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PDFの契約書を使うメリット・デメリットを解説!失敗しない電子契約サービスの選び方も紹介

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業務効率を向上させるために、紙の契約書をPDF化する企業も増えています。また、最初からPDF形式の契約書で電子契約を行うこともあります。

当記事では、PDF形式の契約書の法的な有効性と使用する際の注意点についてご説明します。併せて、電子契約や電子契約サービスについても詳しくお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

目次

PDF形式の契約書は法的に有効か

紙媒体ではなくPDF化された契約書は、そもそも法的に有効なのでしょうか。結論としては、PDF化された契約書であっても法的に有効です。当事者が合意し、当事者間で権利・義務関係が生まれていれば、契約と評価することができ、その契約について記載された契約書の法的な有効性についても問題はありません。

基本的に、売買契約や請負契約、委任契約などの諾成契約と呼ばれるものは、口約束でも成立します。口約束でも成立する契約について書面化するのは、当事者が契約内容について確認するほか、トラブルが起きたときの証拠とする目的もあります。紙の契約書であれ、PDF化された契約書であれ、法的な有効性に変わりはありません。ただし、紙の契約書をPDF化する場合には注意が必要です。

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紙の契約書をPDF形式の契約書にする際の注意点

紙の契約書をスキャンしてPDF形式の契約書を作る場合、法的な有効性が認められるためには、電子帳簿保存法の要件を満たしていなければなりません。要件は、「真実性の確保」と「可視性の確保」に分かれています。

真実性の確保

元の記録が改ざんされていないことが証明できる方法を確保しておくことをいいます。

スキャナ保存については、契約書に関する業務にかかる通常の期間(最長2カ月)を過ぎた後、おおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりません。あるいは、記録事項の入力を受領した後のおおむね7営業日以内に行います。

解像度は200dpi以上でなければならず、階調は赤と緑、青がそれぞれ256階調以上です。入力期間内に、日本データ通信協会から認定されたタイムスタンプをつけます。

また、解像度や階調、契約原本の大きさについての情報を保存しなければなりません。バージョン管理も必要で、訂正や削除の確認ができる電子計算機システムを利用するか、訂正や削除ができないシステムを使用することになっています。契約書の記録事項の入力者あるいはその人を直接監視するのが誰であるかもわかるようにします。

可視性の確保

保存されたデータを検索・表示できることをいいます。

可視性の確保では、帳簿とそれに関連する書類の関連性がわかるようにしておかなければなりません。一定の要件を満たした見読可能装置の備え付けや検索機能の確保も必要です。

紙の契約書をPDF形式の契約書にするデメリット

紙の契約書をPDF化する場合、どのようなデメリットが考えられるでしょうか。

まず、事前の下準備に手間がかかります。ホッチキスの針や付箋があれば、外さなくてはいけません。

また、紙の契約書をPDF形式の契約書にした場合、あくまでも原本は紙の契約書になるため、原本を保存しておく必要があります。PDF化した契約書は、裁判では原本のコピーとして扱われる可能性があるので、証拠として用いることが難しい場合があります。そのため、契約書をPDF化しても、紙の契約書を保存しなければならないことは変わらず、管理が複雑になります。要件を満たす見読可能装置もそろえる必要があります。

紙の契約書を使わずにPDF形式の契約書で契約

紙の契約書をスキャンして使う場合は原本となる紙の契約書の保存が必要ですが、最初からPDF形式の契約書で契約をすれば、それが原本となります。その場合は、電子契約サービスを利用することになります。

電子化された契約書を用いる場合の注意点

電子化された契約書を使用する場合には、電子帳簿保存法の要件を満たさなければなりません。真実性の確保では、4つの要件のうち、最低1つを満たすことが必要です。要件には、タイムスタンプに関する事項や保存者または監視者による情報の確認に関する事項、使用すべきシステム、内容改ざんのための規定を定めることがあります。

