昨今、紙の書類を廃止し、電子契約に移行している企業が増えています。しかし、電子契約を行う上で、法的効力の有無や改ざんのリスクを心配し、導入を躊躇している企業が多いことも事実です。
この記事では、電子契約やペーパーレス化を取り巻く最新の状況、関連する法律、今後の展望などと共に、導入のメリット、導入時の問題とその解決方法について詳しく解説します。
中小企業に押し寄せる電子契約化
現在、多くの企業が採用している電子契約は、どのくらいの企業が導入しているのでしょうか。ここでは、電子契約を採用している企業の割合や法的効力についてなど、電子契約を取り巻く状況を解説します。
約6割の企業が電子契約を採用している
2020年1月に一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が行った調査によると、調査対象約900社のうち、58.8％が「電子契約をすでに利用している」「今は使っていないが利用に向けて検討中」と回答しています。
電子契約の普及が進むことで、取引相手から電子契約を求められる場面も増えることが考えられます。もし電子契約の採用がまだなのであれば、いざという時に慌てなくて済むよう、早い段階で準備を進めた方が良いでしょう。
「取引基本契約書」の電子化ニーズが最も高い
⼀般財団法⼈⽇本情報経済社会推進協会（JIPDEC）の調査によると、今後もっとも電子化したい契約書は取引基本契約書で、業種を問わず高いニーズがあります。また、金融・保険業界ではシステム開発委託契約書の電子化ニーズが高く、その理由は管理の煩雑さと参照が多いためであると考えられます。
図版（元記事より）
引用：JIPDEC／株式会社アイ・ティ・アール調査「企業IT利活用動向調査2020」集計結果
電子契約の信頼性は紙の契約書と変わらない
電子契約では、契約書や付随書類は全て電子ファイルでやりとりされます。これまで、電子ファイルでの契約行為は、法的効力の有無の点で疑問視されることが多かったのですが、現在では一定の要件を満たすことで、紙の契約書と同様に法的効力を持ちます。これは「電子署名及び認証業務に関する法律」いわゆる「電子署名法」などの法整備が進んだためであり、安心して電子契約を利用できる環境がようやく整いました。
また、電子ファイルは改ざんされやすいのでは？と考える方も少なくありません。しかし、電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」で扱われるような、法的効力を持つ電子ファイルは改ざん防止対策が十分に行われているため、改ざんは不可能といっても過言ではなく、仮に改ざんされたとしても、その事実がわかるようになっています。例えば、これまで紙の契約書に押印していた印鑑は、精巧な技術で偽物を作ることもでき、これを本物と見分けることは困難ですが、電子署名がなされた電子契約書の偽造は、認証局という第三者機関との連携も行われるため不可能といえます。そのため、電子契約は紙の契約書よりも信頼性に優れているのです。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。実は、大きなコスト削減はもちろん、効率の良い検索性や働き方改革への対応など、多くのメリットがあるのです。
コスト削減につながる
ビジネスにおける「紙」の書類は、想像以上にコストがかかっています。例えば、会議のたびに参加人数分の資料を印刷したり、契約のたびに契約書の印刷を行ったりする際には、プリンターやコピー機などの設備投資が必要で、メンテナンス代はもちろん、紙やトナー、インクといった消耗品も大きなコストとなります。
また、契約書などを取引相手とやり取りするために必要なコストも無視できません。これは社内向けの書類を支店間などでやり取りする場合も同様で、切手や送料といったコストに加え、封筒などの消耗品も必要です。
さらに、契約書に添付する必要がある収入印紙のコストも大きなものです。印紙税額、すなわち印紙代は法律で定められており、書類の種類や契約書に書かれる契約金額によって変わりますが、200円から60万円の印紙が必要となります。
なお、忘れてはならないのが紙の書類の保管コストです。紙の書類を保管するためにはキャビネットや保管スペースが必要となるためです。多くの書類を保管している企業では、保管スペースの維持費用も大きな金額となるでしょう。
しかし、ペーパーレス化を進めた場合はこれら全てのコストが不要となります。印刷やコピー、輸送コストはもちろんですが、印紙代も必要ありません。これは電子契約における電子ファイルの契約書が不課税なためです。
検索効率化に役立つ
紙の書類や資料の場合、目的の書類を探すには保管スペースに出向き、目視でキャビネットを確認しながら見つけるしかありません。また、資料を保管する場合も、台帳に記載してわかりやすい場所に保管しますが、ミスは避けられません。こうした作業には大変時間がかかりますし、最悪の場合、目的の資料が見つからないといった事態を招くこともあります。
しかし、ペーパーレスであれば、こうした問題が起こる可能性は低いといえるでしょう。目的の書類や資料をパソコンなどで検索すればすぐ見つけられるからです。
働き方改革の実現につながる
少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少によって、企業は深刻な人材不足に悩まされています。また、育児や介護の両立といった、働く人のニーズも多様化しています。こうした問題や課題を解決するため、国が進めているのが「働き方改革」です。
