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電子契約の導入で変更になる規程は?電子署名管理規程の定め方、電子導入のためのステップ

 

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紙媒体の契約を、Web上のみで契約が完了できる電子契約に移行した場合、同時に変更が必要な社内規程がいくつか存在するのをご存知でしょうか。紙媒体であることを前提としている文書規程は、電子契約に沿った形で修正を加えていく必要が出てきます。

今回は、電子契約への移行を検討中の方へ向けて、電子契約導入で変更になる規程の解説や、新たに制定すべき規程についても触れていきます。

目次

電子契約とは?

電子契約とは、紙媒体と同じ効力にもかかわらず、すべて電子上でやり取りが完了する契約方法です。

電子契約を導入すると、インターネットを利用して書面を送れるようになるため、契約スピードの飛躍的な向上が見込めます。また、紙では必須だった印紙代や郵送代が不要になり、コスト削減につながるところもメリットです。押印フローは電子契約システム内で完結するため、契約の締結漏れや各種不備を防止し、コンプライアンス強化も期待できます。

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電子契約導入で修正が必要になる主な社内規程

電子契約の導入をすると、文書がWeb上での保管に置きかわる関係で、修正が必要になる社内規程が出てきます。ここでは、修正が必要になる主な社内規程である印章管理規程、文書管理規程について、それぞれ解説をしていきます。

印章管理規程

印章管理規程とは、印章(ハンコ)の管理に関わる取り決めを記載した規則です。会社で使っている印章の種類や保管方法、使用時の手続きルールなどを定めています。

印章管理規程は、電子契約導入にともない修正が必要な規程です。なぜなら、印章管理規程は紙媒体を想定したものになっているからです。たとえば、電子契約では、印章は電子上の印章である電子署名に置きかわるため、印章の保管が不要になります。そのため、印章管理規程の保管に関する規程を修正する必要が出てくるのです。

また、印章の紛失や盗難の心配が無くなった代わりに、第三者による契約当事者へのなりすましに対するリスクが想定されます。電子契約における管理者を明確にし、印章管規程の修正をするかの検討もしなければなりません。

文書管理規程

文書管理規程とは、会社で日々取り扱いが発生する、あらゆる文書の管理方法を記載した規程です。社内で作成した文書だけでなく、取引先や顧客から受領した書面も文書管理規程に従って取り扱います。

電子契約導入により文書のオンライン保管が主流となったときは、文書管理規程の改定を検討するタイミングです。文書をオンライン上のどこに保管しているのか、管理者は誰なのか、保存期間はどのくらいなのかなど、電子契約で追加されるルールを規程に盛り込む必要があります。

電子契約導入により必要になる電子署名管理規程とは?

電子署名管理規程とは、電子契約導入時に新しく定めなければならない社内ルールです。電子契約を導入すると、文書の保管がオンラインや電子媒体になったり、ハンコが不要になったりと、会社の体制が大きく変わります。そのため、紙媒体を前提としている従来の規程ではカバーできない問題が発生する可能性が出てきます。そこで、電子契約の導入に対応した電子署名管理規程の制定が必要になるのです。

電子署名管理規程を定める会社が増えているように、紙媒体での契約からの電子契約への移行で業務の効率化を図る企業が増えています。システム上で契約を完結できる電子署名機能を備えた電子契約として電子印鑑GMOサインの導入をご検討ください。すべての契約書を一気に電子化せず、一部の文書のみを電子化するスモールスタートにも対応しており、電子契約への移行をサポートいたします。

電子署名管理規程で定める主な項目

電子契約導入時に制定が必要な、電子署名管理規程ではどのような項目を定める必要があるのでしょうか。項目のなかでも重要な部分をピックアップしているため、一つずつ解説していきます。

目的

電子署名管理規程を定める目的を記載する項目です。一般的には「電子署名を不正に使っての改ざんやなりすましの防止」、「電子署名を取り扱う権利者の明確化」を目的に掲げます。

定義

電子署名管理規程で使う用語の定義をします。定義する用語は会社によってさまざまであり、またどのように定義するかも会社で異なります。

以下はよく定義されている用語です。定義作成の参考にしてください。

  • 電子文書(組織が作成、または取得した電子的な文書)
  • 電子署名(電子文書に記録ができる情報で、電子署名を付与したことにより文書が正式なものであると認証するもの)
  • 管理責任者:電子署名管理規程の管理義務を負う者

