電子証明書付きの「Agree」ならOK!
メール認証NGの監査法人も納得の電子契約

フリー株式会社

クラウド会計やクラウド給与計算ソフトの分野ではNo.1のシェアを占めるフリー株式会社。事業としてクラウドサービスを提供されていることもあり、電子契約をはじめ業務のDX化においても、積極的・先進的な企業として知られています。早い時期からGMO電子印鑑Agreeを導入されています。さらに、2020年はコロナ禍の影響を受けてリモートワーク(テレワーク)へのシフトが進んだこともあり、実印タイプ(身元確認済み 高度電子署名)もご利用いただきました。リモートワークが進む中で増えていく電子契約の利用方法、導入後の効果などについて桑名さま、渡邉さまのお二方にお話を聞きました。

取材協力フリー株式会社 内部監査室長 桑名直樹さま(右) 経営管理本部 法務 渡邉涼子さま(左)

業種契約類型ご利用プラン
ITソフト開発注文書、業務委託契約書、秘密保持契約書(NDA)など契約印&実印プラン(電⼦署名&⾝元確認済み ⾼度電⼦署名)

記事の要約

  • リモートワークで電子契約が加速。コロナ禍で出社1割未満でも業務に支障なし
  • メール認証にNGを出した四大監査法人用の書類も、Agree実印タイプ電子化OKに
  • アカウント毎に課金されず、フォルダごとに閲覧権限を設定できるのも魅力

―貴社の事業内容を教えてください。

「スモールビジネスを、世界の主役に」をミッションに、クラウド会計ソフトfreeeやクラウド給与計算ソフトfreeeなどを開発・提供中です。たくさんの中小企業や個人事業主の方にご利用いただき、会計ソフト、給与計算ソフトともに法人シェアNo.1を獲得しています。メインの領域はバックオフィスですが、昨今は提供するサービスの幅を広げようと、外部への受発注や金融系サービスを展開し、統合型クラウドサービスを目指しています。

―GMO電子印鑑Agreeをどのような業務で活用されていますか?

人事担当は採用関係の契約書、労務担当は勤務証明書、事業部は業務委託契約書や検収書、注文書に至るまでバックオフィスから事業部まで全社で利用しています。逆に使っていないのは、金融関係や、一部の不動産関係の契約くらい。特殊な紙の契約以外は、GMO電子印鑑Agreeを利用し、毎月300〜400件くらいの文書を保管しています。使い方としては、それぞれの担当者が社内ワークフローシステムで稟議申請をして、承認を得たものをマネージャークラス以上の社員が契約を締結する流れ。社内のオペレーションに組み込まれているので、とてもスムーズです。それぞれ担当者が使用しているので、ユーザーアカウントとしても230個くらいは発行して利用しています。2020年10月からは、実印版が使えるプランに切り替えました※。

  • 旧・契約印プランから、旧・実印&契約印プランへの切り替え。2020年12月1日のAgreeプラン改定により、旧契約印プランのお客様も、従来よりも大幅に値下げされた価格で、実印版の電子契約がご利用いただけるようになりました。

―幅広くスタッフの方にご活用いただいているのはなぜですか?

2017年4月からGMO電子印鑑Agreeを利用して、契約書にかかるコストもスピードも大幅に圧縮することができました。メリットを感じていることはもちろん、当社はクラウドサービスを提供している企業として、ビジネスの電子化を社会に浸透させようとしています。最近では、2020年春の緊急事態宣言によって、社会全体がリモートワーク中にも関わらず、押印のために出社する企業があることに問題意識を持っていました。そこで、「取引先にもリモートワークを」というプロジェクトを発起し、多くの賛同企業とともに契約書を紙で交わすのを止めましょうと提案しました。当社でも6月くらいから、紙の文書の契約書をなくすべく、社内ルールで紙の契約書への押印は社長承認案件になりました。これを機に取引先の方にも、承認が早いメリットがあることを伝え、電子での契約を促しました。

―リモートワークの推進で風向きが変わったのですね?

