近年企業では、紙の書類に代わってPDFなどを使った電子文書を使用するところも多くなっています。電子上で作業を行えば、業務の効率化を図れるメリットがあります。またPDF文書に電子印鑑を押印すれば、契約書などの重要な文書も作成できます。

しかし、電子上の取引ではセキュリティなどの信頼性で心配な方もいるかと思います。そこで、PDF の編集機能やPDF文書を使うメリットとともに、電子印鑑の安全性について詳しく解説します。

PDFの編集機能

PDFでは、多くの編集機能が備わっているため様々な編集ができます。どのような編集機能があるのか詳しく解説します。

タッチアップ機能

一部変更機能や直接編集機能とも呼ばれる機能であり、PDF上に文字や画像、図形などを挿入または削除できます。

注釈機能

注釈を加えられる機能です。顧客向けのコメントやテキストに、追加や変更などの指示を出す場合に使われます。また、図形や画像の挿入も可能です。

分割・結合機能

1つのファイルを分割したりPDFファイルを結合したりする機能です。1つのページを入れ替えることも可能です。またドラッグアンドドロップするだけで、簡単に分割や結合を行えるソフトもあります。

墨消し機能

テキストや画像を消せる機能です。個人情報や重要な情報を隠す場合に使用します。ただし、適切な方法で行わないと墨消ししても元のテキストが残ったままになり、閲覧されてしまうケースがあるため要注意です。そのため墨消しをする際には、関連データやメタデータも削除できる方法で行わなければなりません。

ブックマーク機能

本にしおりをはさむような機能です。ブックマークしておけば、読みたいページに即座に移動できます。

PDF編集のためのツール

PDFを編集するには、Microsoft Officeやオンラインサービス、編集ソフトの3つのツールがあります。それぞれについて詳しく解説します。

Microsoft Office

Wordで編集する場合には、文書をPDFファイルとしてスキャンすれば編集できるようになります。また、Power Point で編集する場合にはPDF編集ソフトが必要です。

Excelで編集する場合はそのまま開くことができないので、専用ソフトが必要です。専用ソフトがない場合は、WordでPDF文書を開いて表を編集しましょう。ただし、レイアウトが複雑な場合は、Wordに変換した際にレイアウトが変わってしまう場合があるので、注意が必要です。

オンラインサービス

オンラインサービスでのPDF編集は、クラウド上で保存されるのでモバイルデバイスがあればどこでも編集できます。代表的なオンラインサービスには、SmallpdfやHiPDF、PDF Bobが挙げられます。

PDF編集ソフト

PDF編集ソフトを使えば、文書の修正を効率的に行えます。PDF編集ソフトには、無料版と有料版があります。

無料版の編集ソフトには、PDF-XChange ViewerやDebenu PDF Tools、PDF Shaper Freeなどがあります。また有料版の編集ソフトには、Adobe Acrobat DCやPDFelement 、JUST PDF 4があります。

PDF編集ソフトのメリット

PDF編集ソフトを使えば、資料に変更を加えたい時に改めて資料を作成する必要がないため、業務の効率化を図れる点が最大のメリットです。初心者でも無理なく使える設計になっているので、短期間で使いこなせるメリットもあります。

さらに電子署名すれば、改ざんされても検出できます。そのため電子印鑑を作成しておき、PDFの契約書や請求書に押印することをおすすめします。

電子印鑑の作成方法

電子印鑑を作成する方法には、電子印鑑作成サービスとAdobe Acrobat Reader DCがあります。それぞれ詳しく解説します。

電子印鑑作成サービスを利用して作成する

基本的には電子印鑑作成サービスを使う方法がおすすめです。こだわったデザインにしたい場合や印影をダウンロードしたい場合などは、有料の電子印鑑作成サービスが便利です。有料のサービスを提供している企業には、ハンコヤドットコムやSirusiがありますのでご紹介します。

高解像度画像のハンコヤドットコム

ハンコヤドットコムでは、実物の印鑑を制作するのと同じデザイン工程で、印影を制作しています。高解像度画像なので、実物の印鑑を押印する場合よりもきれいに押印できます。

法人角印タイプと法人丸印タイプのほか、個人を対象にした電子印鑑には苗字タイプと姓名タイプがあります。デザインは、篆書体や古印体、吉相体などの中から選択が可能です。また透過PNGを採用しているので、文字の上から押印しても文字が隠れません。

カラーは朱色のほか、少し濃いめの赤、モノクロ印刷でも薄くならない黒があります。WordやExcelで使用することを想定して作成されますが、その他のソフトにも使用できます。テスト用のサンプルが準備されているので、実際に使えるかどうかを購入前に確認できる点もメリットです。