利用する電子署名制定の手続き

電子署名の制定に関する項目です。電子署名の制定とは、電子契約システム上で定めるルールのことを指します。制定をするときは管理者の承認が必要という記載をするのが一般的です。

改廃の手続き

電子署名制定の手続きと同じく、改廃するときの手続き方法を定める項目です。改廃とは、改正することと廃止することの2つの意味が込められています。廃止は、電子署名管理の利用を辞めることと同義であり、責任者の承認が必要だと明記される場合がほとんどです。

電子署名の種類

電子署名の種類を明記する項目です。電子署名は企業によっては複数使用するため、その場合はすべて記載しておかなければなりません。紙媒体のハンコでいう代表取締役印や銀行印などが、電子署名に置きかわっていれば明記が必要です。

保管方法

電子署名の保管方法は、紙媒体と違い電子上で行うため、少し複雑な記載をしなければなりません。かんたんに説明すると、パスワード、顔認証、SMSなどさまざまな媒体の認証を2つ以上経由してはじめて電子署名にたどり着ける二要素認証設定という仕組みや、その他セキュリティ対策について明記するのが一般的です。

管理責任者(管理代行者)

電子署名管理規程に明記した管理責任者が、事故や病気などなんらかの事情で職務を遂行できない場合、代理者の電子署名を許可すると記載する項目です。代理者に関してもあらかじめ明記しておく必要があります。

紛失・盗難・既存・事故などの場合の対応

電子署名を使う時に必要な情報が紛失・盗難に遭うような、なんらかの事故が起きた場合の対応方法を記載します。発覚後速やかに管理者に紛失届を報告することや、状況改善に務めることがよく明記されます。

電子契約導入のためのステップ

ここまで電子契約の導入で変更になる規程について触れていきました。それでは、実際に電子契約を導入するときには、どのようなステップを踏む必要があるのでしょうか。

事前準備から導入までを5つのステップにわけて段階的に解説していきます。

STEP

現状把握

はじめに現状把握を行い、電子契約を導入する目的を明確にしてください。具体的にすることは、社内にある契約書の件数や種類、契約業務フローなど、契約業務管理体制の精査です。また、紙媒体では必須だった印紙代や封筒代は電子だと不要になるため、費用対効果をどのくらい得られるのかも計算しましょう。

STEP

所管省庁のガイドラインの確認

締結する契約を管轄している省庁の電子契約に法的効力を持たせるための要件を確認して起きましょう。直接訪問せずとも、各省庁のホームページで見解を発表しています。

STEP

電子契約サービスの比較検討

電子契約を導入するためには、電子契約サービス会社と契約をする必要があります。比較検討のために、最低限押さえておきたいポイントは、「導入時の負担が少ない」「証拠力がある」「電子帳簿保存法に対応している」です。詳しくは各電子契約サービスのパンフレットを御覧ください。

STEP

業務フロー・社内ルールの策定

紙媒体による契約から電子契約に移行する場合は、契約の業務フローや社内ルールの見直しが必要です。電子契約の対象となる文書を定めたり、契約の管理方法を定めたりして、電子契約への移行がスムーズにできるよう確認をしていきます。

STEP

取引先へのアナウンス

取引先へ電子契約に変わることをアナウンスしたのち、電子契約の締結方法を案内します。電子契約サービス会社によっては、取引先用に詳細な説明資料を提供しているところもあるため活用してください。取引先への周知を終えたら、いよいよ導入スタートです。

電子契約の導入は、規程の確認をはじめとした事前準備が大切

電子契約の導入により改定が必要になる規程の紹介から、新たに制定をするべき取り決めの電子署名管理規程について解説をしました。

電子契約は、業務の効率化やコスト削減に大きな貢献をする一方、業務フローが大幅に変わる特徴もあります。実際に業務を行う社員が円滑に仕事を進められるよう、電子契約導入時には、規程の制定を含めた事前準備をすることが大切です。

電子印鑑GMOサインは、書面の重要性にあわせて法的効力の強さを選択でき、セキュリティ対策への信頼性が高いシステムを実現しています。これから電子契約を導入するのであれば、業務効率化やコスト削減と共にセキュリティ面も担保できるサービスをお選びください。

 

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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
電子署名/電子サイン/電子印鑑(デジタルハンコ)/脱印鑑(脱ハンコ)/電子文書/電子証明書/電子帳簿保存法など、電子契約にまつわる様々なお役立ち情報をお届けします。

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