はい。リモートワークの効果は絶大です。やはり契約は相手方もあるものなので、こちらが電子契約にしたいと思っても、それまでは担当者レベルで断られていました。しかし、社長承認が必要になったこともあって、電子化が進み、紙の契約書は圧倒的に減りました。現在、当社はリモートワークがメインで、出社している人は1割もいません。出社する必要がなくなったのは、間違いなく電子契約のおかげ。コロナ禍において電子契約システムは、確実に必須といえます。

―実印版をご利用いただいたのは、どうしてですか?

監査法人との契約時に必要だったからです。先ほど申しましたとおり、監査法人や、特に金融系企業は、紙の契約書が基本スタンスです。ただ、当社は紙の契約書をなるべく減らす方針があります。監査法人の方と話し合ったところ、最初は契約印タイプ(メール認証による本人確認)の電子契約で打診しましたが、「メール認証タイプの電子契約では、本人確認が不十分のためNG」との理由で、一度は監査法人に却下されました。しかし、より法的効力の高い「GMO電子印鑑Agree」の実印タイプ(電子証明書による高度な本人確認が必要)の電子署名であればOKと言われ、契約書の電子化が実現しました。今回、はじめて実印相当の電子契約を締結するにあたり、新たに当社の代表者名義の電子証明書を取得しましたが、思っていたほどの複雑さもなく、簡単に取得できました。監査法人の方によると、金融機関でも電子署名や電子契約に対応する予定はあると聞いています。いよいよ金融業界でも電子契約の流れがある。ますます電子署名を使う場面は増えると予想しています。

―GMO電子印鑑Agreeを幅広く利用され、便利だと感じているところはどこですか?

まず、数百人単位のスタッフが利用しているので、アカウントごとの契約でないのがありがたいですね。1アカウントごとにいくらというアカウント課金ですと、契約書に関わるスタッフの数が増えるだけ料金がかかってしまいます。GMO電子印鑑Agreeなら、契約書に関わるスタッフが増えても、気軽にアカウントを付与することができます。また、フォルダごとに権限を分けて契約締結できるので、ある事業部のスタッフが他の事業部が締結した契約書を勝手に見ることができません。社内の情報共有としてもフォルダごとに権限設定できる点はとても便利だと思っています。総合的な面でいうと、GMOさんが運営しているサービスという安心感は大きいですね。電子契約を利用するなら安定感のある企業のサービスを利用したいので、継続の理由になっています。

―今後、さらなる電子契約の活用はありそうですか?

今回、監査法人への提出書類も、実印タイプの電子契約を使うことで紙から電子契約に移行できたのは、非常に画期的でした。行政府でも脱ハンコを後押しする動きがあり、今後、金融機関への電子契約の普及も進んでいくものと思われます。やはり紙と電子が共存していると、2つのオペレーションを同時に走らせなければなりません。法律上、紙でなければというもの以外は、すべて電子契約に持っていけたらというのは期待するところですね。

―御社事業の今後の展望をお聞かせください。

当社は、「アイデアやパッションやスキルがあればだれでも、ビジネスを強くスマートに育てられるプラットフォーム」の実現を目指しています。主に中小企業や個人事業主の方に向け、本業に集中できるバックオフィスのプラットフォームを強化し、サービスの質そのものの向上を図るなかで顧客基盤を増やしています。契約締結もバックオフィスの業務の一部です。自社であるいは連携といった形でよりよいサービスの提供に貢献できればと思います。

―お忙しいところ、ご協力ありがとうございました。

  • 感染症対策を実施の上、インタビューを行なっております
  • 掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。
  • 記事内のサービス名は、2021年2月11日以前の名称です。

会社名
フリー株式会社
本社
〒141-0031 東京都品川区西五反田2-8-1 五反田ファーストビル 9F
設立
2012年7月
URL
https://www.freee.co.jp/

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