業にとっても押印廃止に取り組みやい環境となっています。

したがって、企業の改善意欲があれば業務の質も働き方も変えられるでしょう。

無駄のない業務による生産性アップ

押印を廃止することで業務の効率が上がり、生産性もアップします。

押印制度がある場合、契約書や請求書などの書面手続きに物理的に印鑑を押す必要があり、それ自体の手続きに時間や労力がかかります。また、上司や押印担当者が不在のときは押印ができないため、業務が滞ってしまうこともあります。

しかし、押印廃止によって、押印手続き自体にかかる時間や労力を節約することができ、また、上司や押印担当者が不在でも業務が滞るという問題もなくなります。

押印制度を廃止するだけで従業員の負担が軽減され、ほかの仕事に当てられる時間を増やすことが可能です。

雑費にかかるコストの削減

押印を廃止することで、紙や印刷などの雑費にかかるコストも大きく削減できます。

書面でやり取りする場合、以下のような雑費が生じます。

特に、契約件数が多い企業にとっては契約書の印紙代は最も大きいコストといえるでしょう。書類への押印を廃止して、電子押印を導入することで上記に挙げた雑費は限りなく抑えられます。

ただし、電子押印のシステムを導入する費用やランニングコストが別途必要になるため、比較検討をしっかり行うことをおすすめします。

柔軟性のある働き方を実現可能

押印を廃止することで、企業は社員に柔軟性のある働き方を提供することができます。

従来、テレワーク中でも、押印のためだけに出社しなければならないという問題がありました。しかし、押印を廃止すれば押印のために出社する必要はなくなります。

テレワークが浸透してきた現代の社会において、押印制度は、テレワークによる働き方の柔軟性を妨げている要因の一つです。押印制度を廃止することでテレワークによる自由度の高い働き方をより実現させることができるでしょう。

近年は働き方や福利厚生を重視している若い世代が多いことから、柔軟性のある働き方を実現することで、優秀な人材の確保や離職率の低下も期待できるでしょう。

情報漏えいや文書改ざんの防止

押印を廃止し、電子化することで情報漏えいや文書改ざんの防止をすることもできます。

書面の場合、持ち運びが容易であるため、「悪用する」「紛失する」「改ざんする」などのリスクが伴います。

情報漏えいや文書改ざんを防止するためには電子印鑑で処理する方法を検討しましょう。サービスによっては、電子印鑑で捺印した書類は後から変更できないようにする機能があります。重要度の高い書類を取り扱う場合や重要な決裁をとる場合などに有効です。

セキュリティ面を考慮すると、書面管理より電子管理の方が優れているため、コンプライアンスの強化につながるでしょう。

書類における保管場所の確保や整理が不要

電子化が実現すれば、書類の保管場所を確保する必要はありません。

これまで書類を補完するために使用していたファイルやキャビネットなどを置かなくてよくなります。また、電子で保管するため、紛失するリスクもなくなるでしょう。

キャビネットを利用しないことにより、仕事場の物理的スペースも拡大されます。デスクを増やしたり、会議スペースを設けたりすることもできるでしょう。

ただし、電子書類はサーバーで管理する必要があるため、サーバーを置くスペースを確保しておかなければならないことに注意しましょう。

押印廃止で気をつけるべき3つの注意点

押印廃止をするメリットが多くある一方で、気をつけなければならない点もあります。

押印廃止する上で押さえておくべき注意点は以下の3つです。

システム導入への投資

紙契約から電子契約に移行する場合は、電子契約システムの導入が必要です。したがって、導入の初期費用や維持管理に要する費用を確保しておく必要があります。

印紙代や郵送費などを削減できることに加えて、時間を有効活用できるというメリットが電子契約システムにはあります。現状を踏まえた上で、電子システムを導入するか否かを検討しましょう。

電子印鑑GMOサインの電子契約サービスは月額9,680円（税込）＋送信料のプランがあります。さまざまな料金プランがあるため、興味がある方は以下URLをご覧ください。

業務フローの見直し

電子システムを導入する際は、業務フローを見直す必要があります。従来のやり方から大きく変更するため、規程やマニュアルの作成・変更が必要になることもあるでしょう。

実際のところ、マニュアル類の作成・変更や新しいことを覚えることを「面倒くさい」と感じるかもしれません。しかし、一度マニュアル類を整備し、やり方を覚えてしまえば、今後の様々な業務の手間が軽減できます。

