働き方

2022年4月18日

2022年7月13日

領収書の効率的な管理方法|保管期間と電子化するメリット・注意点

個人の場合、日常生活で領収書を受け取っても、家計簿やアプリに支出を記録するくらいにしか使わず、そもそも受け取らない人もいます。しかし事業活動の一環で生じた領収書はしっかりと管理・保管しておく必要があります。

特に近年は電子化の流れが進んでいるため、電子化した領収書に関する扱いまで知っておかなければなりません。

そこで今回は事業者(法人と個人事業主)向けに、領収書一般の効率的な管理方法や保管期間、そして電子化のメリットや注意点を解説します。

領収書の管理が必要な理由

領収書の管理が必要な理由はただひとつ、「法律で定められているため」です。

日本の法律では個人・法人のいずれも所得に応じた納税の義務が課せられており、所得については自己申告が求められます。会社員などの給与所得者は、比較的その計算が簡単で、所得等を把握している企業が個人に代わりその申告を行います。

対して事業者は売上だけでなく経費も課税額を大きく左右することになり、大きな売上を出していても経費が大きければ所得は小さくなり、納税額も小さくなります。

しかしここで問題となるのが不正申告です。ありもしない経費を計上して納税額を抑えようとする不正申告を防ぐために、申告には実際に経費が発生したことを証明するものが必要です。ここで役に立つのが領収書です。領収書は証拠の一つとなり、適正な経費であることを示すことができます

そのため、法律は領収書等の保管義務が定めており、事業者には領収書の管理が求められているのです。

領収書の保管期間

適正な納税のために領収書の保管が必要であると説明しました。税金に関する消滅時効の期間は7年間と定められており、7年が経過すれば納税義務は消滅します。

よって、領収書は7年間保管するのが原則です。ただし、事業者の属性に応じて詳細な運用方法やルールは異なります。以下から「法人」「個人事業主」に分けて説明します。

法人の場合

法人の場合、領収書の保管期間は「当該事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間」が原則です。

起算点は「申告期限の翌日」です。法人における確定申告書の提出日は「事業年度終了の翌日から2月以内」と定められています。例えば、決算が3月末であるならば提出期限は5月末で、領収書の保管期限はその7年後の5月末です。

なお、領収書に記載されている日付から7年間ではないことに注意しましょう。記載日付は関係ないため、1月に受領しても12月に受領しても、同じ事業年度であれば保管期間の満了時期は同じです。

また、かつては中小企業の保管期間は5年とされていましたが、今では7年に統一されています。

もう1点、例外規定についても知っておくべきです。赤字決算となり繰越欠損金の控除の適用を受けている場合、ある事業年度における赤字を次年度に持ち越すことができます。最大10年間の繰り越しができる、企業にとっては嬉しい特例です。

一方で、10年間赤字を繰り越すということはそれだけ経費精算の証明をすべき期間も延びるため、領収書も10年間保管する必要があります。

青色申告を行う個人事業主の場合

個人事業主でも原則は法人と同じですが、一部異なるルールがあります。それは、確定申告の期限です。

例えば、起算点については法人同様、確定申告期限日の翌日と定められていますが、個人事業主の申告時期は画一で、通常、3月15日までとされています。

また、青色申告を行っている個人事業主の場合、法人と同様領収書の保管期間は7年間です。例外として、前々年の所得が300万円以下なら保管期間は5年間でかまいません。

なお青色申告事業者も法人同様赤字の繰り越しは可能ですが、最大3年間しか繰り越せないため、領収書の保管期間には影響しません。

白色申告を行う個人事業主の場合

個人事業主のうち白色申告事業者は、5年間の保管期間と定められています。かつては所得が300万円以下であれば保存義務が課せられていませんでしたが、今ではすべての白色申告事業者に保管義務が課せられています。

なお、白色申告事業者の場合、仕入を行う事業者に対する控除の制度が領収書の保管にも影響を与えます。仕入税額控除は、消費税の重複を避けるための特例で、この特例を受けるのであれば、領収書を7年間保管する必要があります。法人および青色申告事業者にも適用される制度ですが、これらの事業者はもともと7年間の保管義務があるため保管期間に変化はありません。

領収書の主な管理方法

領収書は長い期間保管をしなければならず、紛失や毀損もないように管理する必要があります。ここでは主な管理方法を紹介します。

封筒にまとめる

過去の領収書が問題になるのは主に税務調査の場面でしょう。ただ残しておくだけでなく、ある程度の検索性は担保されていることが大切です。税務調査官の求めに応じて、必要な資料を提出しなければならないからです。