クラウドサービスではないので、ライセンス使用料やランニングコストはかかりません。料金は、法人角印タイプが6,980円（税込）で、法人丸印タイプが5,980円（税込）です。個人苗字タイプは2,480円（税込）、個人姓名タイプが3,980円（税込）になります。出荷は、注文してから3営業日後です。

個性的な電子印鑑を選べるSirusi

Sirusiの電子印鑑にも法人用と個人用があり、丸印あるいは角印を選択できます。個人印の書体には篆書体や吉相体、流篆体、隷書体などデザインが豊富です。法人印は、篆書体や吉相体だけでなく、個性的なベンチャー印グラフィーシリーズの中からも選択できます。

料金は、個人印と法人印ともに3,300円（税込）からとなります。

Adobe Acrobat Reader DCを利用して作成する

Adobe Acrobat Reader DCを利用すれば、電子印鑑を無料で作成できます。電子印鑑を作成するにはAdobe Acrobat Reader DCを開き、ツールの中からスタンプを選択して電子印鑑のメニューを選びます。メニューの中に氏名や企業名を入れる欄が表示されるので、必要な情報を入力します。最後に好きなデザインを選択して、PDF文書に貼り付けます。

氏名や部署などを編集したい時には、スタンプからスタンプパレット、電子印鑑と選択していき、電子印鑑上で右クリックすると、ユーザー情報を編集できます。

ただし、Adobe Acrobat Reader DCで作成した電子印鑑はAdobeでしか利用できず、デザインも限られています。また印影をダウンロードすることもできませんので、注意しましょう。

電子印鑑の法的効力

電子印鑑の法的効力に関しては、電子署名および認証業務に関する法律の中で、以下のように規定されています。

（定義）
第二条　この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

出典：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

電子印鑑が本人により押印されたものであり、文書の内容が改変されていないことを証明されていれば、法的な効力があります。しかし、印影データだけの電子印鑑は簡単に複製できるため、所有者の許可を得ないで押印されても証明する方法がありません。印章データだけの電子印鑑を契約書に押印したとしても契約は成立しますが、証拠としての効力はない点に気をつけましょう。

そこで本人が押印したもので内容も改ざんされていないことを証明するために、電子署名を利用する必要があります。電子署名の改ざんの可能性を考えると、さらに電子証明書とタイムスタンプも活用するとより安心です。

電子証明書とは認証局が発行する証明書であり、その文書に本人が押印したことを証明することに役立ちます。受け取った当事者は、電子署名と電子証明書を照らし合わせ、一致していれば改ざんがないことを確認できます。

タイムスタンプとは電子化された文書に付与するスタンプであり、スタンプが押された時刻にその文書が存在していたこととその時刻以降に改ざんされていないことを証明できます。

電子証明書とタイムスタンプの取得と利用方法

電子証明書を取得するには、発行申請を認証局に提出します。電子証明を受け取ったら、暗号化されたハッシュ値と電子署名を付与した契約書および電子証明書を契約の相手に送信します。受け取った側は、電子証明書の有効性とハッシュ値を確認し、改ざんがないかどうか確認します。

タイムスタンプの付与時には、電子文書を作成して保存する際に時刻認証局にハッシュを送り、タイムスタンプを送付してくれるよう申請します。時刻認証局からタイムスタンプトークンが送られてきて、鍵がかけられていますので電子文書とともに保存します。

書類を受け取った側は、時刻認証局から鍵を受け取り、タイムスタンプトークンとハッシュの照合を行って、一致すれば改ざんが行われていないことを確認できます。一連の流れが複雑に思えるかもしれませんが、「電子印鑑GMOサイン」などの電子契約システムを利用すれば、手続きを簡単に行えるのでおすすめです。

信頼性の高い電子契約サービスなら、「電子印鑑GMOサイン」をご利用ください

PDFなどで文書を作成して、契約書などの重要な書類に押印する場合には「電子印鑑GMOサイン」が便利です。無料で電子印鑑を作成でき、タイムスタンプもセイコーソリューションズ社製の認定を受けているため非改ざん性の証明でも信頼性が高いです。

また「電子印鑑GMOサイン」では、Adobeが提示する要件をクリアした認証局のみが発行可能な証明書によって、PDFで電子署名の有効性も簡単に検証できるため、相手方が電子印鑑GMOサインを利用していなくてもお使いいただけます。

電子印鑑や電子契約サービスの導入を検討されている場合には、ぜひ「電子印鑑GMOサイン」をご利用ください。