電子契約システムではなりすましや改ざんを防ぐために、メール認証という仕組みが採用されています。いったいどのような認証方法なのでしょうか。
また、どのメールアドレスを設定すればいいのか？どのようなメリット・デメリットがあるのか？といった疑問もあるでしょう。今回は電子契約のメール認証に関する基礎知識をご紹介します。
電子契約とは？
従来契約は紙の契約書に署名押印をして締結するのが主流でした。しかし、脱ハンコやデジタル化の流れ、さらには新型コロナの影響による在宅勤務推進によって、電子契約が普及しつつあります。
電子契約はパソコンなどを使い、インターネットを介して契約書を交わし、電子署名を付与することで成立します。高い本人性が担保できる、契約書の作成や管理にかかるコストや手間を削減できるといったメリットがあります。
電子契約に用いるメール認証の仕組み
電子契約システムには本人性を担保するために「電子認証」という認証システムが採用されています。前述のとおり、電子契約書には印鑑や署名の代わりに電子署名を付与します。メール認証を行うことで、なりすましを防ぐものです。
電子契約システムでは契約書を作成したら、それをクラウドにアップロードします。押印者（契約相手や上司など）はその契約書ファイルに電子署名を付与します。メール認証を採用すれば、押印者のメールアドレスに一定期間のみ有効なURLが記載されたメールが送信されます。押印者はそのURLから契約書ファイルにアクセスして電子署名を付与するのです。
契約書を相手のデスクまで持っていって直接ハンコをもらう。メール認証は、それに近い行為をインターネット上ですると考えるとイメージでしょう。
例えば、Aさん個人のメールアドレスにURLを送り、そこからしか電子署名を付与できないようにしておけば、Aさん以外の人がなりすまして契約を結ぶのは極めて難しくなります。メール認証を行うことで、高い本人性が担保できるのです。
電子契約に利用するメールアドレス
電子契約でメール認証を行う場合、使用する相手方のメールアドレスは「個人の私用メールアドレス」「会社の個人用メールアドレス」「会社内の共有メールアドレス」のいずれかを設定します。企業間取引においては会社の個人メールアドレスを使うことをおすすめします。
会社の個人メールアドレスは、原則として本人しか使用できないため、なりすましなどのリスクが極めて低く、高い本人性が担保できます。また、メールアドレスに企業ドメインが入っているため、法人相手に契約を締結したことを証明する際にも有効です。
一方で会社内の共有メールアドレスは極力避けるべきでしょう。押印者本人だけでなく、その会社の複数の従業員がメールを利用できる状態にあるため、本人性が劣るからです。例えば、押印者の同僚や部下が勝手に認証用のURLを開いて契約を締結してしまうということも十分ありえます。
メール認証で電子契約を行うメリット
先ほどもご説明したとおり、メール認証は高い本人性が担保できるという利点があります。それに加えて、スピーディーに契約が締結できるのもメリットです。
従来のパスワード認証の場合、IDやパスワードを登録しなければいけません。ログイン時にもそれらの入力が必須となり、非常に手間でしょう。また、IDやパスワードを忘れてしまった場合、再設定を行わなければいけません。
メール認証であればこれらの手順は不要。メールに記載されたURLから電子署名を付与できるので、非常に簡単でスピーディーです。
メール認証で電子契約を行う際の注意点・リスク
メール認証にはさまざまなメリットがありますが、100％安全とまでは言い切れません。
例えば、サーバーが不正アクセスされ受信メールが第三者によって盗み見られた場合などには、なりすまし契約ができてしまいます。そこで、「アクセスコード認証」や「画像添付機能」などの二重のセキュリティ対策を講じることで、不正アクセスによるなりすましを防ぐことができます。
また、そもそもメールを受け取った押印者が、実は相手方の社内において契約締結の権限をもっていない人物であることも考えられます。これは電子契約に限らず、書面での契約においても起こり得ることです。事前に、押印者が契約を締結する権限を有していることを相手方企業に確認しておきましょう。
電子契約でさらに便利でスピーディー！安心なメール認証をご検討ください
電子契約を採用すれば契約締結までの時間やコストを大幅に削減できます。さらにメール認証を採用することで高い本人性が担保でき、相手方をわずらわせることもないので、非常に便利です。
電子印鑑GMOサインでもメール認証による電子契約がご利用可能です。事前の複雑な手続きは不要。「アクセスコード認証」や「画像添付機能」と併用することで、セキュリティ性も向上して安全・安心です。
デジタル化が進み、今後ますます電子契約が普及するのは間違いありません。この機会に導入してみてはいかがでしょうか？