可視性の確保では、次の要件をすべて満たす必要があります。具体的には、電子取引データを保存する場所にパソコンやディスプレイなどの操作マニュアルを置くこと、電子データをパソコンの画面にすぐに出力できること、処理システムの概要書を備え付けていること、検索機能が備わっていることです。

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電子契約について理解しよう

電磁的記録を用いてインターネット上で契約を結ぶことを「電子契約」といいます。

電子契約に関係した法律

電子契約を締結するうえで考慮しなければならない法律に、民事訴訟法と電子署名法があります。

民事訴訟法には、以下のような規定があります。

(文書の成立)

第二百二十八条 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。

 文書は、その方式及び趣旨により公務員が職務上作成したものと認めるべきときは、真正に成立した公文書と推定する。

 公文書の成立の真否について疑いがあるときは、裁判所は、職権で、当該官庁又は公署に照会をすることができる。

 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

 第二項及び第三項の規定は、外国の官庁又は公署の作成に係るものと認めるべき文書について準用する。

出典:民事訴訟法 | e-Gov法令検索

電子契約に関係した条文は1項と4項です。その契約書が証拠として認められるためには、それが本人の意思で作成されたものであり、本人の署名または押印があれば、本人の意思で作成されたものと判断され、法的効力を持つことになります。

電子署名法の規定は以下の通りです。

第二章 電磁的記録の真正な成立の推定

第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

出典:電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

電子署名法にあるように、電子化された文書は押印した契約書と同じ法的な有効性が認められます。

電子契約のメリット

電子契約は郵送の手間がかからないため、契約の締結をスピーディに行うことができます。費用面でもメリットがあり、紙代や印刷代、収入印紙代、郵送代などの節約が可能です。

紙の契約書を電子化するのではなく、電子契約書を直接用いるので、管理が簡素化されます。また、契約手続きが可視化されるので契約漏れなどを防ぐこともできます。

契約書などの書類はクラウド上でデータ化され保存されているので、必要な書類の検索がすぐにできますし、紙類を保存するスペースも必要なくなります。さらに、データに対して不正なアクセスが行われた場合はすぐに把握できるので、コンプライアンスの強化にもつながります。

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電子契約にとって重要な電子署名とタイプスタンプ

電子文書は、データが改ざんされる可能性があります。それを防ぐために効果的なのが、電子署名とタイムスタンプです。

電子署名は、その文書を作成したのは誰か、何を作成したのかがわかるようになっています。タイムスタンプは、その文書をいつ作成したか、何を作成したかを明らかにします。電子署名は捺印と同じ働きをし、タイムスタンプは消印のような役割を果たします。

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電子契約サービスで電子契約をスムーズに

電子契約を結ぶには、電子契約サービスを導入します。

電子契約サービスの機能

電子契約サービスには、電子署名機能があります。これは、署名が本人によって作られたものであり、電子文書が改ざんされていないことを証明できるものです。

署名時刻や作成日時を記録できるタイムスタンプ機能もあります。また、電子証明書を発行する機能がある電子契約サービスもあります。

契約以外にも、業務の効率化に役立つ機能も利用できます。たとえば、進捗状況を可視化できるワークフロー設定機能、期限を過ぎたタスクなどがあれば通知してくれるアラート機能などです。

情報管理に役立つ機能としては、従業員や顧客の連絡先を登録できるアドレス帳機能、契約書などをクラウド上で保管する保管機能、クラウド上の文書を検索できる検索機能があります。

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電子契約サービスの契約印タイプ(立会人型)と実印タイプ(当事者型)について

電子契約サービスには、契約印タイプ(立会人型)実印タイプ(当事者型)があります。

契約印タイプ(立会人型)は、当事者の指示に従って、当事者ではない第三者が電子署名を付与するものです。本人確認は、クラウドサービスにログインすることとメール認証によって行います。

契約印タイプ(立会人型)は、メールアドレスがあればすぐに電子契約を行うことができ、費用も手間もあまりかかりません。取引先が同じ電子契約システムを利用していなくても、契約を締結することができます。ただし、実印タイプ(当事者型)に比べると、なりすましのリスクが高いといえます。

