テレワークが大切な働き方となっている昨今、契約書の原本のやりとりに関するデメリットが目立つようになってきました。実は、テレワークにおける契約書の原本郵送対応には、デメリットだけでなくリスクをも伴うのです。

ここでは、テレワークにおいて契約書の原本を郵送する場合に、どのようなデメリットやリスクがあるのか解説するとともに、これらを解決する方法としての電子契約、そして電子契約システムの選び方を紹介します。

契約書の原本を郵送するデメリット

これまで契約書は、契約当事者同士が原本を受け取り、署名や捺印を行って返送するといった一連の流れが必要でした。このとき、契約書の原本は当事者同士が直接持参する方法もありますが、郵送などで送るのが一般的です。一方で、新型コロナウイルスの感染拡大を受け、契約書の原本を郵送するデメリットが、より目立ってしまうようになりました。

それでは、契約書の原本を郵送するデメリットにはどのようなものがあるのか確認してみましょう。

契約書の原本を郵送するデメリット(1) 従業員の出社が必要になる

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、わたしたちは外出をできる限り少なくし、人となるべく会わない生活を強いられています。企業は感染を防ぐため、できる限り従業員には出社を控えてもらうテレワークの導入も増えています。

テレワークでも契約書の原本のやりとりには、郵送が必要です。もちろん、担当社員個人の自宅宛に送ってもらうことは、プライバシーなどの問題からも現実的ではないため、会社宛に送ってもらうことになります。当然ですが、自社が相手先に契約書の原本を送付する場合も同様です。

次に、契約書への署名や押印に関する問題です。もちろん、契約書に署名や押印するのは誰でもよいわけではありませんから、当然その担当者が行う必要があります。そうすると、担当者は出社して対応せざるを得なくなってしまうのです。できる限りテレワークにしたいと考えても、契約書の対応のために出社が必要となるのです。

契約書の原本を郵送するデメリット(2) 契約書の受け取り・確認に時間がかかる

先に述べたように、契約書の原本をやりとりする場合、会社宛に郵送し、対応してもらうことが基本となるでしょう。この場合、大切な契約だからと締結を急ぎたくても、郵送という時間だけはどうしても短縮できません。当然速達やバイク便といった、できる限り早く輸送できる方法をとることも可能です。しかし、送られた契約書の原本を受け取るには、当然誰かがそれを受け取るために出社しなくてはなりません。これではテレワークをメインにしようと考えた場合、大きな問題となります。

社内で契約書を確認する場合の問題もあります。平時であれば、受け取った社員は、担当部署や担当者に手渡すだけでよかったのですが、テレワークとなるとそうはいきません。契約書に関する直接の担当者も、出社する必要に迫られるのです。社内だからと契約書の原本を担当者個人に郵送することも考えられますが、これにも輸送時間がかかってしまいます。仮に社内で3人に確認してもらうとして、それぞれ中一日輸送時間がかかるとしたら、1週間近くも社内での確認に時間がとられるのです。当然、郵便局などへ移動する時間や手間も、デメリットの一つとなるでしょう。

契約書の原本を郵送するデメリット(3) 契約書の紛失・情報漏えいのリスクがある

契約書の原本を会社で受け取ったからといって、すぐ会社で署名や捺印できるとは限りません。自宅に持ち帰り、契約書の内容を精査するといった時間も必要ですし、リモート会議などで内容について検討する場合もあります。こうした場合、どうしても契約書の原本を持ち歩く時間が増えてしまいます。結果的に、移動中に紛失してしまうリスクも増えるわけです。さらに、紛失してしまった契約書が第三者の目に触れることにより、企業にとって重要な情報が漏えいするおそれも考えられるでしょう。

情報漏えいはテレワークだからこそ、ほかの場面でも起こりうる問題です。契約書を机に広げておかなくても、後ろから盗み見されてしまうかもしれないのです。これは自宅でのテレワークではさほど問題にはなりませんが、とくにカフェやコワーキングスペースなどでやむなく業務を行っている場合には、リスクとなるでしょう。

契約書の原本を郵送するデメリット(4) 郵送や印刷、印紙代にコストがかかる

契約書を郵送する場合に必要となるコストも問題です。

まず、印刷や封筒の手間や費用です。作成した契約書は印刷して製本、そして送り状などとともに封筒に入れ、やっと郵送の準備ができます。これらを出社して行うのであれば、会社のプリンタの利用や製本に関わる文具が使えますが、テレワークでは別の方法をとらねばなりません。コンビニや印刷サービスも利用できますが、印刷コストは上がります。また、重要な契約書が第三者の目に触れる機会を増やすばかりか、紛失にも気を付けなければなりません。テレワークを行う社員全員が、自宅にプリンタや文具を揃えることも考えられますが、企業としてはこれらの経費をきちんと精算する必要がありますから、結局のところコストという問題は解決しません。