最初は戸惑う場面が多々あるかもしれないということを頭に入れておきましょう。

契約システムの変更を顧客に連絡

電子契約システムに切り替える場合は取引先や顧客に前もって連絡するようにしましょう。電子契約が浸透してきているとはいえ、懐疑的に思っている企業も中には存在します。

セキュリティの安全性や取引上の問題がないことなど、取引先や顧客が心配するポイントをしっかり説明し、協力を得ましょう。

また、電子契約サービスによっては、相手先にもシステムを導入してもらう必要があります。取引先や顧客に負担をかけてしまうおそれもあるため、電子契約の導入意図を真摯に伝えるよう心がけましょう。

企業が押印廃止を効率よく実現させる3つの取り組み

企業はDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進をしていく必要があります。

DXの推進として、押印廃止を効率よく実現させる取り組みを3つ紹介します。

上記に示した3つに取り組んで、効率よく押印廃止を目指しましょう。

押印が必要な書類と不要な書類の仕分け

手始めに押印が必要な書類と不要な書類を仕分けましょう。

例えば、認印を求めている書類は押印廃止しても問題ないでしょう。内閣府が出している「地方公共団体における押印見直しマニュアル」6頁にも以下の記載があります。

“認印は個人の認証としての効力は乏しい”

国会の場においても認印についての見解が述べられているので、認印を求めている書類については押印廃止しても問題ないでしょう。

押印廃止の範囲は徐々に拡大する

企業内で押印廃止をするならスモールスタートして徐々に拡大するとよいでしょう。

押印廃止となると、セキュリティ面や業務内容の変更に対して不安を感じる社員もいるので、なかなか廃止が進まないというケースも考えられます。まずは、押印を廃止しても問題ない文書で1つでもいいので実践してみるとよいでしょう。

実践したことによって得られた経験をもとに評価・改善を行い、効率よく押印廃止の範囲を拡大していきましょう。

電子契約サービス導入による業務のスマート化

企業内での押印廃止の代表的な例は、電子契約サービスを導入し業務のスマート化をすることです。電子契約サービスの導入で、「最短1分」で契約締結することも可能です。また、企業によっては印紙税などのコストを年間約80％減らせます。

実際、2時間かかっていた業務を最短5分に短縮したというグリー株式会社の事例もあります。電子契約サービス導入で社内の仕事効率の向上を図りましょう。

押印廃止におけるQ&A

押印廃止でよくある質問と回答についてまとめています。

押印廃止はすべての書類で有効ですか？

すべての書類について有効というわけではありません。国や地方公共団体は押印の見直しをしましたが、押印が必要な書類も一定数は残っています。例えば、不動産の登記手続きに必要になる実印や会社の法人登記で必要になる代表社印などがあげられます。

社内で押印廃止を行う場合でも、どの押印を廃止すべきか、廃止して問題はないかなどをきちんと議論することがよいでしょう。

押印廃止で最初にするべきことは何ですか？

社内で押印廃止する際、最初に押印廃止できそうな書類とできない書類の仕分けを行いましょう。

最初から、すべての書類において押印廃止を実行することはできません。そのため、上層部に廃止する目的と押印廃止する書類を提示できるようにデータを集めておくことをおすすめします。

電子契約サービスを導入するメリットが知りたい

電子契約サービスを導入するメリットは数多いですが、その中でも生産性の向上が見込める点が大きなメリットとして挙げられます。

従来、契約となると、契約書を2部作成してそれぞれに当事者同士が印鑑を押し交わす必要がありました。しかし、電子契約に移行することで、データで迅速にやり取りすることが可能になります。これにより節約することができた時間を他の業務に有効に充てることができます。

まとめ：押印廃止で企業の業務負担が軽減される

企業が押印廃止を実現することで、社内の業務効率が改善し、社員一人ひとりの業務負担も軽減することができます。国も押印廃止を積極的に推奨しているので、行政手続きを含め、企業が押印をする機会は少しずつ減っていくことが予測されます。

テレワークやDXによる業務効率化などにより、働き方は日々変化していきます。人手不足といわれている日本では、このような変化に柔軟に対応していくことが重要です

まずは簡単に始められる書類から押印廃止していき、業務改善を進めていきましょう。