―電子印鑑GMOサインをどのような業務で活用されていますか？

人事担当は採用関係の契約書、労務担当は勤務証明書、事業部は業務委託契約書や検収書、注文書に至るまでバックオフィスから事業部まで全社で利用しています。逆に使っていないのは、金融関係や、一部の不動産関係の契約くらい。特殊な紙の契約以外は、電子印鑑GMOサインを利用し、毎月300〜400件くらいの文書を保管しています。使い方としては、それぞれの担当者が社内ワークフローシステムで稟議申請をして、承認を得たものをマネージャークラス以上の社員が契約を締結する流れ。社内のオペレーションに組み込まれているので、とてもスムーズです。それぞれ担当者が使用しているので、ユーザーアカウントとしても230個くらいは発行して利用しています。2020年10月からは、電子印鑑GMOサインの実印タイプが使えるプランに切り替えました※。

• 旧・契約印プランから、旧・実印＆契約印プランへの切り替え。2020年12月1日の電子印鑑GMOサインプラン改定により、旧契約印プランのお客様も、従来よりも大幅に値下げされた価格で、実印タイプの電子契約がご利用いただけるようになりました。

―幅広くスタッフの方にご活用いただいているのはなぜですか？

2017年4月から電子印鑑GMOサインを利用して、契約書にかかるコストもスピードも大幅に圧縮することができました。メリットを感じていることはもちろん、当社はクラウドサービスを提供している企業として、ビジネスの電子化を社会に浸透させようとしています。最近では、2020年春の緊急事態宣言によって、社会全体がリモートワーク中にも関わらず、押印のために出社する企業があることに問題意識を持っていました。そこで、「取引先にもリモートワークを」というプロジェクトを発起し、多くの賛同企業とともに契約書を紙で交わすのを止めましょうと提案しました。当社でも6月くらいから、紙の文書の契約書をなくすべく、社内ルールで紙の契約書への押印は社長承認案件になりました。これを機に取引先の方にも、承認が早いメリットがあることを伝え、電子での契約を促しました。

―リモートワークの推進で風向きが変わったのですね？

はい。リモートワークの効果は絶大です。やはり契約は相手方もあるものなので、こちらが電子契約にしたいと思っても、それまでは担当者レベルで断られていました。しかし、社長承認が必要になったこともあって、電子化が進み、紙の契約書は圧倒的に減りました。現在、当社はリモートワークがメインで、出社している人は１割もいません。出社する必要がなくなったのは、間違いなく電子契約のおかげ。コロナ禍において電子契約システムは、確実に必須といえます。

―電子印鑑GMOサインを幅広く利用され、便利だと感じているところはどこですか？

まず、数百人単位のスタッフが利用しているので、アカウントごとの契約でないのがありがたいですね。１アカウントごとにいくらというアカウント課金ですと、契約書に関わるスタッフの数が増えるだけ料金がかかってしまいます。電子印鑑GMOサインなら、契約書に関わるスタッフが増えても、気軽にアカウントを付与することができます。また、フォルダごとに権限を分けて契約締結できるので、ある事業部のスタッフが他の事業部が締結した契約書を勝手に見ることができません。社内の情報共有としてもフォルダごとに権限設定できる点はとても便利だと思っています。総合的な面でいうと、GMOさんが運営しているサービスという安心感は大きいですね。電子契約を利用するなら安定感のある企業のサービスを利用したいので、継続の理由になっています。

―今後、さらなる電子契約の活用はありそうですか？

今回、監査法人への提出書類も、実印タイプの電子契約を使うことで紙から電子契約に移行できたのは、非常に画期的でした。行政府でも脱ハンコを後押しする動きがあり、今後、金融機関への電子契約の普及も進んでいくものと思われます。やはり紙と電子が共存していると、2つのオペレーションを同時に走らせなければなりません。法律上、紙でなければというもの以外は、すべて電子契約に持っていけたらというのは期待するところですね。

―御社事業の今後の展望をお聞かせください。

当社は、「アイデアやパッションやスキルがあればだれでも、ビジネスを強くスマートに育てられるプラットフォーム」の実現を目指しています。主に中小企業や個人事業主の方に向け、本業に集中できるバックオフィスのプラットフォームを強化し、サービスの質そのものの向上を図るなかで顧客基盤を増やしています。契約締結もバックオフィスの業務の一部です。自社であるいは連携といった形でよりよいサービスの提供に貢献できればと思います。