ここに郵送に関する費用がかかります。さらには、紙の契約書には印紙代もかかる可能性があります。契約書を郵送する場合は日数もかかり補償もない普通郵便ではなく、書留や簡易書留、特定記録やレターパックなどを利用して、より確実に相手に届くようにすることも多く、郵送コストは高くなりがちです。そして、紙の契約書が課税文書に該当する場合は、収入印紙を貼り、印紙税を納めなくてはなりません。

電子契約に変更するとどう変わる？

このように、契約書の原本を郵送してやりとりを行うことはリスクとデメリットがたくさん存在しますが、テレワークにシフトした場合、そのリスクやデメリットがより顕著に表れてしまうのです。では、これらの問題を解消するために、よい方法はないのでしょうか。それは、電子契約の導入です。

それでは、先に紹介したデメリットは、電子契約に変えることでどのように解決できるのか、一つずつ解説します。

出社の必要がない

電子契約では、すべてパソコン上で契約行為が行えます。そのため、出社をして契約書を受け取る、捺印をするといったことは必要ありません。

契約書の受け取り・確認はリアルタイム

電子契約の場合、電子契約システムや電子メールなどで契約書のやりとりをします。これは、社内確認においても同様です。そのため、契約書を受け取ったり、確認したりといったタイムラグは最小限に抑えられるでしょう。

契約書の紛失・情報漏えいのリスクが少ない

契約書が紙でやりとりされる場合と異なり、紛失といったリスクはありません。また、電子契約システムにおいては、利用する従業員の権限管理なども細かく指定できるため、他部署の関係ない契約書を閲覧できないようにするといった設定も可能です。

郵送や印刷、印紙代は不要

電子契約では、当然ですが郵送コストはありません。切手はもちろん、速達や書留などにかかる費用もないのです。さらに電子契約の場合、印紙税がかかりません。すなわち契約書に貼っていた印紙代が必要なくなるのです。

電子契約で失敗しないための注意点

電子契約を導入する場合、導入方法によってはかえって手間が増えてしまったり、余計な手間や費用がかかってしまったりと、新たな問題が起こる可能性があります。そこで、電子契約の導入において、注意したいポイントをいくつか紹介します。

電子契約システムやサービスを導入する

電子契約の導入は、電子契約システムを導入するのが最も失敗しない導入といえます。自社でシステムを構築して導入することや、法律で定められた要件を満たすことは現実的ではないこと、また、開発できたとしても、大きなコストと多くの時間を必要とするからです。

電子契約システムの選び方

電子署名法をはじめとした、電子契約にかかわる法令に適合した電子契約システムを選びましょう。また、単に契約締結だけでなく、稟議のような決裁フローへの対応や契約書の管理や検索まで対応しているものを選ぶと業務効率もアップするでしょう。

決裁フローと書きましたが、権限管理も重要なポイントです。部署ごとはもちろん、従業員ごとに閲覧や編集、締結といった権限管理ができる電子契約システムを選びましょう。電子契約システムにおいて、操作ログが保存されれば、何かトラブルが発生した場合にも原因を特定しやすくなります。

電子契約システムは、社外との契約をメインとするサービスも少なくありません。これでは、社内確認や社内稟議といった社内フローとは別の手続きを生み出してしまい、面倒になってしまいます。しかし、社内フローをシステム内に再現できる電子契約システムを導入すれば、こうした問題も発生しません。

テレワークと紙の契約書は相性が悪い…電子契約システムの導入で解決しよう！

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークを導入する企業も増えています。一方で、契約書の原本を郵送して対応していると、テレワークでの業務効率が大きく損なわれます。契約書を受け取りに、押印をするために出社する必要があるからです。そして、テレワークとなったからこそ、契約書の原本を郵送する行為に存在した、さまざまなデメリットやリスクが表面化しました。契約行為の時間的なコストや、印刷コスト、輸送コスト、印紙代、保管場所などです。

これらを解消するには、電子契約の導入が最も近道でしょう。そして、電子契約の導入には、電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」がオススメです。電子印鑑GMOサインは、電子契約をクラウド上で実現できるシステムです。また、電子契約だけでなく、社内での確認や稟議といった社内フローも、現在社内で行っているフローを再現できる機能も搭載されています。さらに、利用する従業員は細かな権限を設定することができ、操作ログも保存されます。また、契約書の管理機能も優れています。電子印鑑GMOサインで契約した契約書はもちろん、従来行ってきた紙の契約書をスキャナで電子ファイル化し、保存・管理することも可能です。

電子印鑑GMOサインであれば、電子契約のメリットを最大限に活かし、業務効率を大きく向上できます。これは近い将来、新型コロナウイルスが落ち着いたとしても、活きるメリットです。自社のサステナビリティ向上を目指すなら、今こそ電子契約の導入をオススメします。