実印タイプ(当事者型)は、事業者のサポートを受けずに、自分たちで機器や認証用のカードなどを準備して契約するものです。契約の前に、認証局から電子証明書を発行してもらう必要があります。電子証明書は電子署名が本人によるものであることを証明できるもので、印鑑証明書と同じような役割を果たします。

実印タイプ(当事者型)はなりすましのリスクが低く、安全性が高いというメリットがあります。ただし、電子証明書を事前に準備する必要があり、電子証明書の更新も必要です。また、発行と更新には費用がかかり、自社だけでなく、取引先にも電子証明書の準備をしてもらわなければなりません。

実印タイプ(当事者型)は費用も手間もかかるため、たとえば、長期間取引をしており、信頼関係がある取引先との間の契約であれば、契約印タイプ(立会人型)での対応は比較的容易です。他方、今まで一度も取引をしたことがない相手や取引金額が高額である場合は、実印タイプ(当事者型)を選択するのが良いでしょう。

失敗しない電子契約サービスの選び方

電子契約サービスを提供する会社は多数あるので、導入の目的にあったものを選択する必要があります。単に電子契約だけができればいいのか、そのほかの業務上の課題を解決するための機能を希望するかなど、自社の方針や目的を考慮して検討するようにしましょう。

もちろん、使いやすさも重要です。機能が豊富でも従業員が使いにくければ、かえって業務の効率が悪くなってしまうためです。

電子契約サービスには、契約印タイプ(立会人型)だけに対応している会社と実印タイプ(当事者型)にも対応している会社があります。両方に対応しているのは、電子印鑑GMOサインCONTRACTHUB@absonneイースタンプなどです。大口契約や重要な業務委託契約がある場合などは、実印タイプ(当事者型)にも対応しているサービス会社が良いでしょう。

電子契約サービスの利用にあたっては、当然費用がかかります。費用はそれぞれの会社で異なりますので、費用対効果を十分検討して、利用するサービス会社を選択しましょう。

また、電子契約サービスはほかのシステムと連携させると便利ですが、サービスによって連携できるシステムが異なります。そのため、どのシステムと連携が可能なのかを確認しておくことが大切です。

さらに、セキュリティ面がしっかりしているサービスを選択することも大切です。セキュリティが弱いと、データが盗まれたり、消去されてしまったりすることもあり、大きな損害につながるからです。

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電子契約サービス導入の際の注意点

契約書によっては、紙の契約書しか認められていないものがあります。そのため、自社で扱う文書は電子化が可能なものかどうか確認しておくことが必要です。

また、電子契約サービスを導入した場合、基本的には社内の業務フローを変更することになります。書面契約の業務フローが確立している場合は、従業員が変化にとまどうこともあります。従業員が適応できなければ、かえって業務の効率が落ちてしまいますから、導入後に研修やセミナーを開くなどして、十分なフォローを行いましょう。

さらに、取引先が電子契約サービスを利用していないこともあります。導入を依頼して、すべての取引先が導入に同意してもらえれば良いのですが、同意が得られない取引先があると、書面契約と電子契約を並行して行わなければなりません。電子契約を行いたい場合には、できるだけ同意を得られるように、電子契約のメリットや安全性などについて、時間をかけて説明する必要があります。

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電子契約サービスを利用して業務を効率化しよう

PDF化した契約書を使用すれば、業務の効率化や、紙代や印刷代などのコスト削減が可能です。その際、電子契約サービスを利用すれば、さらに効率よく仕事ができ、契約書の管理も簡単になります。

電子契約サービスを提供する会社の特徴や使える機能もさまざまなので、それぞれのサービスの機能と特徴をよく比較して、自社に最適なサービスをお選びください。

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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
電子署名/電子サイン/電子印鑑(デジタルハンコ)/脱印鑑(脱ハンコ)/電子文書/電子証明書/電子帳簿保存法など、電子契約にまつわる様々なお役立ち情報をお届けします。

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