働き方改革では柔軟な働き方を実現するため、在宅勤務などのテレワークも重要なポイントですが、紙の書類をやり取りしていると、テレワークでは業務を行えない場面にも出くわします。
しかし、ペーパーレス化を進めれば、紙媒体でやり取りされていた書類をデータ化できます。データ化した文書をファイル共有サーバやクラウド型のITツールに保管すれば、簡単に文書を共有でき、社内の連携が取りやすくなります。さらに郵送といった手間やコスト、タイムラグも気にせず、送付することを実現できます。もちろん社外からのアクセスを許可すれば、テレワークなどにも容易に対応できるのです。
ペーパーレスならハンコもいらなくなる
新型コロナウイルスの影響によってテレワークの導入が進む企業も少なくありませんが、だからこそ進めたいのがペーパーレス化です。例えば、電子契約における電子印鑑を利用すれば、社員に対して契約書に押印させるためだけに出社させるといった無駄を省くことが可能です。社員からすれば、わざわざ出社しなくて済むため、結果的に業務時間を効率的に使えて、まさに一石二鳥といえます。
とはいえ、いざペーパーレス化だと意気込んでも、いきなり全ての紙の書類をゼロにすることは困難です。まずは社内向けの資料や稟議書などの、法的効力が求められない書類、すなわち印鑑が要らない書類からペーパーレス化を進めてみましょう。社外との契約書類などは、法的効力のある電子印鑑が利用できる電子契約サービスを導入し、ペーパーレス化することを推奨します。
ペーパーレス導入時の注意点
いざペーパーレス化を進めようとした場合、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。ここでは導入時の注意点を解説するとともに、導入に関する手間やコスト問題を解決する方法についても紹介します。
ペーパーレス化できない書類がある
全ての書類をペーパーレス化しようと考えても、法律によってそれができないものもあるため注意が必要です。特に、保管義務のある書類はすぐに使いませんし、保管場所も必要となるため、真っ先に電子化したいと考えがちですが、例えば「手書きで作成した仕訳帳」「手書きで作成した請求書の写し」などは、原本を保存しなくてはならないと法律に定められているため、ペーパーレス化できません。
電子ファイルで保存できる書類は、主に「電子帳簿保存法」および「e-文書法」に規定されているため、しっかりと確認しておきましょう。
ペーパーレス化する際の保存要件を確認する
ペーパーレス化した重要な書類を保存する場合には、保存要件が定められています。e-文書法では、4つの技術的要件が定められており 、対象の書類はこれらに則って保存する必要があります。
はっきりと読みとれる見読性
改ざん、修正履歴がわかる完全性
文書管理を適切に行う機密性
すぐに利用しやすい検索性
なお、見読性以外の要件に関しては、文書の種類によって必須ではありません。また、電子帳簿保存法では、文書の作成日時の真実性を担保するための技術、タイムスタンプの付与が要件となっています。
セキュリティ対策をしっかりと行う
前述のように、法的効力のある電子ファイルは、改ざんを防ぐための対策が取られていますが、こうした対策のない、普通の電子ファイルが改ざんされやすいというリスクは残っています。そのため、しっかりとしたセキュリティ対策を取ることが重要です。
例えば、社内の人間だからといって、誰でも全てのファイルにアクセスできるのはNGです。利用できる人や部署を制限し、閲覧だけ許可、編集も許可といった具合に、細かく権限を設定します。
なお、法的効力を持たせたい書類だけでなく、全てのファイルに電子署名を付与する方法もあります。法律上必須ではありませんが、改ざんされた事実が明確にわかるため、起訴対策や原本製の担保として利用できます。
「電子契約導入の手間」は解決できる
電子契約を導入すれば、契約書のペーパーレス化と脱印鑑が実現できますが、導入には、多くの手間や費用が掛かることも問題です。まず社内や取引先に、電子契約のメリットを理解してもらい、導入を進める必要があります。また社内の人間にはもちろん、取引相手にも一定のITリテラシーが必要なため、電子契約導入のハードルは高いといえます。
さらに、法的効力を持った電子契約を実現するには、法律によって定められた要件を満たすために、技術的に大きな初期コストやランニングコストが必要です。このため、一般的には電子契約システムを導入することになります。
ここで、これらの問題を一度に解決できる方法があります。それがクラウド電子契約システム電子印鑑GMOサインの導入です。簡単に使えるシンプルなデザインを採用しているため、ブラウザさえ使える知識があればOK。取引相手にも安心して利用してもらえます。もちろん法律に準拠した法的効力のある契約書のやりとりが可能で、それ以外の電子化した書類も一元管理できます。さらに、初期導入コストは無料で、ランニングコストも低価格と、電子契約導入のデメリットを全て解決することができます。
ビジネスを加速させるためには電子契約・ペーパーレス化が必須
多くのメリットがある電子契約は、すでに約6割の企業が導入しています。そのため、今後は取引相手から電子契約による契約を求められる場面も増えていくことでしょう。また、ペーパーレス化にも多くのメリットがあり、どちらも柔軟な働き方の実現や、時間的／金銭的コストの大きな削減につながります。
導入には手間やコストといった問題があることも事実ですが、クラウドサービスを活用すること解決することができます。
ビジネスを加速させるためには電子契約・ペーパーレス化が必須といえます。まずはクラウド電子契約システムを契約し、できる書類から少しずつ電子契約化とペーパーレス化を始めてみましょう。