少なくとも時期や内容別に領収書をまとめておくべきでしょう。時期や内容ごとに区別するように封筒に入れていくと、ある程度管理はしやすくなります。

ノートに貼り付ける

封筒に入れる作業は簡単ですが、内容の確認をするために中身を取り出さなければならず面倒です。そこでノートに領収書を貼り付けて保管するという方法もあります。情報が整理され、いつ何を使ったのかが分かりやすいです。

ただし、ノートに貼り付ける作業に大きな手間がかかります。残すべき資料が少ない場合には良いかもしれませんが、日々大量の書類が発生する場合には適していません。

領収書用のファイルをつくる

領収書専用のファイルをつくり、専用の棚に整理整頓して置いておくのもひとつの手です。ただし、封筒での保管同様、中身の確認をするには時間を要します。また、長期保管し続けるためにはスペースの確保も必要です。

電子化して保存する

以上の問題を解決する手段に領収書の電子化があります。関連する法改正も度々行われており、電子化して保存する法整備も進んでいます。

そこで、データとして作成した・された領収書はもちろん、紙で受け取った領収書についても電子化して保存する手段を視野に入れましょう。データとしての保存ルールはよく確認する必要がありますが、これにより種々の課題が解決されるでしょう。

なお、電子取引で生じた領収書の保管期間も紙と同じく7年間です。

▶参考:電子領収書のメリット・発行方法

紙の領収書を管理する際の注意点

領収書の管理イメージ

電子化を目指すのも大切ですが、現実問題、すぐに完全移行できる事業者ばかりではないでしょう。そのため、紙の領収書を管理する際の注意点も知っておかなければなりません。

使用目的の明記

振り返って確認したとき、何に使った金銭なのか分からないという状況は避けなければなりません。使用目的は必ず明記しましょう。特に手書きの領収書の場合には注意が必要です。

感熱紙の取り扱い

領収書、特にいわゆるレシートは、感熱紙(またはサーマル紙)が使用されることが多いです。感熱紙には低コストなどのメリットがありますが、光や外気の影響を受けやすいというデメリットもあります。

保管環境によっては、印字された文字が読めなくなることもあります。直射日光の当たる場所や湿気の多い場所での保管は避けましょう。

領収書を電子化するメリット

領収書を電子化すれば印字が薄れるといった問題は生じませんし、保管用のスペースも必要ありません。また、クラウド型のサービスであれば、天災などによりオフィスに物理的被害が及んだとしても紛失することがありません。

他にも、業務効率の向上、情報の検索が迅速にできるというメリットも得られます。どれだけ膨大なデータが入っていても、適切にシステムで管理されていれば、瞬時に知りたい情報の確認が可能です。

領収書を電子化する際の注意点

領収書の電子化にはさまざまなメリットがあります。ただ、以下のルールを守って保管しなければなりません。どのような形で保存しても認められるわけではありませんので注意しましょう。

紙をスキャンする場合

まずは紙で受け取った場合の電子化についての注意点です。

相手方が発行した紙の領収書を受領した場合、オリジナルのデータは手元にありませんので、スキャンする必要があります。スキャンしたデータの保存を「スキャナ保存」と呼び、領収書だけでなく、請求書や契約書などもこの方法で残すことができます。

なお、スキャナ保存が認められるためには、真実性確保のためにタイムスタンプを付与したり、可視性確保のためにデータの見やすさに配慮したりする必要があります。

自社発行の領収書などの控えを残す場合

自社が発行する領収書などの控えに関しては、自社で作成された大元の電子データをそのまま保存することが認められています。ただ、やはりこれらについても真実性や可視性の確保が求められており、一定の要件を満たさなければなりません。

領収書の電子化で効率的な管理を実現しよう

領収書の電子化、その保管に関しては2022年1月施行の法改正により事業者の負担は少なくなりました。業務効率を図るためにも、これからは電子化を目指すべきでしょう。ただ、電子データとしての保管には所定の要件をクリアする必要があります。そこで重要になるのが電子文書等の保存が可能なシステムです。

「電子印鑑GMOサイン」であれば電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプの付与が可能ですし、文書の管理のみならず電子契約もスムーズに行えます。この機会に導入の検討をおすすめします。

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